Registro Contable. Qué Es, Componentes, Importancia Y Más

Al iniciar un negocio, hay muchas cosas que todo emprendedor debe conocer y para las que debe estar preparado. En particular, tener que rendir cuentas a los clientes, proveedores, empleados, socios comerciales, su banco, así como a las autoridades fiscales.

Entre estas muchas responsabilidades, encontramos el mantenimiento usual de un registro contable confiable. Los registros contables deben actualizarse con regularidad y ser fácilmente accesibles en caso de una auditoría fiscal.

Para comprender mejor el mundo de la contabilidad empresarial y prepararte adecuadamente para tus obligaciones, averigua qué son los registros contables, sus detalles y la importancia de mantenerlos actualizados.

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¿Qué es un registro contable?

El registro contable almacena información sobre todas las transacciones financieras y eventos de una empresa. Una pequeña compañía puede tener solo unas pocas transacciones financieras al día para registrar, mientras que una gran empresa multinacional puede tener un gran número de estas.

¿Por qué todas las empresas necesitan llevar registros contables?

Estas son algunas de las razones por los que una compañía debe tener registros contables:

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• Llevan un registro de dónde proviene el dinero y cómo se gasta.
• Son requeridos por ley.
• Ayudan a mantener el control de los bienes y propiedades de una empresa.
• Se utilizan como base para los estados financieros.

¿Qué son los estados financieros?

Los estados financieros son resúmenes de registros contables que se elaboran para satisfacer las necesidades de información de los propietarios y otras partes interesadas en el negocio. A estas partes interesadas se les presentan los registros financieros en forma de dos resúmenes o estados financieros principales.

El primero de ellos es un balance general que muestra el estado financiero de una empresa en una fecha específica; el segundo es una cuenta de pérdidas y ganancias que registra los ingresos y gastos de una empresa durante un período de tiempo.

Importancia de los registros contables

Los registros contables son una obligación para cualquier negocio. De hecho, el sistema legal que regula las empresas, se basa en la autoevaluación, lo que significa que el gobierno confía en las empresas. Por lo tanto, deben declarar el monto de los beneficios obtenidos de su actividad financiera.

Sin embargo, el gobierno no tiene una confianza ciega en los contribuyentes. Requiere el mantenimiento de registros contables, que detallan todas las transacciones contables financieras realizadas por una empresa durante el año. Un registro contable permite luego formar los estados financieros de una empresa  para emitir informes fiscales.

Por otro lado, además de mantener sus registros, las empresas deben conservar toda la documentación de respaldo de cada transacción ingresada en el registro por un período mínimo de 7 años. Si deseas demostrar a los auditores que un depósito de 10,000 euros en tu cuenta bancaria es un préstamo en lugar de un ingreso, debes tener un contrato escrito con tu prestamista que te permita identificarlo fácilmente.

Lo mismo ocurre con los gastos incurridos por tu negocio. Si por ejemplo, deseas reclamar una compra de tinta para tu impresora en los gastos de tu empresa, asegúrate de tener la factura que acredite esa compra. Además, es importante saber que una transacción con tarjeta de crédito no se considera un documento de respaldo.

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Esencialmente, las entradas en el extracto de tu tarjeta de crédito no son suficientes para justificar los gastos incurridos para su negocio. Ten en cuenta que durante una auditoría, los auditores te pedirán que presentes facturas como prueba. Por este motivo es esencial tener un registro contable.

Componentes del registro contable

Un registro contable está conformado por varios elementos. Éstos son algunos de los principales:

1. Efectivo (normalmente un saldo deudor)

La mayoría de las transacciones comerciales pasarán por tu cuenta de efectivo. Las transacciones se pueden dividir entre recibos de efectivo (débito a efectivo) y desembolso de efectivo (crédito a efectivo).  Al final de cada mes, debes conciliar la cuenta bancaria en busca de transacciones pendientes o errores (por ejemplo, cuando escribes un cheque, debe colocarse en tu registro contable.

Sin embargo, es posible que no se haga efectivo el mismo día, y si aún está pendiente al final del mes, debe incluirse como un cheque pendiente. Los elementos de conciliación totales deben tener en cuenta la diferencia entre el monto en el extracto bancario y el monto en los registros contables.

2. Cuentas por cobrar (un saldo deudor)

Este es el dinero adeudado por tus clientes, principalmente por productos y servicios vendidos por los cuales la empresa aún no ha recibido el pago. Un sub-libro mayor muestra los detalles de cada cuenta, y todos los sub-libros mayores deben conciliarse con la lista total de cuentas por cobrar para asegurar que se equilibren. Esto puede realizarse automáticamente mediante algún software de contabilidad.

3. Inventario (un saldo deudor)

Este puede ser el inventario listo para la venta, el trabajo en curso o el inventario de materias primas. Los recuentos físicos del inventario deben realizarse periódicamente para asegurar que el registro contable concuerde con el inventario real disponible.

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El seguimiento y la asignación de partes del inventario puede resultar muy complejo. Las variaciones entre el inventario real y el contable pueden ser el resultado de un seguimiento inexacto del inventario sin procesar utilizado y los productos terminados vendidos, o pueden ser el resultado de un robo.

4. Cuentas por pagar (un saldo acreedor)

Similar a las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar generalmente representan dinero que la empresa debe a sus proveedores. También puedes incluir montos pagaderos a tus empleados o a la Agencia Tributaria de impuestos, incluidos GST / HST  o deducciones de nómina. Nuevamente, es importante conciliar las cuentas y asegurarse de que lo que se registra aquí sea para las obligaciones actuales y en curso.

5. Préstamos por pagar (un saldo acreedor)

Son montos que se han prestado a la empresa. A menudo, en las pequeñas empresas, estos serán de accionistas o amigos y familiares. Es importante estar al tanto de los intereses que se cobrarán sobre estos préstamos, incluso si la empresa no los está pagando actualmente.

6. Ventas o ingresos (saldo acreedor)

Ingresos obtenidos por una empresa por vender sus productos o servicios. Esto incluye todo el dinero que gana tu empresa durante el período cubierto por el estado de cuenta. La fuente principal de tus ingresos proviene de la venta de tus productos y servicios, pero es posible que tengas otras fuentes de ingresos comerciales, como los intereses devengados por inversiones o los ingresos por alquiler de propiedades que la empresa posee y alquila.

Si obtienes una ganancia por la venta de cualquier activo comercial, declararás la ganancia neta en tu estado de cuenta como ingresos. La ganancia neta es igual a la cantidad que recibes de la venta menos tu base de costo en el activo.

7. Cuentas de gastos (saldos deudores)

Estas cuentas registran todos los gastos incurridos por la empresa. Los gastos deben dividirse en tipos generales, como gastos de oficina, alquiler, seguros y costo de los bienes vendidos, que es un cálculo basado en el inventario comprado y utilizado en el período. Los gastos se pueden dividir en grupos para cada proyecto o función (por ejemplo, “alquiler: división de fabricación” o “suministros”).

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8. Gastos de nómina

Para muchas empresas, este es uno de los mayores gastos. Estas cuentas incluyen el salario pagado a los empleados, las vacaciones pagadas, los beneficios para empleados y la parte de la empresa de las contribuciones al Plan de Pensiones y al Seguro de Empleo.

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¿Quiénes son las partes interesadas típicas de una empresa y qué información necesitan?

Estas son las partes interesadas en un registro contable de la empresa:

• Propietarios: los propietarios, ya sean propietarios de la totalidad o parte de una empresa, quieren información sobre el riesgo y el rendimiento de su inversión en una empresa.
• Gerentes: estos deben tener información financiera confiable en la que basar sus decisiones.
• Prestamistas: los prestamistas potenciales deben tener información sobre la capacidad de la empresa para reembolsar préstamos y pagar intereses.
• Proveedores: los proveedores, si dan crédito al negocio, quieren saber si se les pagará.
• Empleados: estos están particularmente interesados en la capacidad de la empresa para pagar salarios y pensiones.
• Clientes: los clientes, especialmente si dependen de un proveedor, necesitan saber si el negocio seguirá existiendo.
• Gobiernos y sus agencias: la información financiera confiable de las empresas se utiliza como base para la tributación. En algunos países también se utiliza para recopilar información sobre la economía.
• El público: los estados financieros a menudo incluyen información relevante para el interés público, como información ambiental o políticas sobre empleo de personas discapacitadas, entre otros.

Las empresas más grandes tienen la mayoría de las partes interesadas. Independientemente del tamaño de la empresa, las partes interesadas activas y responsables siempre estarán interesadas en cómo se financia una empresa en la que tienen un interés informado y en cómo se utiliza esta financiación para administrarla.

¿Cómo se presentan los registros contables?

El registro contable se puede presentar de diferentes formas, ya sea en papel o en formato digital. La mayoría de las veces, las empresas optan por el uso de software de contabilidad de buena reputación, especialmente por la simplicidad y la tranquilidad que puede brindar. El concepto es bastante simple, ya que solo es necesario ingresar cada transacción realizada, una tras otra.

De esta forma, todas las transacciones que realiza la empresa quedan registradas en una base de datos contable, que te servirá como registro contable. Además, la mayoría de estos productos de software ofrecen una variedad de informes contables, lo que te brinda un fácil acceso a datos importantes que a menudo se requieren durante una auditoría fiscal.

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Estos datos también se pueden utilizar para producir tus estados financieros o informes fiscales. Por otro lado, si no deseas utilizar un software de contabilidad, puedes crear tus propios registros contables, ya sea en papel o en hojas de cálculo de Excel. Ten en cuenta que esta técnica no se recomienda, especialmente si tienes varias transacciones y un gran volumen de negocios.

Métodos de contabilidad

Antes de comenzar con la contabilidad, una empresa debe decidir qué métodos seguirá. Al elegir el método, considera el volumen de transacciones diarias que tiene la empresa y la cantidad de ingresos que obtiene. Si tienes una pequeña empresa, un método complicado para empresas puede causar complicaciones innecesarias. Ahora veamos algunos de los métodos:

1. Contabilidad de entrada única

Es un método simple en el que se realiza una entrada para cada transacción en tu libro. Dichas transacciones se registran en el libro de caja para rastrear los ingresos entrantes y los gastos salientes. No necesitas una formación contable formal para este método. Se adapta tanto a pequeñas empresas privadas como a empresas unipersonales.

2. Contabilidad de doble entrada

Este método es más robusto. Se basa en el principio de que cada transacción afecta al menos a dos cuentas, y las mismas se registran como débitos y créditos. El uso de este método tiene más sentido para las grandes empresas. Las empresas eligen el sistema de doble entrada porque tiene menos margen de error. Es una especie de verificación doble de los libros.

3. Basado en efectivo o basado en devengo

Se puede elegir entre el método basado en efectivo o el método devengado. En el método basado en efectivo, reconoces los ingresos cuando entra efectivo en tu negocio. En palabras simples, cada vez que el efectivo ingresa o sale de tu cuenta, se reconoce en los libros.

En el método de devengo, los ingresos se reconocen cuando se devengan. Asimismo, los gastos se registran cuando se incurre en ellos. No es necesario que el efectivo real ingrese o salga para que se registre la transacción.

El Origen De La Contabilidad Y Su Evolución Histórica

¿Cuáles son los registros contables adecuados?

Registros contables que sean suficientes para mostrar y explicar las transacciones de una organización. Para una empresa, la Ley de Sociedades requiere que estos registros puedan revelar con precisión razonable, en cualquier momento, la situación financiera de la empresa y permitir que los directores se aseguren de que el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias cumplan con las regulaciones legales.

En particular, los registros contables deberán contener asientos de todo el dinero recibido y gastado y un registro de los activos y pasivos de la empresa. Si se compran y venden bienes, los registros de existencias también deben ser suficientes.

Al formarse una opinión de auditoría, un auditor que realiza una auditoría legal en virtud de la Ley de sociedades, considerará si se ha llevado el registro contable de la manera correcta y si se han recibido declaraciones adecuadas para la auditoría de las sucursales no visitadas.

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Pensamientos finales

Cada empresa tiene el deber y la obligación de llevar un registro contable de cada periodo. Recuerda que esto no se considera prueba irrefutable durante una auditoría fiscal y debe conservar los documentos de respaldo por un período mínimo de 7 años.

Además, con el paso de los años, la tinta comienza a desvanecerse en algunas facturas y, por lo tanto, es aconsejable considerar digitalizar y centralizar tus documentos de respaldo manteniéndolos en la nube o en un disco duro externo.

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