Qué Es Un Sistema De Inventario Perpetuo

Un sistema de inventario perpetuo es un método de gestión de inventario que registra las transacciones en tiempo real de las existencias recibidas o vendidas mediante el uso de tecnología, que generalmente se considera un método más eficiente que un sistema de inventario periódico.

Cada vez que se realiza una transacción, el sistema de inventario perpetuo debe actualizar toda la información relevante al sistema de contabilidad de la empresa.

Hay dos sistemas principales de gestión de inventario que utilizan las empresas: un sistema de inventario perpetuo o un sistema de inventario periódico.

Analizaremos las características de ambos sistemas y describiremos por qué la mayoría de las pequeñas y medianas empresas deberían hacer la transición a un sistema de contabilidad de inventario permanente, y por qué la perspectiva de migrar no es tan desalentadora como puede parecer.

¿En qué se diferencia un sistema de inventario perpetuo de un sistema periódico?

Un sistema de inventario periódico se  basa en que el personal lleve a cabo auditorías periódicas del stock para actualizar la información del inventario, lo que generalmente implica contar físicamente el inventario disponible en el almacenamiento y comparar el resultado con los datos de ventas para verificar si hay discrepancias. Esta es una tarea que consume mucho tiempo, especialmente para las empresas que se ocupan de grandes volúmenes de stock.

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Sin embargo, las empresas que no manejan muchos pedidos, como los concesionarios de automóviles, pueden estar mejor utilizando un sistema de inventario periódico. A continuación, se muestran algunas formas de formar buenos hábitos desde el principio mediante el seguimiento de la información de su empresa:

Mantenerse al día con los datos en tiempo real con el sistema de inventario periódico

Al registrar continuamente ventas, devoluciones, descuentos y otras transacciones diversas, todas las partes interesadas relevantes pueden tener acceso a datos importantes en cualquier momento. Esto permite a las empresas mantenerse al día con la demanda en tiempo real y realizar los ajustes necesarios a medida que haya más información disponible. Esto es particularmente importante a medida que una empresa se vuelve más compleja.

Recopilación de datos en el sistema de inventario periódico

Como regla general, cuanta más información pueda recopilar sobre su negocio, más detallado será el registro en papel y mejor será para la toma de decisiones a largo plazo. La adopción de un sistema de inventario perpetuo registra las interacciones que son útiles para el pronóstico de la demanda y otros indicadores de desempeño en el futuro. La información como la cantidad de existencias y la disponibilidad es integral porque debe asegurarse de que no ocurran desabastecimientos.

Reducir el costo de la gestión de inventario con el sistema de inventario periódico

Además, un sistema de inventario perpetuo permite a los gerentes rastrear la información contra el inventario físico en busca de discrepancias. Aunque las comprobaciones ocasionales del inventario físico siguen siendo una buena práctica, especialmente para comprobar si hay robos, daños y posibles errores humanos, no es necesario realizar comprobaciones diarias, lo que ahorra costes de personal. También es un sistema que ahorra tiempo, ya que el personal ya no tiene que realizar tediosos recuentos de inventario todos los días para determinar la cantidad de stock disponible.

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Investigación de discrepancias en el nivel de existencias

Bajo un sistema de inventario periódico, el saldo de inventario de fin de año generalmente se ajusta para que coincida con los resultados de un recuento de inventario físico. Como resultado, es fácil descontar el robo, la merma o los errores de recuento porque es el total del recuento de inventario físico el que se utiliza como referencia para contabilizar el costo de los bienes vendidos. Por el contrario, un sistema de inventario permanente le permitirá investigar cualquier discrepancia y realizar los ajustes de stock necesarios.

Previsión de la demanda para hacer crecer el negocio con el sistema de inventario periódico

Las hojas de cálculo son una gran herramienta para ofrecer instantáneas de la situación actual de tu inventario. Sin embargo, a medida que tu negocio crece, la previsión de la demanda se convierte en un aspecto integral de la gestión de su inventario y su estrategia general.

Para muchas empresas minoristas y mayoristas que ven fluctuaciones estacionales en la demanda, poder acceder a información histórica sobre ventas e inventario puede ayudar a tomar buenas decisiones de compra en el futuro.

Muchos dueños de negocios están preocupados por los costos iniciales asociados con la implementación de un nuevo sistema. Esta es una preocupación válida: tradicionalmente, los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) pueden ser costosos y difíciles de navegar, lo que requiere sesiones de capacitación que suponen un gasto adicional de recursos.

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Es un mito que la analítica cuesta decenas de miles de dólares, lo que restringe su uso a grandes empresas con más recursos. Con la gran cantidad de tecnología basada en la nube y soluciones SaaS disponibles en el mercado hoy en día, incluso las empresas más pequeñas tienen acceso a la tecnología de pronóstico.

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Conclusión

Como puedes ver esto es en definición un sistema de inventario periódico. Aplicar esta técnica aumentará la producción y tu empresa crecerá paulatinamente. Te recomendamos que lo uses. Esperamos haberte ayudado con esta información.