Cómo Hacer Un Reporte Financiero. Estructura Y Elementos

En este artículo te diremos cómo hacer un reporte financiero. Los reportes financieros se centran normalmente en los grandes elementos presupuestarios: pérdidas y ganancias, balance y flujo de caja.

Los informes de rendimiento también se están volviendo más populares, ahora que la tecnología hace que los indicadores clave de rendimiento (KPI) sean más fáciles de medir.

El objetivo de todos estos reportes es mostrar cómo le va a la empresa. ¿Estás progresando en comparación con el año pasado? ¿Estás logrando las metas que te propusiste?

Los informes comerciales tienen como objetivo dar un paso atrás de los altibajos semanales de la organización y observar estas tendencias a largo plazo.

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¿Qué es un reporte financiero?

Un reporte financiero es un registro formal de la actividad financiera de una empresa. Estos planes brindan un panorama actual de tu pequeña empresa y pronostican la visión y los planes futuros de la misma.

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La creación de estados financieros para tu empresa comienza con su contabilidad diaria. Debes extraer y organizar los datos de estos registros para armar los estados financieros. Los estados financieros son una parte clave de un plan de negocios que ayudará a tu empresa a atraer inversores u obtener préstamos bancarios.

¿Cuál es el propósito de los informes financieros?

El propósito de un reporte financiero es proporcionar información comercial sobre operaciones, posicionamiento financiero y flujos de efectivo. Esta información se utiliza para tomar decisiones financieras con respecto a la asignación de recursos. Las declaraciones específicas se utilizan para fines comerciales específicos. Los estados financieros se pueden utilizar para muchos propósitos, entre ellos:

• Decisiones crediticias: los prestamistas utilizan la información para determinar si deben otorgar crédito a una empresa o restringir la cantidad de crédito concedida.
• Decisiones de inversión: los inversores analizan declaraciones para decidir si invertir y a qué precio por acción quieren invertir. La información se utiliza para desarrollar un precio de venta potencial para la empresa.
• Decisiones tributarias: una empresa puede ser vista en función de sus activos o ingresos y el gobierno puede obtener esa cantidad utilizando información de los estados financieros.
• Decisiones de negociación sindical: un sindicato puede utilizar los estados financieros para basar su posición de negociación en función a la capacidad de pago de una empresa.

Estos son solo algunos de los propósitos de los reportes financieros. Un reporte financiero se puede utilizar para varios propósitos dependiendo de la información que se necesite.

Elementos de un reporte financiero

Un reporte financiero debe incluir los siguientes elementos:

• Activos: probables beneficios económicos previstos.
• Ingresos integrales: cambio en el patrimonio (activos netos)
• Distribuciones a los propietarios: disminuciones en los activos netos resultantes de transferir activos o prestar servicio.
• Patrimonio: interés excedente en los activos que resultan después de deducir tus pasivos. En tu empresa, el capital social es el interés de propiedad.
• Gastos: salidas, usos de activos o incurrir en pasivos durante un período específico desde la producción de bienes o servicios que conforman las operaciones centrales.
• Ganancias: incrementos en el patrimonio (activos netos).
• Inversiones de los propietarios: incrementos en los activos netos que resultan de las transferencias al mismo desde otras entidades de algo de valor para obtener o aumentar la participación.
• Pasivos: probables futuros sacrificios de beneficios económicos de las obligaciones actuales para la trasferencia de activos.
• Pérdidas: deducciones en el patrimonio (activos netos) de la totalidad de las transacciones comerciales, circunstancias y eventos que afectan a un negocio durante un lapso de tiempo.
• Ingresos: entradas de activos de una empresa o liquidación de los pasivos durante un lapso de tiempo desde la producción de bienes.

¿Qué se incluye en los informes financieros?

Los informes financieros deben ser comparables a los de otras empresas, especialmente las de la misma industria. Los informes deben cumplir ciertos requisitos, por lo que deben prepararse de acuerdo con los Principios de contabilidad generalmente que "abarcan las convenciones, reglas y procedimientos necesarios para definir la práctica contable aceptada en un momento determinado". Los informes financieros deben incluir:

• Estados financieros externos (estado de resultados, estado de resultados integrales, balance general, estado de flujos de efectivo y estado de capital contable).
• Notas a los Estados Financieros.
• Documentación pública sobre ganancias trimestrales e información relacionada.
• Informes trimestrales y anuales a los accionistas.
• Información financiera publicada en el sitio web de una corporación.
• Informes financieros a agencias gubernamentales, incluidos informes trimestrales y anuales a la Comisión de Bolsa y Valores.
• Documentación relativa a la distribución de acciones ordinarias y otros valores.

¿Cómo hacer un reporte financiero?

Los estados financieros ayudan a las empresas a determinar su posición financiera en un momento específico y durante un período de tiempo. Los datos del diario de contabilidad y libro mayor general se utilizan para preparar estados de resultados, balances y estados de flujos de efectivo. La información de reportes anteriores se utiliza para desarrollar el siguiente.

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Preparación de un estado de resultados

La cuenta de resultados muestra la rentabilidad global de una empresa durante un período específico de tiempo. Los datos de los diarios de contabilidad y el libro mayor se utilizan para preparar un estado de resultados. El estado de cuenta detalla las principales fuentes de ingresos, como las ventas de los productos y servicios de la empresa.

También muestra fuentes secundarias de ingresos, como si una empresa subarrendara una parte de sus instalaciones. Las declaraciones de ingresos describen cualquier ingreso durante un período de tiempo, como la obtención de equipos de ventas o ingresos por intereses.

Los gastos comerciales también se muestran en una cuenta de resultados. Los gastos primarios, los gastos de las actividades secundarias y las pérdidas de la actividad, incluida la depreciación, se detallan en el estado de cuenta.

Cabe señalar que la depreciación solo se muestra para el período de tiempo específico que se informa y no la depreciación total de un artículo en su ciclo de vida útil.

Preparación de un balance general

La posición financiera de una empresa al final de un ciclo contable se ilustra en el balance. Los activos y pasivos y el patrimonio de una empresa deben detallarse en un balance. Los activos deben ser iguales a los pasivos más el capital social o la inversión del propietario.

Los pasivos y el patrimonio se utilizan para comprar activos. El balance muestra la situación financiera de tu empresa con respecto a activos y pasivos y patrimonio en un momento determinado. Los datos de un balance general provienen del libro mayor, y el formato refleja la ecuación contable utilizada en el libro mayor.

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Los activos, pasivos y patrimonio neto del último día del ciclo contable se registran en un balance. La depreciación en un balance general difiere de la depreciación que se registra en el estado de resultados. En un balance general, es la depreciación total acumulada desde el día en que se adquirió el artículo hasta el presente.

Preparar el estado de flujos de efectivo

Los estados de flujo de efectivo ayudan a una empresa a ver si tienen un flujo de efectivo adecuado para operar. Esta declaración compara dos períodos de tiempo de datos financieros y muestra cómo ha cambiado el efectivo en las cuentas de ingresos, gastos, activos, pasivos y patrimonio durante estos períodos de tiempo.

Los estados de flujos de efectivo deben prepararse en último lugar porque toman información de estados financieros preparados previamente. Divide los flujos de efectivo en flujos de efectivo operativos, flujos de efectivo de inversión y flujos de efectivo de financiamiento. El resultado es el cambio neto en los flujos de efectivo para un período de tiempo particular y le da a la empresa una visión muy completa de la posición de efectivo.

El estado de flujos de efectivo muestra la situación financiera en la que se encuentra una empresa, sobre una base de efectivo en lugar de una base devengada. Este es un registro de los ingresos realmente recibidos de los clientes.

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Tipos de reportes financieros

Estos son los tipos de estados financieros y consejos sobre cómo crearlos:

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1. Hoja de balance

Un saldo muestra los activos, pasivos y capital contable durante un período específico. Para crear un balance general, comienza enumerando tus activos en el lado izquierdo de la página, incluido el efectivo que tienes en la mano y en el banco, el valor del equipo que posees, el valor del inventario que tienes en stock y cualquier otra información financiera.

En el lado derecho de la página, enumera tus pasivos, incluidas las cuentas por pagar, los saldos de las tarjetas de crédito, los préstamos bancarios y cualquier otro dinero que deba tu empresa. Finalmente, totaliza tus activos y pasivos y luego resta tus pasivos a tus activos. La cantidad restante se conoce como capital propio.

2. Hoja de ingresos

Una hoja de ingresos muestra los ingresos, los gastos y los ingresos o pérdidas durante un período. Reúne todo tipo de ganancias durante cierto lapso. Estas fuentes de ingresos podrían ser ventas al por mayor y al por menor o ingresos por alquilar propiedad.

A continuación, suma todos tus gastos, como el dinero invertido en materiales, nómina, publicidad, servicios públicos, equipos y alquiler de propiedades comerciales. Puedes encontrar el resultado final restando tus gastos totales de tus ingresos totales.

3. Estado de flujo de efectivo

Un estado de flujo de efectivo muestra las entradas y salidas de efectivo y el saldo final durante un período. El estado de flujos de efectivo tiene tres secciones: actividades operativas, actividades de inversión y actividades de financiación.

¿Cómo escribo un plan financiero para mi negocio?

La planificación o previsión empresarial es la visión de tu empresa a partir de hoy y en el futuro. Hay dos propósitos principales de la sección financiera de su plan de negocios. En primer lugar, los inversores potenciales, los capitalistas de riesgo, los inversores ángeles y cualquier otra persona que tenga una participación financiera en tu negocio necesitan esta información.

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El segundo y posiblemente el propósito más importante de la sección financiera de tu plan de negocios es para tu propio beneficio, para que comprendas cómo proyectar el funcionamiento de tu negocio. Estos son los pasos que debes seguir para escibir tu plan financiero:

Paso 1: haz un pronóstico de ventas

Crea una hoja de cálculo que proyecte tus ventas a lo largo de tres años. Establece diferentes secciones para distintas líneas de ventas y columnas para cada mes del primer año y trimestralmente para el segundo y tercer año.

Debes incluir bloques de hojas de cálculo que contengan un bloque para las ventas unitarias, un bloque para precios y un tercer bloque que multiplique las unidades por el costo unitario para el cálculo del costo de las ventas. Debes hacer tu pronóstico de ventas porque deseas calcular el margen bruto. El margen bruto son las ventas menos el costo de ventas.

Paso 2: crea un presupuesto para tus gastos

Debes comprender cuánto te costará realizar las ventas que has pronosticado. Ten en cuenta tus costos fijos (es decir, el alquiler y la nómina) y los costos variables (la mayoría de los gastos de publicidad y promoción) cuando estés creando su presupuesto.

Con muchos de estos números, tendrás que estimar cosas como intereses e impuestos. Multiplica las ganancias estimadas por tu tasa de porcentaje de impuestos mejor calculada para estimar los impuestos. Luego multiplica el saldo estimado de tus deudas por una tasa de interés considerada para estimar el interés.

Paso 3: Desarrolla el estado de flujo de efectivo

Esta es una declaración que muestra el dinero físico entrando y saliendo de tu negocio. Basa tu estado de flujo de efectivo en parte en tus pronósticos de ventas, partidas del balance y otras suposiciones. Las empresas existentes deben tener estados financieros históricos para utilizarlos para proyectar su flujo de efectivo.

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Los nuevos negocios deben comenzar proyectando un estado de flujo de efectivo que se desglosa en 12 meses. Para obtener estas proyecciones es importante saber cómo facturarás. ¿Esperarás que tus clientes paguen de inmediato o en un plazo de 30 a 90 días? No querrás sorprenderte de que solo cobres el 70 por ciento de tus facturas en los primeros 30 días cuando cuentas con el 100 por ciento para pagar tus gastos.

Paso 4: Beneficio neto del proyecto

Este paso es tu estado de pérdidas y ganancias pro forma que detalla los pronósticos para tu negocio para los próximos tres años. Utiliza los números que ingresaste en tu pronóstico de ventas, proyecciones de gastos y estado de flujo de efectivo. La utilidad neta es el margen bruto menos gastos, intereses e impuestos.

Paso 5: ocúpate de tus activos y pasivos

Tienes que lidiar con activos y pasivos que no están en el estado de pérdidas y ganancias y proyectar el patrimonio neto de tu empresa al final de un año fiscal. Recopila y calcula qué dinero tendrás disponible mes a mes, incluidas las cuentas por cobrar (dinero que se te debe), el inventario (si lo tienes), el terreno, los edificios y el equipo. Luego, calcula tus pasivos o deudas, incluidas las cuentas por pagar (dinero que debe tu empresa) y las deudas de préstamos pendientes.

Paso 6: Encuentra el punto de equilibrio

El punto de equilibrio es cuando tus gastos comerciales coinciden con tu volumen de ventas. Tu proyección de ingresos a tres años debería permitirte obtener este análisis. Si tu negocio es viable, tus ingresos generales deberían eventualmente exceder tus gastos generales. Esta es información importante para los posibles inversores que quieran saber que están invirtiendo en una empresa que está creciendo rápidamente con una estrategia de salida.

Formato de informe comercial: el pastel de capas

Es bueno ser preciso, centrado en los detalles y completo cuando se elabora un reporte financiero. Es solo que no todos querrán ver todo tu trabajo. En lugar de forzarlos a hacerlo, convierte tu informe en un pastel de capas, donde los lectores pueden elegir qué tan profundo llegar. Para cada sección de tu informe, incluye:

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1. Gráficos o tablas que cuentan la historia de alto nivel.
2. Profundiza en las tablas y figuras que apoyan esas imágenes.
3. Termina con un informe escrito que profundiza en los detalles.

Este formato de informe empresarial en capas permite que las personas se familiaricen con las tendencias rápidamente y busquen más contexto solo donde y cuando lo necesiten.

 

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Pensamientos finales

Si realmente deseas saber cómo redactar un reporte financiero, debes pensar en quién lo está leyendo. Si bien es posible que te centres en los detalles, no todos tus clientes estarán conectados de esa manera. Y recuerda que no muchos propietarios de pequeñas empresas tienen antecedentes financieros, por lo que los datos financieros sin procesar podrían desanimarlos.

Un formato de informe de pastel de capas te permite expresar toda la información. También ayudará a tu cliente a comunicarse con un círculo más amplio de partes interesadas. Podrán compartir el informe con socios silenciosos, inversores, familiares o empleados sabiendo que esas personas podrán obtener lo que necesitan.

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