Qué Es Un Informe Ejecutivo, Cómo Se Hace Y Usos

La mayoría de las empresas preparan una gran cantidad de documentos, informes y análisis al decidir si avanzar en una dirección estratégica o qué pasos dar con un proyecto.

Dado que no sería razonable esperar que todas las partes interesadas lean todos los documentos, la mayoría de las empresas resumirán sus hallazgos en un informe ejecutivo.

Un informe ejecutivo ofrece al lector un resumen claro de los documentos originales sin tener que leerlos. Se trata de una versión concisa de un documento o documentos más extensos.

Escríbelo de manera que resumas esos otros documentos y convenzas a la audiencia de seguir leyendo. Aparte de esto, es importante es que se entendible y cumpla su propósito. Es por esto que a continuación te daremos algunos consejos útiles.

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¿Qué es un informe ejecutivo?

La mayoría de las empresas tienen un montón de informes, análisis, documentos de proyectos, estudios de casos, modelos financieros y otra información en sus escritorios. Por muy útil que sea esta información, nunca conseguirás que un prestamista, inversor o ejecutivo ocupado la lea toda. Incluso si lo hicieran, podrían pasar por alto cuestiones importantes debido al gran volumen de información.

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Ahí es donde entra en juego un informe ejecutivo. Este breve documento va directo a los aspectos prácticos del asunto y resume todos los puntos principales en el conjunto de documentos más grande. La idea es condensar y sintetizar los puntos clave de todos esos otros documentos para que los lectores puedan ver rápidamente lo que estás haciendo y cuál es el estado de tu proyecto.

¿Cuándo deberías utilizar un informe ejecutivo?

Debes pensar en preparar un informe ejecutivo siempre que necesites que alguien se familiarice rápidamente con una gran cantidad de información. Por ejemplo, puedes preparar un informe ejecutivo para:

• Resumir el plan de negocios de la empresa para los prestamistas.
• Recopilar los resultados de múltiples estudios de investigación para los tomadores de decisiones.
• Iniciar una conversación con inversores.
• Comunicarte con la gerencia y los clientes.

La mejor manera de pensar en un informe ejecutivo es como una tarjeta de presentación para tu proyecto. Debes proporcionar un resumen breve y conciso de la información y dejar una impresión decisiva en el lector. Una vez que hayas leído el informe ejecutivo, el lector puede decidir si le gustaría profundizar en los otros documentos del proyecto.

El formato de informe ejecutivo adecuado

El formato exacto dependerá de la naturaleza del proyecto y de lo que intentas resumir. Un resumen ejecutivo de tu plan de negocios, por ejemplo, se verá muy diferente de un resumen ejecutivo de tu proceso o flujo de trabajo para los clientes. Si tu organización tiene un estilo interno o una plantilla de informe ejecutivo, debes seguir esto para garantizar la coherencia en tus comunicaciones comerciales. De lo contrario, considera los siguientes elementos al redactar tu informe ejecutivo:

• El informe debe ser lo más conciso posible mientras cubre los puntos clave.
• Como regla general, asegúrate de que el informe no supere el 10 por ciento de la longitud de los documentos que estás resumiendo.
• El informe debe tener el tono adecuado para la audiencia a la que te diriges.
• Debe comenzar con un resumen del proyecto.
• Debe responder sistemáticamente una pregunta o preguntas, respaldadas por pruebas y puntos de datos.
• Puede implicar hacer recomendaciones, pero definitivamente implicará sintetizar y evaluar información.
• El informe debe tener una conclusión clara.
• Debe ser legible independientemente de los documentos principales.
• Debe constar de párrafos o viñetas breves y concisas.
• Solo debe incluir material que esté presente en los documentos principales del proyecto. Este no es el lugar para presentar material nuevo o divertirte por tu cuenta.

El trabajo preliminar: ¿Para quién estás escribiendo?

La primera pregunta que debes hacerte es, ¿quién es tu audiencia? Un líder senior dentro de la organización probablemente necesitará información y recomendaciones diferentes a las de un inversionista potencial, por ejemplo. Comprender quién es tu audiencia le permite organizar tus pensamientos y escribir de manera persuasiva.

La segunda pregunta que debes hacerte es, ¿qué problema estás tratando de resolver para tu audiencia? Por ejemplo, ¿estás proporcionando una descripción general del estado de un proyecto para la alta dirección? En este caso, deberás pensar en los problemas y éxitos que has encontrado, el trabajo en curso y los próximos hitos.

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¿Has investigado la posibilidad de trasladar tu producción al extranjero, en cuyo caso, debes proporcionar a los responsables de la toma de decisiones, todos los datos que necesitan para tomar la decisión final? Una vez que sepas qué problema estás resolviendo y para quién lo estás haciendo, puedes comenzar a extraer la información relevante. Mantén el contenido bien enfocado en el problema.

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Redacción del informe

El informe debe seguir una estructura lógica: introducción, cuerpo del informe, recomendaciones y conclusión. La introducción establece el propósito y el alcance del informe: ¿por qué estás escribiendo este documento? ¿Qué esperas lograr? La razón por la que se redacta casi cualquier informe ejecutivo es un problema o una necesidad, y debes mencionarlo. Esto proporciona un contexto claro para el resto del informe.

El cuerpo del informe debe estar bien organizado, cada elemento debe ir apuntando lógicamente al siguiente. Describe lo que estás haciendo para resolver el problema. Un informe ejecutivo debe estar bien referenciado y bien investigado, por lo tanto, consulta los materiales básicos donde el lector puede encontrar la fuente de información.

Incluye cuadros, gráficos y otros elementos visuales para respaldar los argumentos clave que estás presentando dentro del cuerpo principal del texto. La sección de recomendaciones debe definir claramente tus próximos pasos. Asegúrate de que la información que estás presentando lleve lógicamente a esta sección.

¿Tus recomendaciones para posibles acciones están claramente respaldadas por las secciones anteriores del informe? ¿Reflejan lo que recomiendan los principales documentos del proyecto? La conclusión debe expresarse claramente sin ambigüedad sobre lo que el lector debe hacer a continuación.

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No introduzcas material nuevo en esta sección. Hay un viejo refrán para los que hablan, que dice: "Diles lo que les va a decir; luego diles lo que les dijiste de nuevo". Esta es la parte del informe "diles lo que les dijiste". No es necesario ir más allá, pero debes asegurarte de que el lector esté exactamente en la misma página que tú.

Consejos de estilo para el informe

El formato de un resumen ejecutivo no está regulado, por lo que puedes elegir la fuente, el tamaño de margen y el diseño que más te convenga. Sin embargo, la forma sigue a la función como dicen, y hay algunas opciones de estilo que pueden mejorar la experiencia del lector. Estos se establecen en la sección de qué hacer y qué no hacer a continuación.

Mientras escribes, elige palabras que tu audiencia pueda entender fácilmente. Los líderes de la industria pueden sentirse cómodos con los términos técnicos, pero los inversores son expertos financieros, no conocedores de la industria. Esta audiencia responderá mejor al lenguaje cotidiano que no requiere un conocimiento especial de la industria en la que trabaja.

Qué hacer en la redacción de un informe ejecutivo

Hay algunas cosas que debes tener en cuenta cuando redactas un informe ejecutivo:

• Descarga un ejemplo de informe ejecutivo o consulta los informes que han preparado tus colegas para obtener orientación sobre el estilo y el diseño.
• Utiliza títulos y subtítulos para que un lector ocupado pueda pasar a las partes de interés.
• Oscila los números, que a menudo hablan más que las palabras.
• Utiliza ilustraciones, cuadros y gráficos para resaltar los puntos relevantes.
• Utiliza líneas en blanco entre párrafos y "espacios en blanco" para mejorar la experiencia de lectura.

Lo que no debes hacer

Hay ciertas cosas que nunca debes hacer cuando estés redactando un informe ejecutivo:

• Usar un tono y un lenguaje que tu audiencia no entienda.
• Hacer recomendaciones que no sean realistas o no estén respaldadas.
• Incluir información que no existe en los documentos principales del proyecto.
• Copiar y pegar desde los documentos más grandes. Estás sintetizando la información, no regurgitándola.

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Pensamientos finales

Listo, ya sabes cómo redactar un informe ejecutivo para cualquier empresa. Aunque el formato de este reporte no es único, es decir, puede ser variado, hay ciertos elementos que podrían hacer que el mismo sea leído y entendido por la audiencia objetivo. Es sumamente importante para cualquier compañía, ya que puede resumir una gran cantidad de los documentos involucrados en las actividades administrativas.