Cómo Redactar Las Minutas o Actas De Las Reuniones

Ya sea que se te haya encomendado la tarea de tomar notas para un comité o que hayas sido designado Secretario de la Junta de su organización, la preparación de las actas de las reuniones no tiene por qué ser una tarea ardua. Aquí hay algunos consejos e ideas que te ayudarán a comenzar a escribir y preparar minutas de reuniones efectivas.

Se preparó esta guía sobre cómo redactar las actas de las reuniones para ayudar a los voluntarios y / o al personal de las pequeñas organizaciones sin fines de lucro y de miembros que pueden ser nuevos en la tarea de redactar y preparar las actas de las reuniones de los comités o juntas directivas.

Ten en cuenta que, dado que el formato, el estilo y los requisitos de contenido para las actas de las reuniones varían según la organización y el tipo de comité o Junta, este artículo ofrece solo pautas generales para ayudarte a comenzar.

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 ¿Qué son las actas de la reunión?

Las actas de las reuniones, se pueden definir como el registro escrito de todo lo que sucedió durante una reunión. Se utilizan para informar a las personas que no asistieron a la reunión sobre lo que sucedió, para realizar un seguimiento de lo que se decidió durante la reunión.

¿Qué debes incluir al redactar las actas de la reunión?

Los cinco elementos que debes incluir son:

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• Pre planeado.
• Toma de registros en la reunión.
• Información importante tomada de la reunión.
• Distribución o intercambio de actas de reuniones.
• Archivo o almacenamiento de actas para referencia futura.

¿Cuál es el propósito de las actas de las reuniones?

No debes dejarte intimidar por el término "minuta", ya que en realidad es un poco engañoso. Después de todo, tu comité o Junta no quiere ni necesita un registro de los procedimientos de tu reunión minuto a minuto. Pero es importante captar la esencia de la reunión, incluyendo detalles como:

• Decisiones tomadas (mociones, votaciones, entre otros.)
• Próximos pasos planeados.
• Identificación y seguimiento de elementos de acción.

Las actas son un registro tangible de la reunión para sus participantes, y una fuente de información para los miembros que no pudieron asistir. En algunos casos, las actas de las reuniones pueden actuar como punto de referencia, por ejemplo:

• Cuando los resultados de una reunión impactan otras actividades o proyectos de colaboración dentro de la organización.
• Los minutos pueden servir para notificar (o recordar) a las personas las tareas que se les asignan y / o los plazos.

¿Por qué se denominan actas de una reunión?

Las "minutas de las reuniones" no se refieren a la medición de minutos del tiempo, sino a las notas de "minutos" tomadas durante las reuniones.

¿Qué implican las actas de la reunión?

Como se mencionó anteriormente, hay esencialmente cinco elementos relacionados con las actas de la reunión:

• Pre planeado.
• Toma de registros en la reunión.
• Minutos escribiendo o transcribiendo.
• Distribución o intercambio de actas de reuniones.
• Archivo o almacenamiento de actas para referencia futura.

Actas de la reunión previa a la planificación

Una reunión bien planificada ayuda a garantizar que las actas de la reunión sean efectivas. Si el presidente y el secretario o el encargado de la toma de actas trabajan juntos para garantizar que la agenda y la reunión estén bien pensadas, la toma de actas es mucho más fácil.

Por ejemplo, según la estructura de la reunión y las herramientas que utilices, la persona que toma las actas podría trabajar con el presidente para crear un formato de documento que funcione como una agenda y un resumen de las actas.

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¿Cuál es la agenda de una reunión?

Como mínimo, es importante obtener una copia de la agenda de la reunión y usarla como guía o esquema para tomar notas, configurar el formato de tu minuta y preparar las actas, con el orden y la numeración de los elementos en las actas de la reunión coincidiendo con los de la agenda. Además, la agenda y / o el aviso de la reunión también proporcionan información que deberá incluirse en las actas, como:

• Los nombres de todos los asistentes a la reunión, incluidos los invitados o los oradores.
• Documentos que se envían con la agenda o se entregan en la reunión: las copias (digitales o impresas) de los folletos deben guardarse con las actas de la reunión para referencia futura, y para compartir con aquellos que no pudieron asistir a la reunión.

Cuando asumas un nuevo rol como redactor de actas o secretario, asegúrate de preguntarle al presidente del comité o de la junta cuáles son las expectativas de su rol durante la reunión, así como el tipo de detalle que espera en el acta.

¿Qué debe incluirse en las actas de la reunión?

Antes de comenzar a tomar notas, es importante comprender el tipo de información que necesitas registrar en la reunión. Pero en general, las actas de las reuniones generalmente incluyen lo siguiente:

• Fecha y hora de la reunión.
• Nombres de los participantes de la reunión y de los que no pudieron asistir.
• Aceptación o correcciones / enmiendas a las actas de reuniones anteriores.
• Decisiones tomadas sobre cada tema de la agenda, por ejemplo:
  • Acciones tomadas o acordadas que se tomarán.
  • Próximos pasos.
  • Resultados de la votación, por ejemplo, (si es necesario, detalles sobre quién hizo las mociones, quién secundó y aprobó las decisiones.)
  • Mociones aceptadas o rechazadas.
  • Elementos a retener.
  • Nuevo negocio.
  • Fecha y hora de la próxima reunión.

Consejos que pueden ayudarte a tomar notas

Estos son algunos de los consejos que puedes tomar en cuenta para la redacción de las actas de las reuniones:

1. Crea un esquema: tener un esquema (o plantilla) basado en la agenda le facilita simplemente tomar notas, decisiones, entre otras cosas, debajo de cada elemento a medida que avanza. Si estás tomando notas a mano, considera incluir un espacio debajo de cada elemento en tu esquema para tus notas escritas a mano, luego imprímelas y úsalas para capturar información.
2. Marca a los asistentes a medida que ingresan a la sala: si conoces a los asistentes a la reunión, puedes marcarlos a medida que llegan, si no, pide a las personas que se presenten al comienzo de la reunión o haz circular una lista de asistencia que ellos mismos pueden marcar.
3. Registra las decisiones o notas sobre los elementos de acción en tu esquema tan pronto como ocurran para asegurarte de que se presenten con precisión.
4. Solicita una aclaración si es necesario; por ejemplo, si el grupo avanza sin tomar una decisión o una conclusión obvia, solicite una aclaración sobre la decisión y / o los próximos pasos involucrados.
5. No intentes capturarlo todo, no puedes seguir el ritmo si intentas escribir la conversación palabra por palabra, así que asegúrate de escribir (o captar) simplemente (y claramente) solo las decisiones, asignaciones, pasos de acción, entre otros.
6. Graba: literalmente, si te preocupa poder mantenerte al día con la toma de notas, considere grabar la reunión (por ejemplo, en tu teléfono inteligente, iPad, dispositivo de grabación, entre otros.) pero asegúrate de informar a los participantes que están grabando. Si bien no deseas utilizar la grabación para crear una transcripción palabra por palabra de la reunión, la grabación puede ser útil si necesitas una aclaración.

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El proceso de redacción de actas

Una vez que finaliza la reunión, es hora de reunir tus notas y redactar el acta. A continuación, se ofrecen algunos consejos que pueden ayudar:

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• Trata de escribir el acta tan pronto como sea posible después de la reunión mientras todo está fresco en tu mente.
• Revisa tu esquema y, si es necesario, agrega notas adicionales o aclara los puntos planteados. También verifica para asegurarte de que todas las decisiones, acciones y mociones se anoten claramente.
• Asegúrate de incluir suficientes detalles:
  • Para las actas de la Junta Directiva en particular, recomendamos incluir una breve descripción de cada acción tomada, así como la justificación de la decisión.
  • Si hubo mucha discusión antes de aprobar una moción, escribe los principales argumentos a favor y en contra
• Edita para garantizar la brevedad y la claridad, de modo que las actas sean fáciles de leer.
• En cuanto al formato, aquí hay algunas cosas a tener en cuenta:
  • Sé objetivo.
  • Escribe en el mismo tiempo verbal.
  • Evita usar nombres que no sean para registrar movimientos y segundos.
  • Evita las observaciones personales: las actas deben basarse únicamente en hechos.
  • Si necesitas consultar otros documentos, no intentes resumirlos. Más bien, simplemente indica dónde se pueden encontrar o adjúntalos como un apéndice.

¿Deben aprobarse las actas de la reunión?

Antes de compartir las minutas de la reunión, asegúrate de que el presidente haya revisad y aprobado las minutas para su distribución. No son un registro oficial de una reunión a menos que esto haya tenido lugar. Dependiendo de tu Junta, las actas también pueden aprobarse formalmente al comienzo de la próxima reunión.

Distribuir o compartir las actas de la reunión

Como "tomador de actas" oficial o secretario, tu función puede incluir la difusión de las actas.

Compartir en línea

El método de compartir o distribuir dependerá de las herramientas que y tu organización utilice. Dado que las minutas y otra documentación pueden crear una pila de papel, es genial si puedes utilizar un proceso de intercambio sin papel.

Por ejemplo, si estás utilizando una herramienta de procesamiento de texto (por ejemplo, Microsoft Word) que no ofrece uso compartido en línea, es posible que desees crear un PDF del documento y enviar este y otros archivos adjuntos o la documentación de la reunión por correo electrónico.

Alternativamente, si todos usan documentos de Google, para invitaciones a reuniones, agenda y uso compartido de documentos adicionales, pueden simplemente "compartir" el documento con ese grupo una vez que se haya finalizado. ¡Los miembros del comité o de la junta pueden simplemente leer los documentos en línea y salvar algunos árboles!

Compartir en la nube

Si tu organización está utilizando un sistema de administración de membresía basado en la nube, puedes publicar las actas como una página web y dar acceso solo al comité o miembros de la Junta, según las necesidades de tu organización. A través de páginas web exclusivas para miembros, puedes crear una Intranet en línea segura para tu Junta y tus comités.

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Herramientas específicamente para actas de reuniones

Si te preguntas sobre los tipos de herramientas que podrías usar específicamente para las actas de reuniones, aquí hay algunas que las organizaciones más reconocidas han considerado útiles:

• Google Docs: también admite la toma de notas colaborativa. Si envías una convocatoria de reunión mediante Google Calendar, puede adjuntar un esquema de la agenda de documentos de Google. Una vez que se redactan las actas (usando el esquema), simplemente puedes compartir el documento con el grupo usando sus direcciones de correo electrónico.
• OneNote (si eres un usuario de Microsoft): muy rápido y permite la organización de notas. También admite la grabación de audio con el sello de tiempo de la nota correspondiente.
• Evernote: gran herramienta para tomar notas.
• io: te permite tomar rápidamente las minutas de la reunión con atajos de teclas de acceso rápido y la capacidad de trabajar en línea o fuera de línea.

Archivo / almacenamiento de actas de reuniones

La mayoría de los comités y Juntas revisan y aprueban o enmiendan las actas al comienzo de la reunión subsiguiente. Una vez que hayas realizado las revisiones necesarias, las actas deberán almacenarse para futuras consultas.

Algunas organizaciones pueden almacenarlas en línea (por ejemplo, en documentos de Google o SkyDrive) y también realizar copias de seguridad en un disco duro externo. Es posible que debas imprimir y almacenar copias impresas o proporcionarlas a un miembro del personal o al presidente para que las archive.

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• y mucho más.

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Pensamientos finales

Las actas de las reuniones son importantes; después de todo, capturan la información esencial de una reunión. Pero tomar y preparar minutas no tiene por qué ser una tarea abrumadora. Esperamos que este artículo te haya ayudado a comenzar a crear actas de reuniones efectivas para tu organización. No olvides que puedes apoyarte con software que te ayudarán a ahorrar un poco de tiempo y dinero. Gracias por leer nuestra guía y te esperamos próximamente.

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