Diagrama De Pareto: Definición, Elementos Básicos Y Ejemplos

¿Te gustaría saber qué es un diagrama de Pareto y cómo construirlo? ¿Alguna vez has oído hablar del principio de Pareto? Te preguntarás, ¿Para qué se puede utilizar? y ¿Qué relación podría tener con tu proyecto? En este post te enseñaremos los métodos más prácticos para realizar esta gráfica. La construcción de un diagrama de Pareto no es muy complicada y se basa en 2 tareas distintas

• Primero es necesario presentar los valores numéricos de una manera muy precisa.
• Luego, debes construir una gráfica compuesta por 2 series; un histograma y una curva.

Ahora, veamos cómo puedes hacerlo:

¿Por qué hacer un diagrama de Pareto?

Un diagrama de Pareto permite visualizar de un vistazo los factores o las causas que actúan favorablemente o no sobre un resultado.

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Para aclarar, partiremos de la siguiente tabla que rastrea las respuestas a un cuestionario para determinar los factores que contribuyen a tener nuevos clientes.

Al observar los resultados, vemos que la reputación del establecimiento es la razón número uno. ¿Pero también influyen otros factores?

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Solo un diagrama de Pareto puede respondernos 

De hecho, los factores acumulativos que suman el 80% se consideran significativos. Por lo tanto, vamos a producir un gráfico que nos permitirá resaltar los factores significativos con un color diferente.

Debes tener en cuenta que en el gráfico anterior, los colores de los primeros histogramas no se cambiaron manualmente. Aparecen automáticamente según los valores leídos.

Construcción de fórmulas

Ahora, veamos los métodos y pasos más factibles y prácticos que puedes usar para realizar un diagrama de Pareto:

Ordena los datos en orden descendente

En primer lugar, debes ordenar los datos en orden descendente.

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• Paso 1: Pon tu celda activa en una de las celdas de tu Tabla.
• Paso 2: Activar el menú Datos> Ordenar
• Paso 3: Elige la columna Orden de respuesta
• Paso 4: Luego, el orden de clasificación De mayor a menor

Los datos se presentan ahora de la siguiente manera

Calcula la suma

Aquí, nada que complicar. Solo tienes que calcular la suma de las respuestas usando la función Suma.

En el libro de trabajo, la fórmula está escrita de la siguiente manera:

= SUMA (B4: B10)

Cálculo de porcentajes

Aquí debes usar la suma calculada en el paso anterior para calcular el porcentaje de cada respuesta. El objetivo es medir el "peso" que representa cada respuesta en el total.

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Para el primer porcentaje, escribe la siguiente fórmula:

= B4 / $ B $ 11

Copia de la fórmula

Ahora, debes copiar esta fórmula para las otras celdas. Esta operación se realiza de forma muy sencilla con una de las técnicas de copiar una celda.

Es por esta razón que rodeamos la referencia B11 (el cálculo de la suma) por $. Los dólares bloquean la referencia de una celda para evitar que las referencias cambien durante una copia.

También puedes cambiar el formato de los números para mostrar el símbolo de porcentaje.

Cálculo de porcentajes acumulados

El último paso es realizar la suma acumulativa de los porcentajes. Para ello debes usar la técnica empleada en este ejemplo para obtener el resultado final.

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Creación del diagrama de Pareto

Ahora debes usar estos datos para construir el diagrama de Pareto. Y para crearlo más fácilmente, te recomendamos seleccionar todos los datos antes de insertar el gráfico.

Gráficos recomendados

Desde Excel 2013, una función muy inteligente que te permite "adivinar" el mejor gráfico para tus datos. Este es el menú que debes seguir: Insertar> Gráficos recomendados.

Debido a que un gráfico de Pareto es un gráfico "estándar", Excel no tiene problemas para comprender que tus datos corresponden a este tipo de gráfico.

Es por eso que Excel lo presenta como segunda opción en la lista de gráficos recomendados, un gráfico que se ve exactamente como un gráfico de Pareto. Es decir:

• Un histograma de los resultados recopilados durante la encuesta.
• Una curva que muestra el porcentaje acumulado

Por supuesto, no todo es perfecto con este gráfico y serán necesarios algunos ajustes. Pero, gracias a esta opción, los pasos 1 y 3 que se explican a continuación ya se realizarán automáticamente.

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Crea el histograma

Si no sigues el asistente de gráficos recomendado, aquí están todos los pasos detallados.

• Paso 1: Comienza activando el menú Insertar> Histograma> Histograma agrupado

El gráfico se ve así

Elimina la serie "Porcentaje"

En un diagrama de Pareto, la columna para calcular los porcentajes no es necesaria. Por lo tanto, lo eliminaremos de nuestro gráfico.

• Paso 1: Haz clic derecho en el gráfico
• Paso 2: Selecciona menú de datos
• Paso 3: Desmarca la serie Porcentaje

Cambia la serie de acumulación a una curva

Ahora nos vamos a centrar en la serie acumulativa para transformar el histograma en una curva.

• Paso 1: Haz clic derecho en el gráfico
• Paso 2: Activar el menú Cambiar tipo de gráfico
• Paso 3: En el menú de la izquierda, selecciona el menú Gráfico combinado
• Paso 4: Para la serie Cumul debes:
  • Seleccionar el tipo de gráfico Curva
  • Marcar la casilla del eje secundario

Agrega etiquetas de datos

Hay varias formas de agregar etiquetas a un gráfico en Excel, pero la más rápida es la siguiente:

• Paso 1: Activar gráfico
• Paso 2: Muévete hacia la derecha y haz clic en + para mostrar las opciones del gráfico
• Paso 3: Marca la casilla Etiquetas de datos

Cambia el formato

Solo tienes que mejorar el formato de las barras y la curva para finalizar nuestro diagrama.

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La forma más sencilla de seleccionar fácilmente un elemento de un gráfico es la siguiente:

• Paso 1: Dirígete al menú Formato
• Paso 2: A la izquierda, activa el menú desplegable
• Paso 3: Selecciona el elemento que desea cambiar
• Paso 4: Haz clic en el botón de selección de formato

Para el histograma, se deben cambiar los siguientes parámetros

• Opciones de serie
  • Ancho del intervalo: 0%
  • Superposición de series: 0%
• Relleno
  • Color: azul (este es el color más utilizado para un diagrama de Pareto)
• Frontera
  • Línea completa
  • De color negro
  • Espesor: 0.75pt

Por la curva

• Llenado de línea
  • Color: rojo (este es el color más utilizado para un diagrama de Pareto)
  • Ancho: 1,5pt
  • Suavizado marcado (la opción en la parte inferior)
• Rotulador
  • Color rojo
  • Tipo: Rombo
  • Tamaño: 8

Cambia el título del gráfico y ahora obtendrás el siguiente gráfico

Cambiar el color de las barras que representan el 80%

La característica de un diagrama de Pareto es mostrar la parte que representa el 80% de los datos. Esto se puede hacer manualmente, pero al actualizar todo el formato del gráfico deberá rehacerse.

Por tanto, es preferible transformar el gráfico para que el color de las barras cambie automáticamente en función de los datos. Este es el método.

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Agrega una columna condicional

Comenzaremos agregando una columna que mostrará datos que sean menores o iguales al 80% del acumulado. Obviamente se usará la función SI para hacer este trabajo.

Pero cuidado, la fórmula no es tan simple como parece.

De hecho, si escribes la siguiente fórmula, nunca incluirás el elemento que alcance el 80% (o 0,8).

= SI (D4 <= 0.8; B4; "")

Por tanto, debes enriquecer la prueba para lo siguiente:

• Determinar cuándo la celda de la columna anterior es inferior al 80%.
• O, si el valor de la columna anterior es mayor al 80%, la celda anterior debe ser menor al 80%

= SI (O (D4 <= 0,8; Y (D3 <= 0,8; D4> 0,8)); B4; "")

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Agrega la nueva serie al gráfico

Para agregar una serie en cualquier gráfico y para cualquier versión de Excel, todo lo que tienes que hacer es lo siguiente:

• Paso 1: Copia el rango de datos que contiene los valores para agregar al gráfico sin el título de la serie
• Paso 2: Selecciona el gráfico
• Paso 3: Pégalos con (Ctrl + V)

Cambia la serie a un histograma

Anteriormente vimos que la creación del gráfico, vimos cómo cambiar fácilmente el eje y el tipo de gráfico. Usaremos este método para lo siguiente:

• Pon la serie en forma de histograma
• No pongas la serie en eje secundario

El gráfico se presenta ahora de la siguiente manera (se ha inicializado la distancia entre los histogramas).

Superposición de histogramas

Ahora, vamos a superponer los histogramas para que la nueva serie quede por encima de la anterior.

• Selecciona la nueva serie
• En las opciones de la serie deben tener los siguientes valores:
  • Superposición: 100%
  • Ancho del intervalo: 0%

Quita etiquetas

Este paso no es el más complicado pero no debe omitirse.

Es importante quitar las etiquetas de la nueva serie. No proporcionan ninguna información adicional porque son estrictamente idénticas a la columna B.

• Paso 1: Selecciona la nueva serie
• Paso 2: debes ir al menú de opciones del gráfico
• Paso 3: Desmarca la opción Etiquetas de datos

Cambia los colores para completar el diagrama

Aquí lo dejamos a tus talentos como diseñador gráfico para cambiar los colores de los histogramas y la curva. Pero, si quieres un ejemplo, te ofrecemos este resultado.

Métodos para aplicar el principio de Pareto a los proyectos: ejemplos y modelos

El economista y sociólogo italiano Vilfredo Pareto (1848-1923) se ha mantenido famoso por su estudio de la distribución de impuestos a mediados del siglo XIX en Italia, que reveló que el 20% de los contribuyentes pagaban el 80% de los ingresos fiscales.

Dedujo que el 80% de la riqueza del país estaba en manos del 20% de la población. Esta relación 80/20 es cierta en muchas otras áreas, por lo que hablamos del principio de Pareto o la ley 80/20.

¿Quién extendió la obra del diagrama de Pareto?

Joseph Juran (1904-2008), teórico del enfoque de calidad global en la industria, se inspiró en el trabajo de Pareto y dibujó la idea de que para un fenómeno, el 20% de las causas producen el 80% de los efectos.

• Por ejemplo, para un stock de productos vendidos, el 80% de la facturación se genera en el 20% de los productos. Usó esta ley 80/20, desviándola de su alcance original, pero mantuvo el nombre de su autor, Pareto.

Incluso hoy en día, las aplicaciones del principio del diagrama de Pareto son numerosas.

• En el ámbito comercial, por ejemplo, el 80% de las quejas proceden del 20% de los clientes.
• En términos de densidad, el 80% de la población vive en el 20% del territorio Español.
• En el equipo del proyecto, la ley del 80/20 se aplica, por ejemplo, al absentismo: el 80% de las ausencias de los miembros del equipo del proyecto se deben al 20% de los miembros.

Entonces, ¿qué es el principio del diagrama Pareto?

Por lo que hemos visto en los párrafos anteriores, podemos definir el principio de Pareto como:

1. Un método que tiene como objetivo detectar lo importante y prioritario de lo menos importante y secundario.
2. El interés es centrarse en lo estratégico como las principales causas de un problema, o lo que genera más valor.

¿Cómo aplicar el principio de Pareto a la gestión de la calidad del proyecto?

Hay varias formas de aplicar el principio del diagrama de Pareto.

Vemos que el 80% del tiempo dedicado al proyecto se dedicará al 20% de las tareas importantes para que el proyecto tenga éxito. Este principio enfatiza que a menudo dedicamos demasiado tiempo a los detalles y poco tiempo a las tareas esenciales. Por tanto, es necesario implementar acciones para revertir la tendencia.

En cuanto al enfoque de calidad, Juran ha comprobado que el 20% de las causas producen el 80% de los efectos, por lo que debemos trabajar en identificar el 20% de las causas que generan el 80% de los defectos.

¿Cómo identificar el 20% de las principales causas que producen el 80% de los efectos?

Luego puedes usar el diagrama de Pareto, que representa gráficamente la importancia de diferentes causas en un fenómeno.

El diagrama de Pareto permite resaltar las causas más importantes del número total de efectos. De esta forma, permitirá analizar una situación y tomar medidas específicas para mejorar esta situación.

Un diagrama de Pareto se resalta cuando el 20% de las categorías producen el 80% del número total de efectos. Por tanto, este método permite determinar rápidamente cuáles son las prioridades de actuación.

Aquí, en el diagrama de Pareto a continuación, se identifica de dónde proviene el mal uso de una aplicación informática dentro de una organización:

Aparentemente, el diagrama nos dice que los usuarios no pueden descargar esta aplicación o no pueden encontrar el archivo para descargar. Aquí, la prioridad de acción es que los especialistas en TI de esta organización corrijan el problema de descarga de la aplicación.

¿Cómo construir el diagrama de Pareto?

Para aplicar la ley 80/20 a tu proyecto, te recomendamos construir un diagrama de Pareto. Para hacer esto, todo lo que necesitas hacer es ingresar las causas de un fenómeno dado en un archivo de Excel y seguir los siguientes pasos:

• Paso 1: En el siguiente ejemplo, enumeramos los principales problemas que encuentran los usuarios de nuestra aplicación informática y sus números de ocurrencia
• Paso 2: Luego ordenamos nuestros números de mayor a menor
• Paso 3: Agregamos una columna para calcular el total
• Paso 4: Se agrega una columna para calcular el porcentaje acumulado que representa cada una de las causas
• Paso 5: Y finalmente, seleccionamos el rango de datos e insertamos un gráfico combinado.

El principio de Pareto al servicio de tu proyecto

Por  lo tanto, el diagrama de Pareto es una herramienta que puede utilizarse como parte del enfoque de tu proyecto. Si el objetivo de tu proyecto es mejorar la calidad de una aplicación de TI, mejorar la organización de un servicio o aumentar la tasa de uso de una aplicación en su empresa, debes comenzar por enumerar las causas de la no calidad.

A continuación, el proyecto consistirá en que cada causa de no calidad plantee un conjunto de medidas correctoras.

Otras aplicaciones de la ley 80/20

Además de la gestión de la calidad del proyecto, existen varias aplicaciones posibles del principio de Pareto:

• Gestiona tu tiempo: De hecho, para ser más eficientes podemos utilizar la ley 80/20 para centrarnos en tareas prioritarias que nos acerquen a nuestros objetivos marcados.
  • Ejemplo: el 20% de tus actividades puede llevar al 80% de los resultados.
• Optimiza tu estrategia de RRHH.
  • Ejemplo: el 20% de tus empleados te aporta el 80% de la facturación.
• Refina tu estrategia de marketing: apunta al 20% de tus clientes que realizan el 80% de las compras.

Los ejemplos del uso del principio del diagrama de Pareto son realmente múltiples, deja volar tu imaginación. Eso sí, céntrate en el 20% de las causas que producen el 80% de la no calidad.

¿Qué es la ley de Pareto o la ley 80/20?

El principio (o ley) de Pareto es una herramienta analítica, nacida de las observaciones empíricas del economista Vilfredo Pareto y del experto en calidad Joseph Moses Juran, quienes difundieron esta noción ya en 1954.

“El principio de Pareto es un método general para separar cualquier agregado en dos partes: problemas vitales y problemas más secundarios; en cualquier caso, la aplicación del principio de Pareto permite identificar las propiedades de los problemas estratégicos y separarlos”.

Para Juran, este principio tiene un valor “universal”: “El hecho de que los problemas de gestión generalmente tengan las mismas propiedades,  hace que el principio de Pareto sea considerado como una herramienta universal de análisis. "

El Principio del diagrama de Pareto, también conocido como el Principio 80/20 o la Ley 80/20, describe una regla según la cual alrededor del 80% de los efectos son el producto del 20% de las causas. Para dar un ejemplo concreto, usamos el 20% de nuestro guardarropa el 80% del tiempo, o el 20% de las enfermedades se llevan el 80% del tiempo de los médicos generales,...

¿Qué podemos pensar de la ley de Pareto?

Aunque pueda parecer sorprendente, el principio se aplica a muchas situaciones de gestión, comisión, pensamiento estratégico y puede ayudarte a analizar una situación que te llevará naturalmente a mejorar tu eficiencia y tu eficacia personal.

También es uno de los primeros aprendizajes en distribución (todas las escuelas de buena administración y administración hablan de él), que servirá para establecer gamas de productos, ordenar las tareas a realizar según el grado de importancia o importancia. Emergencia, llevar a cabo implantaciones,...

Todos sabemos que perdemos mucho tiempo haciendo las tareas diarias, reduciendo drásticamente nuestra efectividad y eficiencia personal. Por lo tanto, se pueden hacer muchas preguntas a partir de este principio para ayudar a mejorar la eficacia y la eficiencia personal.

El principio del diagrama de Pareto en 80/20 o 20/80

• Y si:
• ¿El 80% de los resultados que obtenemos provienen (solo) del 20% de nuestro trabajo?
• ¿El 80% de las devoluciones de los clientes provienen (solo) del 20% de productos defectuosos o servicios inadecuados?
• ¿El 80% de la facturación proviene del 20% de los productos o servicios ofrecidos?
• ¿El 80% del tiempo de trabajo corresponde al 20% de su misión de gestión?

Ejemplos de la ley del diagrama de Pareto

A continuación se muestran algunos ejemplos de distribución según la ley del diagrama de Pareto:

• El 20% de los clientes representan el 80% de la facturación
• El 20% de los productos representan el 80% de la facturación
• El 20% de las ventas representa (aproximadamente) el 80% del margen de beneficio
• El 20% de los indicadores proporcionan el 80% de la información de gestión
• El 20% del personal total se ve afectado por el 80% de los accidentes laborales
• El 20% de las causas puede estar en el origen del 80% de las fallas
• El 20% de los clientes son la fuente del 80% de las quejas
• El 20% de las piezas almacenadas en una empresa representan el 80% del valor del stock
• El 20% de los proveedores representan el 80% del volumen total de compras
• El 20% de la plantilla de una empresa representa el 80% de la nómina
• El 20% de su actividad proporciona el 80% de sus resultados
• 20% de la población paga el 80% de impuestos
• El 20% de las empresas generan el 80% del PIB
• El 20% de los problemas representan el 80% de las preocupaciones
• El 80% de la finalización de un desarrollo requiere el 20% del esfuerzo en la gestión de proyectos

Es importante, por supuesto, no sacar conclusiones apresuradas al aplicar el principio de Pareto, porque el 80% que produce el 20% de los efectos puede ser útil o no a pesar de todo.

¿Es el principio de Pareto aplicable en la práctica?

Como todo gran principio fundamental, hay que adaptarlo, se pueden hacer varias observaciones:

• La proporción de 80/20 se observa con frecuencia, en algunos casos la regla puede ser 75/25 o 60/40.
• Aplicar la ley de Pareto no es una elección, se hace de forma natural. Al analizar una situación, a veces es posible recopilar datos e intentar utilizar esta ley sin poder encontrar una relación significativa.

El interés del principio de Pareto radica más en la ayuda que proporciona al analista para llegar al grano. Damos aquí un ejemplo para explicar el asunto.

Primer ejemplo

Eres comerciante y tienes departamento de galletas, identificas que el 20% de tus productos hacen el 80% de tu facturación.

• => Si eliminas los productos menos vendidos, las consecuencias pueden ser perjudiciales porque el consumidor ya no tendrás la sensación de tener otra opción
• => Por otro lado, esta decisión es importante para tu gestión de stock y coste, tu seguimiento de márgenes, los aspectos más destacados de tu producto y la información (al notar que los elementos no son determinantes en tu 20%, generas más insatisfacción, preguntas, desperdicio de tiempo solo en el 80% de su rango que se vende bien).

Otros ejemplos

La distribución o utilidad de los servicios para una empresa de servicios, o la estrategia de centrarse en unos pocos colaboradores clave que pueden traer el éxito en lugar de persuadir a la mayoría de la veracidad de una acción, venta comercial o proyecto industrial...

La ley de Pareto también se puede utilizar como parte de tu estrategia comercial. Es una herramienta relevante para focalizar las acciones que serán más efectivas. Por ejemplo, cuando creas una empresa, te permite ir a lo esencial, especialmente cuando estás trabajando en tu modelo de negocio o en tu plan de negocio.

¿Cómo usar la ley de Pareto?

El método "paso a paso" a continuación explica cómo realizar tu primer análisis:

1. Define el tema a analizar
2. Recopila y compila datos
3. Clasifica los datos en algunas categorías principales
4. Agrupa las categorías con pocos datos en una categoría "Otro" (cuanto más vacía esté esta categoría, más eficiente será tu análisis)
5. Suma los datos para cada categoría
6. Determina los porcentajes en relación al total y clasificarlos por valor decreciente
7. Calcula el porcentaje acumulado

Ejemplo de un "diagrama de Pareto": La curva aquí representa la acumulación de problemas en oposición a las columnas que representan cantidades (ventas, servicios, empleados, etc.)

¿Cuándo usar la ley de Pareto?

La ley del diagrama de Pareto no es una ciencia exacta y no se aplica de manera sistemática, sin embargo, como herramienta de análisis y apoyo a la toma de decisiones, se puede utilizar en una amplia variedad de situaciones. Puede ser muy útil para reflexiones por:

• Estrategia: Definir una gama de productos, objetivos comerciales para los comerciales, desarrollar la estrategia, elegir las tareas más eficientes, etc.
• Gestión: Para la gestión de stocks con el fin de determinar las roturas a evitar, la gestión de las fortalezas de la empresa,...
• RRHH: para la gestión de equipos, gestión de habilidades
• Organización: Para contrarrestar tareas innecesarias, priorizar las tareas a realizar, buscar las causas de un problema, trabajar en la eficacia y eficiencia de las tareas individuales, etc.

Al analizar con precisión el tiempo dedicado a cada tarea y asignar cada tarea a una función, la ley de Pareto es muy útil para el gerente que quiere mejorar su eficiencia personal.

Podrás realizar un diagrama de Pareto, una representación gráfica de los resultados obtenidos y que permitirá visualizar las misiones que consumen mucho tiempo de las otras misiones.

Al comparar los resultados con un análisis de su efectividad real, el gerente puede decidir modificar su cronograma, asignar ciertas misiones que requieren mucho tiempo a un empleado y muchas otras acciones concretas y mensurables.

Algunos resultados dados a menudo por la ley de Pareto:

• Delegar tareas que requieran mucho tiempo y que puedan ser realizadas por un empleado o gerente de la empresa,
• Las primeras horas que pasas en la oficina suelen utilizarse para leer correos electrónicos o para navegar por Internet, pero si a partir de mañana empiezas tu día con ese 20% de tareas que producen el 80% de tus resultados...

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Conclusión

El Principio del diagrama de Pareto es una poderosa herramienta de análisis de problemas especialmente simple porque sin hacer estudios matemáticos, equipado con lápiz y papel, aún puede ganar si se identifica tu problema y tu base de datos simplemente.

La eficacia y eficiencia provienen de la capacidad para ir al grano. Si una herramienta nos permite identificar que una pequeña parte de nuestra acción da la mayor parte del resultado esperado o temido, nos permite actuar en el centro de la acción. Pero ojo, eso no significa que el resto de elementos sean inútiles. Esperamos haberte ayudado.