10 Ventajas Y Desventajas De Excel

Desde la contabilidad básica hasta la gestión de datos, MS Excel tiene usos indefinidos. Entonces, si estás a punto de invertir en una suite de MS Office para ampliar tus habilidades contables, es una buena decisión. Sin embargo, considerar las ventajas y desventajas de Excel para empresas es lo que necesitas específicamente para la contabilidad.

Microsoft Excel, ampliamente conocido como MS-Excel o simplemente Excel, es un software de aplicación muy versátil desarrollado por Microsoft. Aproximadamente el 90% de las empresas pequeñas y grandes de todo el mundo utilizan esta herramienta. Las empresas confían en esta herramienta de contabilidad que viene con el paquete Office 365.

MS Excel está disponible para Windows, Android, macOS e iOS. A menudo se usa para calcular datos y para tareas que involucran gráficas de información porque viene como parte de Microsoft Office Suite. Aquellos que han usado esta herramienta antes saben que esta es una de las aplicaciones más poderosas de Microsoft hasta ahora.

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¿Qué es Microsoft Excel?

Microsoft Excel es un poderoso programa de hoja de cálculo que existe desde 1985. Ahora es el software de hoja de cálculo más popular a nivel mundial, con más de 1600 millones de copias vendidas solamente hasta abril de 2016. Dado que el mundo se basa más en datos que nunca, Microsoft Excel es uno de los productos que ofrecen las herramientas para analizar esos datos de manera diferente.

Aunque siempre pueden limitarse a sí mismos, vale la pena señalar que toda esta información no se limita a filas y columnas que suman hasta 100. Se suma a miles. Pero no está exento de defectos; es hora de identificar algunas de las ventajas y desventajas de Excel para tu negocio. Sin embargo, puede ser un poco difícil de entender para aquellos que son nuevos al principio.

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¿Cuáles son las ventajas de MS Excel?

Ya sea que seas un estudiante, un profesional de los negocios o un creador de hojas de cálculo aficionado, Microsoft Excel es la herramienta de referencia para todo tipo de análisis de datos. Desde aritmética básica hasta fórmulas y cálculos complejos, puedes hacer casi cualquier cosa que necesites que logren tus hojas de cálculo.

Como resultado, hay más razones que nunca para hacer de Excel tu solución integral para todo lo relacionado con los números en una pantalla. Si eres un novato, aquí hay algunas ventajas de Excel que puedes consultar antes de trabajar con filas y columnas.

1. Macros y plantillas

Una de las ventajas de MS Excel es que tiene plantillas y macros. Las macros permiten al usuario automatizar tareas repetitivas para ahorrar tiempo, mientras que las plantillas son archivos preprogramados con datos de marcador de posición para facilitar su uso. Algunos ejemplos comunes incluyen:

• Hojas de cálculo de presupuestos para preparar presupuestos por división o departamento de la empresa.
• Plantilla de informe de gastos para organizar los recibos de viajes o reuniones de trabajo.
• Hoja de cálculo del planificador de vacaciones con pestañas para meses y días y secciones de notas para planes de viaje, listas de empaque, actividades, entre otras cosas.
• Las listas de clientes potenciales se pueden utilizar cuando te encuentras con nuevos clientes que quizás aún no han oído hablar de tus servicios.

2. Útil para crear presentaciones

Este programa de software puede ayudarte a crear presentaciones de aspecto profesional con diseños de diapositivas que permiten una fácil navegación entre las diapositivas con solo hacer clic en un botón. Microsoft te permite insertar objetos de una aplicación en otra, lo que facilita la colocación de datos entre diferentes herramientas.

Además, las transiciones de diapositivas se pueden personalizar, por lo que cambian gradualmente de una imagen a otra en lugar de ser abruptas, lo que genera anticipación cuando se usa correctamente.

3. Control y seguridad

Una de las ventajas de utilizar MS Excel es que tienes más control sobre tus datos. Por ejemplo, cada archivo puede protegerse con contraseña y solo abrirse con una combinación de nombre de usuario / contraseña, lo que significa que es mucho más difícil para personas externas acceder sin autorización o abrir accidentalmente una hoja de cálculo que contiene información confidencial.

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MS Excel también tiene configuraciones de seguridad muy sofisticadas, por lo que los usuarios no borran accidentalmente líneas de notas importantes con un solo clic; necesitarían dos clics en el texto eliminado antes de que se completara la acción. De esta manera, no hay posibilidad de eliminación accidental si no nota lo que está haciendo la primera vez.

4. Las fórmulas son una gran ventaja de MS Excel

Este software viene con varias fórmulas y funciones de cálculo que hacen que la contabilidad sea muy fácil para los profesionales de la contabilidad. Por ejemplo, es más fácil calcular cosas como préstamos, datos relacionados con el tiempo, desde los días hasta las semanas que quedan en el año escolar; estadísticas con fines de muestreo, como gastos mensuales promedio o cifras presupuestarias basadas en datos históricos; márgenes de beneficio utilizando el costo por unidad (CPU) frente al precio de venta por unidad (SPU).

5. Accesibilidad y colaboración

Otro beneficio de usar MS Excel es que se puede acceder a él desde cualquier computadora con un navegador web. Esto significa que no hay necesidad de preocuparse por estar en la oficina cuando desees acceder a tu hoja de cálculo. Tampoco tienes que guardar archivos localmente en cada dispositivo si están todos en línea.

Las empresas que comparten una cuenta y trabajan juntas también pueden encontrar este software más útil porque varios empleados pueden editar un archivo simultáneamente. No debes preocuparte por guardar uno sobre otro o formatear cuadros de texto incorrectos al ingresar datos incorrectamente. También puedes encontrar grandes similitudes entre las hojas de cálculo de Google y MS Excel.

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¿Cuáles son las desventajas de MS Excel?

Microsoft Excel es un excelente programa para crear hojas de cálculo y gráficos. Es una herramienta poderosa, pero también tiene sus limitaciones. La mayoría de los problemas con MS Excel están relacionados con la contabilidad. Es por eso que muchos profesionales prefieren utilizar herramientas de contabilidad avanzadas como Xero, Freshbooks o Quickbooks. Es posible que también tengas que lidiar con las siguientes desventajas de Excel si lo dominas.

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1. Datos y crecimiento

Uno de los principales problemas con MS Excel es que no puede manejar más de unas pocas miles de filas sin reducir la velocidad. También impone limitaciones en el tamaño del archivo. Pero hay formas de evitar esto, al igual que existen soluciones para cualquier problema de una aplicación o herramienta de software.

La clave es no darte por vencido si te encuentras en una de estas situaciones; en lugar de esto, mira las herramientas disponibles en Excel y utilízalas de manera creativa para lograr el efecto deseado.

2. Difícil de aprender

Otra limitación de MS Excel es que puede ser difícil de aprender. Esto se debe a que hay muchos elementos diferentes, como fórmulas, funciones y atajos de teclado. Sin embargo, esta desventaja puede aliviarse con tutoriales de Excel para principiantes o usando plantillas para comenzar rápidamente con un buen método de aprendizaje y práctica regular.

3. Las fórmulas difíciles son la principal desventaja de Excel

Esta desventaja se debe a que existen diferentes niveles de dificultad al utilizar MS Excel. Por ejemplo, algunas personas pueden sentirse más cómodas con la idea de completar una tarea rápida, como crear una lista de inventario para los clientes con el fin de reabastecer sus estantes, mientras que otras pueden no saber cómo escribir fórmulas y crear gráficos que podrían llevar un tiempo valioso. Debes estar bien versado en las fórmulas y la sintaxis para evitar errores.

4. Sin funciones de Autocompletar rápido

Un problema más con este software es que no hay funciones de autocompletar rápido. La falta de conocimiento de cómo funcionan las fórmulas puede ser otra experiencia dolorosa para alguien con conocimientos básicos. Por lo tanto, necesitarías aprender desde la propia interfaz; sin embargo, estas desventajas también pueden brindar una oportunidad para el crecimiento y desarrollo personal continuo más allá del dominio del conjunto de habilidades MS EXCEL.

5. Errores de cálculo

La más problemática de las desventajas de Excel es que hay errores en los cálculos. Por ejemplo, al trabajar con fracciones o porcentajes, el punto decimal puede estar mal colocado y provocar que aparezca un error en la pantalla. Esto puede dificultar que alguien que no sepa lo que está haciendo pueda solucionar este problema sin la ayuda de un experto. Además, deberás saber cómo utilizar correctamente los formatos de fecha y moneda.

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Pensamientos finales

Ya has conocido las ventajas y desventajas de Excel. La eficiencia de Microsoft Excel depende del tipo de tarea que pretendas realizar en esta herramienta. En pocas palabras, a qué nivel quieres usarlo. Si tu propósito se limita a su uso básico, MS Excel es una aplicación de referencia. Sin embargo, si eres un profesional de la contabilidad, es posible que debas buscar su reemplazo. Deberías decidir el resto al comprender los pros y los contras de MS Excel para los negocios y el aprendizaje.