Alcance De Un Proyecto. Qué Es, Cómo Se Hace E Importancia

¿Alguna vez has experimentado este temido momento? Durante el transcurso de un proyecto, el cliente de alguna manera se coló en 17 entregables adicionales del proyecto. Estabas tan ocupado cumpliendo los hitos que apenas te diste cuenta. El presupuesto está hecho jirones y no eres exactamente el empleado del mes. Como directores de proyectos, todos hemos estado ahí hasta cierto punto.

Tener un alcance de proyecto sólido y usarlo para mantener tu proyecto en marcha puede evitar tales desastres. Es una pieza fundamental del rompecabezas de la gestión de proyectos. El alcance de un proyecto se crea durante la etapa de planificación y define las metas, objetivos, entregables, tareas, recursos, costos y plazos del proyecto.

Es importante destacar que, una vez aprobado, se convierte en un punto de referencia constante y la luz guía para el proyecto, informando a las partes interesadas y manteniendo a los equipos de proyecto enfocados. Crear un alcance de proyecto efectivo es una habilidad clave en cualquier carrera de gestión de proyectos., por eso hemos elaborado esta guía definitiva para ayudarlo a generar mejores resultados en el proyecto.

Sigue leyendo para descubrir exactamente qué hace que un buen alcance de proyecto, por qué lo necesitas y qué incluir en él. Brindamos consejos de expertos, abordamos el avance del alcance y proporcionamos una plantilla para ayudarte a diseñar el alcance de tu próximo proyecto. El alcance del proyecto es vital para la ejecución exitosa del proyecto e implica comprender todos los elementos clave de un proyecto.

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¿Qué es el alcance del proyecto?

El alcance de un proyecto es la parte de la planificación del proyecto que implica determinar y documentar una lista de objetivos, entregables, tareas, costos y plazos específicos del proyecto. La documentación del alcance de un proyecto se denomina declaración del alcance o términos de referencia. Explica los límites del proyecto, establece responsabilidades para cada miembro del equipo y establece procedimientos sobre cómo se verificará y aprobará el trabajo completado.

Durante el proyecto, esta documentación ayuda al equipo del proyecto a permanecer concentrado en la tarea. La declaración del alcance también proporciona al equipo las pautas para tomar decisiones sobre las solicitudes de cambio durante el proyecto. Ten en cuenta que la declaración del alcance de un proyecto no debe confundirse con su estatuto; el estatuto de un proyecto simplemente documenta que el proyecto existe.

Los grandes proyectos tienden a cambiar a medida que avanzan. Si un proyecto ha sido "delimitado" de manera efectiva al principio, entonces será más fácil aprobar y administrar estos cambios. Al documentar el alcance de un proyecto, partes interesadas deben ser lo más específicas posible para evitar que el alcance se desvíe. La fluencia del alcance es una situación en la que una o más partes de un proyecto terminan requiriendo más trabajo, tiempo o esfuerzo debido a una mala planificación o falta de comunicación.

La gestión eficaz del alcance requiere una buena comunicación. Eso garantiza que todos en el equipo comprendan el alcance del proyecto y estén de acuerdo en cómo se cumplirán exactamente los objetivos del proyecto. Como parte de la gestión del alcance, el líder del equipo debe solicitar aprobaciones y firmas de las partes interesadas a medida que avanza el proyecto, asegurando que el proyecto terminado propuesto satisfaga las necesidades de todos.

¿Por qué necesito un buen alcance de proyecto?

El alcance de un proyecto es una herramienta de comunicación clave. Se debe desarrollar un alcance de proyecto para cada proyecto, independientemente de su tamaño o de la metodología de gestión de proyectos utilizada. Define estrictamente todos los elementos de un proyecto y ayuda a entregar proyectos exitosos.

Escribir alcances de proyectos es una habilidad esencial para cualquier gerente de proyecto. El alcance del proyecto ayuda a garantizar que los clientes, las partes interesadas clave y el equipo del proyecto tengan la misma comprensión del proyecto. Mantiene a los equipos concentrados y ayuda a evitar que los proyectos se expandan más allá de la visión establecida.

Cómo Evitar Un Cortocircuito

Proporciona una línea de base cuando es necesario un cambio de alcance y proporciona al equipo orientación al tomar decisiones sobre las solicitudes de cambio durante el proyecto. El alcance del proyecto es importante en cada fase de un proyecto:

1. Inicio del proyecto: determinar el alcance de un proyecto inicial suele ser la primera parte del proyecto. Ayuda a enmarcar cualquier caso de negocios y ayuda a los tomadores de decisiones a hacer su debida diligencia.
2. Planificación del proyecto: una vez que se aprueba cualquier caso de negocio, se puede definir el alcance del proyecto en su totalidad. A menudo, este es un proceso iterativo entre el equipo del proyecto y el cliente o patrocinador. Es fundamental llegar a un acuerdo sobre el alcance antes de pasar a la entrega para que todos los involucrados tengan una comprensión compartida de todos los elementos del proyecto. Traza la línea en la arena que define el proyecto.
3. Ejecución del proyecto: en esta fase, se desarrollan y completan los entregables. El alcance del proyecto debe ser un punto de referencia constante para mantener a los equipos del proyecto en la tarea y gestionar las expectativas de las partes interesadas.
4. Seguimiento del proyecto: el director del proyecto supervisará continuamente la progresión del proyecto. El plan del proyecto detallará el proceso que debes utilizar para ajustar los cronogramas, los recursos o el alcance.
5. Cierre del proyecto: después del proyecto, el director del proyecto y el cliente reflexionarán sobre el éxito del proyecto. Juntos analizarán los resultados frente a las metas y objetivos establecidos del alcance del proyecto, con los cambios acordados durante la entrega.

Al recopilar y documentar detalles precisos, el alcance del proyecto reflejará todos los requisitos del proyecto. Es más probable que los líderes de proyectos puedan entregar productos que cumplan con las expectativas de las partes interesadas a tiempo y dentro del presupuesto con un gran alcance detrás de ellos.

¿Qué es la fluencia del alcance?

Se trata de un escenario en el que las ocurrencias se dan luego de que el proyecto ha iniciado y los cambios no se encuentran definidos o anticipados dentro de una seria declaración del alcance de un proyecto. Cuando se produce un deslizamiento del alcance, puede afectar de forma negativa el cronograma del proyecto, la calidad del entregable, los recursos, el presupuesto y otros aspectos. Administrar el alcance de un proyecto puede ayudar a evitar sorpresas desagradables.

La importancia de definir el alcance de un proyecto

Escribir una declaración del alcance de un proyecto que incluya información sobre los entregables del proyecto es un primer paso en la planificación del proyecto. Los beneficios que proporciona una declaración del alcance del proyecto a cualquier organización que emprenda una nueva iniciativa incluyen los siguientes:

• Articula lo que implica el proyecto para que todas las partes interesadas puedan comprender lo que está involucrado.
• Proporciona una hoja de ruta que los gerentes pueden usar para asignar tareas, programar el trabajo y presupuestar adecuadamente.
• Ayuda a enfocar a los miembros del equipo en objetivos comunes.
• Evita que los proyectos, especialmente los complejos, se expandan más allá de la visión establecida.

Establecer el alcance de un proyecto asegura que los proyectos estén enfocados y ejecutados según las expectativas. El alcance proporciona una base sólida para administrar un proyecto a medida que avanza y ayuda a garantizar que los recursos no se desvíen o desperdicien en elementos fuera del alcance.

Cómo definir el alcance de un proyecto

La definición del alcance de un proyecto requiere que las partes interesadas del proyecto participen conjuntamente. Trabajan con los directores de proyectos para establecer los elementos clave de presupuesto, objetivos, calidad y cronograma. Para determinar el alcance, los gerentes de proyecto deben recopilar requisitos para lo que las partes interesadas necesitan del proyecto. Esto incluye los siguientes elementos:

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• El objetivo y los entregables del proyecto.
• Cuándo debe completarse el proyecto.
• Cuánto pueden pagar las partes interesadas por ello.

El objetivo es recopilar y registrar información precisa durante este proceso, de modo que el alcance del proyecto refleje todos los requisitos. Hacer esto mejora las posibilidades de que los líderes de proyectos entreguen productos que cumplan con las expectativas de las partes interesadas a tiempo y dentro del presupuesto.

Escribir una declaración del alcance del proyecto

Se trata de un documento escrito que incluye toda la información requerida para producir los entregables del proyecto. Es más detallado que una declaración de trabajo; ayuda al equipo del proyecto a permanecer concentrado en la tarea. La declaración del alcance también proporciona al líder del equipo del proyecto o al facilitador las pautas para tomar decisiones sobre las solicitudes de cambio durante el proyecto.

El enunciado del alcance del proyecto instituye lo que no se encuentra incluido en sus iniciativas, ya sea implícita o explícitamente. Los objetivos y tareas que no figuran en la declaración del alcance deben considerarse fuera de alcance. Los gerentes de proyecto también pueden enumerar trabajos específicos que no serán parte del proyecto.

Como tal, esta declaración establece los límites de un proyecto. Los líderes de proyecto deben tomar esos requisitos y trazar un mapa de lo que debería suceder y en qué orden deberían ocurrir esos elementos. Esto conduce a la creación de una estructura de desglose del trabajo. La WBS divide el trabajo planificado en porciones más pequeñas y definidas y tareas requeridas.

Una declaración de alcance bien articulada es una parte fundamental de la gestión eficaz de proyectos. El alcance del proyecto debe determinarse para cada proyecto, independientemente del método de gestión de proyectos que se utilice. Las partes interesadas del proyecto deben revisar el enunciado del alcance del proyecto, revisarlo según sea necesario y aprobarlo.

Una vez que se completa y aprueba la declaración del alcance del proyecto, los gerentes de proyecto pueden asignar tareas y dar instrucciones a sus equipos sobre lo que deben hacer para cumplir con los plazos, el presupuesto y los objetivos previstos.

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Elementos del alcance de un proyecto

El alcance de un proyecto debe tener los siguientes elementos:

1. Información relevante: recopila detalles de lo que el cliente / las partes interesadas necesitan del proyecto. Comunícate para averiguar qué problema debe resolverse, cuándo debes completarse el proyecto y cuánto pueden pagar por él. Comprende que es posible que tu cliente no comprenda por completo lo que se necesitas para "abarcar" completamente el proyecto.
2. Borrador: crea un borrador esquemático del alcance de tu proyecto que incluya lo que sabes. Consigue que todos los miembros del equipo del proyecto contribuyan. Apóyate en expertos en la materia. Considera todas las soluciones al problema, no solo la solución presentada por el cliente o patrocinador. Concéntrate en los entregables, qué especificaciones se necesitan para lograr los resultados deseados y cómo debe funcionar la solución en diferentes condiciones.
3. Colaboración: trabajar con las partes interesadas es clave en un proceso iterativo para definir todos los detalles del alcance. Esto asegura que las cosas importantes no se olviden y que todos estén en sintonía.
4. Acuerdo: Obtén la aceptación del alcance con todas las partes interesadas importantes. Es fundamental contar con un proceso de aprobación oficial que confirme que el documento está completo y es preciso. El alcance se utilizará durante todo el proyecto y no puede ser un objetivo en movimiento.

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Estos son algunos conejos que debes tomar en cuenta a la hora de la realización del alcance de un proyecto:

1. Demuestra el valor: ¿qué beneficios comerciales a largo plazo proporciona el proyecto? ¿Qué problemas resuelve? ¿Cómo aporta algo nuevo a los clientes? El alcance del proyecto será utilizado por muchas partes interesadas en diferentes situaciones a lo largo del proyecto. Debes comunicar los beneficios del proyecto.
2. Zona libre de jerga: el alcance del proyecto es para todos. Muchas partes interesadas diferentes de distintos departamentos con diferentes antecedentes y personas fuera de la organización y la industria se van a nutrir de él. Mantén el lenguaje simple y fácil de entender. Recuerda que es posible que tu cliente / partes interesadas no tengan un conocimiento profundo de los principios de gestión de proyectos.
3. Considera el panorama general: es importante pensar en factores organizacionales como la cultura, la infraestructura de TI y las condiciones del mercado al desarrollar el alcance de un proyecto. Si enfocas un proyecto en una burbuja, es probable que pierdas la marca.
4. No generalices: asegúrate de ser muy específico y de que no haya lugar para malentendidos.
5. Compruébalo tú mismo: haz que una persona independiente revise tu alcance (cumpliendo con los requisitos de confidencialidad, por supuesto). Haz que jueguen al abogado del diablo. ¿Pueden ver alguna laguna? ¿Tiene sentido todo esto? Ojos nuevos verán lo que el equipo del proyecto está demasiado cerca para darse cuenta.
6. Breve y atractivo: el alcance está diseñado para ser una guía de referencia rápida para más adelante, y debes contar con la aceptación de todo tipo de partes interesadas. Por lo tanto, mantenlo simple y guarda los detalles para tu plan de proyecto completo.
7. Utiliza elementos visuales: no a todo el mundo le gusta consumir grandes bloques de palabras. Divide el texto con tablas, listas e infografías para mantenerlo interesante.
8. Comparte tu alcance: no tiene ningún valor tener un gran alcance en tu cajón inferior (o escondido en algún lugar de la nube). Publícalo, habla sobre él y consúltalo con frecuencia. Como ocurre con la mayoría de las cosas en la gestión de proyectos, una buena comunicación es clave. Revisa el alcance con regularidad, especialmente si se están discutiendo cambios.

Planificación y gestión del alcance

Las actualizaciones y los cambios son parte del proceso de gestión de proyectos. A medida que avanza el trabajo, los gerentes deben controlar cuidadosamente los cambios que se realizan en el alcance del proyecto y documentarlos. Esto requiere fuertes destrezas en la gestión de proyectos. El proceso de gestión de cambios requiere también que los gerentes de proyecto y todas las partes interesadas se adhieran a la declaración del alcance del proyecto.

Deben reconocer qué elementos están dentro del alcance del proyecto y qué solicitudes están fuera del mismo. Los procesos de gestión de cambios ayudan a los directores de proyectos a determinar cómo evaluar las solicitudes de actualizaciones y modificaciones del proyecto. Distinguir entre las solicitudes necesarias y las que están fuera del alcance permite a las organizaciones evitar el deslizamiento del alcance.

La fluencia del alcance es cuando se agrega más trabajo a un proyecto mientras está en marcha. Puede agregar costos y trabajo innecesario, al tiempo que distrae de los objetivos y amenaza la calidad de los entregables previstos.

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Ejemplo de alcance de proyecto

Las declaraciones del alcance de un proyecto intentan proporcionar a las partes interesadas clave toda la información que necesitarán. Los siguientes son algunos elementos que deben incluirse en una declaración de alcance:

• Introducción: esto define el qué y el porqué de un proyecto. Un ejemplo sería "Este proyecto de creación y marketing de contenido lo está llevando a cabo la empresa RealContenid Inc. para distribuir artículos en su blog y sitios de redes sociales para aumentar el conocimiento de la marca y aumentar el tráfico al sitio web".
• Alcance del proyecto: esto define los requisitos del proyecto. Establece los objetivos generales para el cronograma y las tareas del proyecto e identifica quiénes estarán involucrados. En el ejemplo de creación de contenido, podría decir: "El proyecto incluirá investigación, redacción, estrategia de contenido y optimización de motores de búsqueda, y publicación en el sitio web de la empresa y en los perfiles de redes sociales, en diciembre de 2021. Meu Och, directora de contenido de la empresa, supervisará estas tareas. El personal y los redactores de contratos crearán los entregables".
• Entregables: la sección de entregables define lo que se proporcionará al final del proyecto y especifica una fecha de envío. En nuestro ejemplo, "Los entregables para el proyecto incluirán un artículo bien investigado de 2.000 palabras que se entregará a más tardar en la fecha especificada. Se entregarán diez artículos relacionados y vinculables, ampliando los puntos en el artículo principal sobre ese mismo plazo".
• Criterios de aceptación: esto describe los objetivos del proyecto y las métricas que se utilizarán para evaluar el éxito. Por ejemplo, "El artículo principal obtendrá 3.000 páginas vistas acumuladas dentro de los seis meses posteriores a la publicación y generará dos nuevos clientes potenciales".
• Exclusiones: esto describe lo que no se incluirá en el proyecto. Por ejemplo, "El proyecto no necesitará la creación de multimedia para acompañar los artículos".
• Restricciones: Aquí se enumeran los límites estrictos del proyecto y las cosas que no se pueden cambiar. Las limitaciones del proyecto pueden estar relacionadas con el cronograma del proyecto, el presupuesto del proyecto o cuestiones técnicas. Por ejemplo, "El proyecto tiene una fecha fija de presentación específica en el año 2021 y un presupuesto firme de 5,000 dólares".

Plantilla de alcance del proyecto

             [Título del proyecto]: alcance del proyecto

Introducción

Esta sección proporciona una descripción general de nivel alto del proyecto.

Alcance del proyecto

Coloca la declaración de alcance del proyecto. Esta sección debe incluir eso que el proyecto contiene y no contiene. Hacer esto ayudará a aclarar cuáles son las cosas que se incluyenen el proyecto, y a la vez, ayudará a evitar cualquier tipo de confusión de los miembros del equipo del proyecto y todas las partes interesadas.

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Proyectos Deliverable

Indica los entregables que se han planificado para el proyecto.

Criterios de aceptación del proyecto

Define los criterios de aceptación. ¿Qué objetivos se alcanzarán y cómo se medirá el éxito?

Exclusiones de proyectos

Lo que no se encuentra contenido en el alcance del proyecto.

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Las limitaciones del proyecto

Se colocan las restricciones fue existen en el proyecto, las fechas precisas, las limitaciones de personal o equipo, las restricciones financieras o presupuestarias, o cualquier limitación de tipo técnico.

Cuando se desarrolla una comprensión sólida acerca del propósito de un proyecto y definir, registrar y administrar de forma clara el alcance de un proyecto, se puede asegurar el hecho de estar bien posicionado para la entrega de un proyecto exitoso sin tener que lidiar con limitaciones impenetrables en el alcance.

Alcance del proyecto frente al alcance del producto

El alcance del proyecto no debe confundirse con el alcance del producto. El alcance del producto define las capacidades, características y funciones de los entregables al final del proyecto. Los líderes de proyecto deben crear una declaración del alcance del producto por separado. Deben utilizar tanto el alcance del proyecto como las declaraciones del alcance del producto para apoyarse mutuamente y establecer una comprensión clara de lo que cada proyecto pretende lograr.

Pensamientos finales

La definición del alcance del proyecto es un paso importante en la planificación y gestión del proyecto. Antes de que comience un proyecto, los gerentes de proyecto deben comprender cuál es el alcance del proyecto para determinar qué se debe hacer y qué queda fuera del proyecto. El alcance del proyecto se define en la declaración del alcance, un documento que proporciona los objetivos, cronogramas, tareas y entregables de un proyecto.

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Las declaraciones de alcance alinean las expectativas de las partes interesadas y brindan a los proyectos un marco para el éxito. Una vez que un proyecto está en marcha, es importante mantenerlo encaminado y dentro del alcance. Hay varias herramientas y estrategias de gestión de proyectos disponibles para ayudar a los equipos a hacer eso.

Un alcance de proyecto sólido es una base esencial para un proyecto exitoso. El alcance resume todos los aspectos importantes de un proyecto. Proporciona una visión clara del proyecto, de modo que todos los involucrados estén de acuerdo con los resultados. Garantiza que el equipo del proyecto se mantenga concentrado en sus tareas, a tiempo y dentro del presupuesto. Desarrollar tus habilidades para escribir alcances de proyectos efectivos preparará tus proyectos para el éxito.