Fases De La Planificación De Proyecto Básica

¿Te gustará conocer las fases de la planificación de proyecto básica? Gestionar un proyecto no es tarea fácil, sin importar la escala y el alcance. Desde la planificación de las minucias hasta el manejo de las demandas cambiantes de los clientes y el envío de los entregables a tiempo, hay muchas cosas que pueden salir mal. Cuando divides el proyecto en etapas manejables, cada una con sus propios objetivos y entregables, es más fácil controlar el proyecto y la calidad del resultado. Aquí veremos cómo desarrollar un proyecto en 5 etapas básicas. Te invitamos a quedarte con nosotros.

Qué es la planificación de proyecto básica

En una planificación de proyecto, si de alguna manera se encuentra en una posición en la que se espera que administres proyectos para tu organización y te sientes abrumado, es mejor comenzar a aprender las etapas básicas de las fases del ciclo de vida del proyecto.

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Según la Guía del PMBOK (Project Management Body of Knowledge) del Project Management Institute ( PMI ), un ciclo de vida de la gestión de proyectos consta de 5 fases distintas que incluyen el inicio, la planificación, la ejecución, el seguimiento y el cierre que se combinan para convertir la idea de un proyecto en un producto funcional.

Cinco fases de la gestión de proyectos

Las 5 fases básicas del proceso de gestión de proyectos son:

1. Iniciación del proyecto
2. Planificación de proyectos
3. Ejecución del proyecto
4. Seguimiento y control de proyectos
5. Cierre del proyecto

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Fase 1: inicio del proyecto

La fase de inicio del proyecto es la primera etapa para convertir una idea abstracta en un objetivo significativo. En esta etapa, debe desarrollar un caso de negocio y definir el proyecto en un nivel amplio. Para hacer eso, debes determinar la necesidad del proyecto y crear un estatuto del proyecto.

• La carta del proyecto es un documento importante que consta de detalles como las limitaciones del proyecto, los objetivos, el nombramiento del director del proyecto, el presupuesto, el cronograma previsto, etc.
• Una vez que tengas los objetivos y el alcance del proyecto, identifica a las partes interesadas clave del proyecto: las personas que participarán en el proyecto. Cree un registro de partes interesadas con los roles, la designación, los requisitos de comunicación y la influencia.

Si bien se establece un objetivo claro del proyecto en esta fase, la carta del proyecto no contiene ningún detalle técnico que suceda en la etapa de planificación.

Considera el ejemplo de un fabricante de automóviles asignado para desarrollar un vehículo eléctrico. La selección del diseño, la capacidad y la potencia de la batería del vehículo no será parte de la fase de inicio. La única certeza sería que un vehículo eléctrico se desarrollará dentro del plazo y el presupuesto dados.

Fase 2: planificación del proyecto

La etapa de planificación del proyecto requiere una diligencia completa, ya que establece la hoja de ruta del proyecto. A menos que esté utilizando una metodología de gestión de proyectos moderna como la gestión de proyectos ágil , se espera que la segunda fase de la gestión de proyectos tome casi la mitad del tiempo total del proyecto.

En esta fase, las tareas principales son identificar los requisitos técnicos, desarrollar un cronograma detallado del proyecto, crear un plan de comunicación y establecer metas / entregables.

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Existen varios métodos para establecer los objetivos del proyecto, pero SMART y CLEAR son los más populares.

Metas inteligentes:

Los criterios 'INTELIGENTES' garantizan que los objetivos que establezca para su proyecto sean analizados críticamente. Es un método establecido que reduce el riesgo y permite a los gerentes de proyecto establecer metas claramente definidas y alcanzables.

Objetivos claros:

El método "CLARO" para establecer objetivos está diseñado para adaptarse a la naturaleza dinámica de un lugar de trabajo moderno. Las empresas de hoy en día que avanzan rápidamente requieren flexibilidad y resultados inmediatos y CLEAR puede ayudarte con eso.

Durante la etapa de planificación, se define el alcance del proyecto. Existe la posibilidad de cambiar el alcance del proyecto, lo exige pero el director del proyecto debe aprobar el cambio. Los jefes de proyecto también desarrollan una estructura de desglose del trabajo (WBS), que visualiza claramente todo el proyecto en diferentes secciones para la gestión del equipo.

Un cronograma detallado del proyecto con cada entregable es otro elemento importante de la etapa de planificación. Usando esa línea de tiempo, los gerentes de proyecto pueden desarrollar un plan de comunicación del proyecto y un cronograma de comunicación con las partes interesadas relevantes.

La mitigación de riesgos es otro aspecto importante de la gestión de proyectos que forma parte de la etapa de planificación. El director del proyecto es responsable de extrapolar los datos anteriores para identificar los posibles riesgos de la gestión del proyecto. y desarrollar una estrategia para minimizarlos.

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Un elemento importante que los profesionales suelen pasar por alto es un plan de gestión de cambios eficaz. Como director de proyecto, debe estar preparado para incorporar algunos cambios en el proyecto para evitar cuellos de botella y retrasos en el proyecto.

En ausencia de un plan de gestión de cambios de trabajo, se produce un deslizamiento del alcance y causa grandes problemas para el equipo del proyecto en las últimas etapas del proyecto. Por lo tanto, es mejor reducir la posibilidad de cambios imprevistos tanto como sea posible.

Fase 3: ejecución dentro de la planificación de proyecto

La etapa de ejecución dentro de la planificación de proyecto es donde su equipo hace el trabajo real. Como gerente de proyecto, su trabajo consiste en establecer flujos de trabajo eficientes y monitorear cuidadosamente el progreso de su equipo.

Otra responsabilidad del director del proyecto durante esta fase es mantener una colaboración eficaz y constante entre las partes interesadas del proyecto. Esto asegura que todos permanezcan en la misma página y que el proyecto se ejecute sin problemas y sin problemas.

Puede recibir ayuda de las mejores herramientas de colaboración de proyectos que están disponibles en el mercado. No solo le facilitarán la vida, sino que también mejorarán la eficiencia y aumentarán la productividad de su equipo.

Fase 4: Seguimiento y control dentro de la planificación de  proyecto

En el proceso de gestión de proyectos, la tercera y cuarta fases no son de naturaleza secuencial. La fase de seguimiento y control del proyecto se ejecuta simultáneamente con la ejecución del proyecto, lo que garantiza que se cumplan los objetivos y los entregables del proyecto.

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Como gerente de proyecto, puede asegurarse de que nadie se desvíe del plan original estableciendo Factores Críticos de Éxito (CSF) e Indicadores Clave de Desempeño (KPI).

Durante la fase de seguimiento de la gestión del proyecto, el director también es responsable de realizar un seguimiento cuantitativo del esfuerzo y el coste durante el proceso. Este seguimiento no solo garantiza que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto, sino que también es importante para proyectos futuros.

Fase 5: El cierre dentro de la panificación de proyecto

Esta es la fase final del proceso de gestión de proyectos. La etapa de cierre del proyecto indica el final del proyecto después de la entrega final. Hay ocasiones en las que se contrata talento externo específicamente para el proyecto contratado. Rescindir estos contratos y completar la documentación necesaria también es responsabilidad del director del proyecto.

La mayoría de los equipos realizan una reunión de reflexión después de la finalización del proyecto para contemplar sus éxitos y fracasos durante el proyecto. Este es un método eficaz para garantizar la mejora continua dentro de la empresa para mejorar la productividad general del equipo en el futuro.

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La tarea final de esta fase es revisar todo el proyecto y completar un informe detallado que cubra todos los aspectos. Todos los datos necesarios se almacenan en un lugar seguro al que pueden acceder los directores de proyecto de esa organización.

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Simplifica tu proceso de planificación de proyectos

Hoy en día, el uso de software de planificación de proyecto basado en la nube es una forma común de almacenar todos los documentos relacionados con el proyecto.

Dividir un proyecto en múltiples fases le da al proyecto una apariencia de previsibilidad. Proporciona un marco para operar, lo que facilita la planificación y la ejecución. Si bien las hojas de cálculo y las notas post-it eran suficientes en el pasado, el requisito de la gestión de proyectos digitales es completamente diferente.

Necesitas las herramientas adecuadas para planificar, organizar y realizar un seguimiento de los proyectos. Necesitas un software de gestión de proyectos en línea para simplificar las fases de gestión de proyectos para cada proyecto.