Qué Es La Departamentalización – Definición, Importancia Y Uso

¿Te gustaría saber qué es la departamentalización y para qué funciona? Todas las grandes empresas tienen varios departamentos. Estos departamentos son unidades especializadas que realizan funciones específicas para una empresa.

La mayoría de las organizaciones tienen departamentos funcionales de recursos humanos, contabilidad, ventas y tecnología de la información. La departamentalización es el proceso de agrupar actividades, clientes o funciones profesionales en grupos especializados de una organización con el fin de crear una mejor coordinación.

Analogía sobre la departamentalización

Una tienda por departamentos es una buena analogía de cómo funciona la departamentalización en la práctica. Una tienda departamental tiene diferentes secciones para materiales o mercancías específicas. Cada sección está diseñada en torno a un producto específico. La departamentalización de productos dentro de una organización es similar a la de una tienda por departamentos. Una empresa que fabrica varios productos creará departamentos separados para cada línea de productos. Esto hace que todos los departamentos de la organización sean eficientes.

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Algunas organizaciones separan los grupos empresariales por tipo de cliente. A esto se le llama departamentalización de clientes. La industria de las tarjetas de crédito utiliza este enfoque para administrar el crédito. Dentro de una empresa de tarjetas de crédito, los clientes se clasifican como clientes comerciales, clientes de alto crédito o clientes de alto riesgo. Este enfoque permite a la compañía de tarjetas de crédito crear productos y servicios basados ​​en un tipo específico de cliente, con expertos en ese campo.

La departamentalización geográfica es el enfoque empresarial de dividir una organización en regiones del país o del mundo. La mayoría de las grandes empresas internacionales utilizan este enfoque. Al tener servicio al cliente disponible en un país o región específicos, los productos y servicios pueden diseñarse para mejorar la experiencia del cliente en esa área. Esto funciona bien para empresas con clientes de culturas orientales y occidentales, ya que generalmente tienen expectativas diferentes.

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La departamentalización de procesos es una estrategia empresarial análoga a una línea de montaje. La creación de una organización que agrupa las actividades de acuerdo con un flujo de proceso específico genera una mayor productividad. Un buen ejemplo de departamentalización de procesos está integrado en los centros de servicio al cliente. Los clientes generalmente se envían a través de unidades específicas según el producto y el problema. Estos pueden incluir facturación, defectos, garantías o quejas generales.

Con el aumento de fusiones en las últimas décadas, la departamentalización de marcas también se ha convertido en una estrategia de gestión de clientes. Hay varios tipos de hoteles y cadenas en la industria hotelera que generalmente son propiedad de una importante organización hotelera. Estos van desde moteles de gama baja hasta complejos turísticos de cinco estrellas de lujo. Esta versión de la división de marca crea la lealtad del cliente hacia la marca específica.

Uno de los problemas que enfrentan las empresas cuando utilizan un enfoque de departamentalización es la presentación de informes para toda la organización. Con cada departamento trabajando como una unidad independiente, resulta difícil informar para la empresa más grande. Por lo general, esto requiere un proceso de incorporación significativo.

Departamentalización: significado, objetivos, tipos, ejemplos y ventajas

La departamentalización se define como un proceso que agrupa actividades en diferentes departamentos. Estos departamentos se crean para que las tareas se puedan realizar por especialización dentro de la organización. Lo encontrarás tanto en organizaciones privadas como públicas.

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Departamentalizar también se refiere a la estructura formal de una organización que incluye varios departamentos y posiciones y sus respectivas relaciones entre sí.

¿Qué es la departamentalización?

Para lograr el objetivo común de una organización, la empresa combina equipos en diferentes departamentos. Estos cuentan con varios empleados que realizan un tipo similar de actividades para el mejoramiento de su empresa.

Agrupa a las personas según las funciones y actividades que realizarán en un solo departamento. Si ve una escalera corporativa, encontrará que todos los niveles que vienen debajo de la parte superior y todos los siguientes se han departamentalizado.

Los departamentos están encabezados por altos ejecutivos que también se conocen como gerentes en algunos casos de su departamento. Son responsables de delegar deberes y tareas a los empleados de su departamento.

Los empleados de cada departamento son responsables ante su jefe de departamento por su desempeño.

5 Objetivos de la departamentalización

Los objetivos de la departamentalización son los siguientes:

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1. Manteniendo el control
2. Simplificando el proceso operativo en la empresa
3. Agrupar las actividades especializadas bajo un mismo paraguas
4. Incrementar la eficiencia de la gestión y, en última instancia, de la organización.
5. Fijación de responsabilidades y, por supuesto, rendición de cuentas.

Ejemplos de departamentalización

ABC Company es una empresa multinacional con oficinas en Estados Unidos e India. Ha creado varios departamentos por las diferentes ubicaciones geográficas y porque necesita realizar funciones de trabajo sistemáticas y específicas.

Estos son ejemplos de departamentalización geográfica y departamentalización funcional, respectivamente.

Tipos de departamentalización

Algunos tipos populares de departamentalización son los siguientes:

# 1. Departamentalización funcional

En este tipo de departamentalización, la empresa crea departamentos en función de las funciones; actúan para la empresa.

Por ejemplo, encabezará todos los especialistas relacionados con las finanzas en un departamento de finanzas y con el marketing en ese departamento y no al revés.

La departamentalización funcional es beneficiosa para la empresa, ya que integra la experiencia y maximiza la eficiencia y la productividad. Como todas las actividades relacionadas las lleva a cabo un grupo de personas capacitadas y de conocimientos compartidos y de ideas afines en un solo lugar, puede esperar actividades especializadas y excelentes resultados.

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Algunos de los departamentos funcionales comunes y populares son Logística, finanzas, fabricación, contabilidad, marketing, TI y recursos humanos. Todos los puestos importantes están ocupados por expertos que facilitan una mejor integración y coordinación.

# 2. Departamentalizar geográfico

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Cuando una empresa organiza departamentos a lo largo de líneas geográficas , se denomina departamentalización geográfica. Las empresas multinacionales tienen sus oficinas en todo el mundo y han creado departamentos basados ​​en las regiones para manejar las actividades de la empresa.

La departamentalización geográfica asegura que se satisfaga una necesidad cultural, social y política de la región. Cuando los gerentes son enviados de un lugar a otro, también obtienen capacitación experta para manejar diferentes escenarios.

Este tipo de departamentalización permite a la empresa beneficiarse del bajo costo de las operaciones, ya que pueden capitalizar fácilmente las condiciones locales según sus requisitos.

# 3. Departamentalizar producto

Este tipo de departamentalización es perfecto para una empresa a gran escala que se ocupa de múltiples productos. Agrupa todas las actividades relacionadas con la entrega y desarrollo de productos en un departamento específico.

La departamentalización de productos se vuelve vital cuando la fabricación, el marketing y el manejo de cada producto tienen la importancia debida para la empresa. Da toda la responsabilidad a cada producto y asegura instalaciones de producción especializadas.

# 4. Procesar departamentalizar

Cuando una empresa agrupa actividades por los procesos de producción, se conoce como Departamentalización de Procesos. Los departamentos necesitarán el material y la mano de obra adecuados para llevar a cabo sus operaciones y tareas sin problemas.

# 5. Departamentalización de clientes

Cuando una empresa se centra en las necesidades y deseos de los clientes, crea departamentos de acuerdo con diferentes clases o tipos de clientes y clientes. Esto se conoce como departamentalización de clientes.

Presta atención a la satisfacción del cliente para mejorar la cifra de ventas y la imagen de marca de una empresa.

# 6. Departamentalizar divisional

Cuando una corporación inicia líneas independientes que operan como entidades separadas, se conoce como departamentalización divisional.

# 7. Matrix departamentalizar

Este tipo de departamentalización integra la departamentalización funcional y de proyectos para mejorar las economías de escala.

# 8. Grupo de trabajo de planificación

Este tipo de departamentalización se crea en condiciones extremas cuando la organización necesita atender una circunstancia particular y especial. Por ejemplo, si hay un desastre natural repentino en su área, la empresa creará un departamento de grupo de trabajo especial para manejar los asuntos relacionados.

Ventajas de usarlo

Las numerosas ventajas de la departamentalización son las siguientes:

1. La departamentalización es una agrupación eficaz que permite un trabajo significativo
2. Es fácil coordinar diferentes trabajos en el mismo departamento.
3. La departamentalización da como resultado la integración del trabajo
4. Consigue una ventaja económica
5. La departamentalización permite la utilización de las condiciones locales a través de bajos costos operativos.
6. Simplifica la formación
7. Utiliza habilidades especiales y capacitación especializada para aumentar la productividad personal y empresarial.
8. La departamentalización ayuda a la empresa a beneficiarse de la especialización
9. Existe un sentimiento de autonomía ya que al gerente se le otorga el poder de tomar decisiones independientes
10. Aumenta la posibilidad de crecimiento y expansión.
11. Los departamentos se crean para fijar el rol de cada persona involucrada. Las responsabilidades son claras y precisas, y cada persona ahora es responsable de su acción.
12. Todos los departamentos son específicos y los trabajadores dentro de ellos tienen una mayor posibilidad de mejorar y aprender más de las habilidades. En realidad, actúa como capacitación en el trabajo. Si el gerente se encuentra con alguien en su grupo que cree que necesita capacitación especializada, puede organizarla fácilmente.
13. Es fácil evaluar el desempeño gerencial ya que las tareas se asignan en función del departamento.
14. La departamentalización da como resultado un mejor control administrativo.

Desventajas de la departamentalización

Las desventajas de la departamentalización son las siguientes:

1. A medida que los departamentos continúan creciendo, crea menos adaptabilidad dentro de la organización.
2. Cuando una empresa agrupa actividades y personas en un departamento específico, hay poco margen para la flexibilidad
3. Dificultad en la coordinación entre diferentes departamentos.
4. Menos responsabilidad y rendición de cuentas, ya que los departamentos se preocupan por su propio espacio y no por la empresa en su conjunto.
5. Demasiado énfasis en la especialización
6. Crecientes conflictos entre diferentes departamentos

Factores a considerar en la departamentalización

Una organización fomenta la departamentalización para aumentar su eficiencia y productividad. Los factores que se consideran para crear departamentos adecuados son los siguientes:

# 1. Especialización

La especialización ayuda a los trabajadores a convertirse en expertos en su campo para maximizar la eficiencia. Es importante agrupar a los empleados y las actividades de tal manera que pueda resultar en la especialización del trabajo y así asegurar la economía de las operaciones.

#2. Control

El control efectivo ayudará a una empresa a lograr los objetivos de una empresa ineficiente y económica. Crear departamentos de tal manera que se puedan tomar las acciones oportunas para asegurar un desempeño óptimo.

# 3. Coordinación

Varias actividades necesitan coordinación urgente y deben agruparse en un solo departamento

# 4. Atención adecuada

La atención adecuada es un factor importante en la creación de departamentos. Garantiza una atención especial a las áreas vitales y que no se duplique ninguna actividad.

# 5. Consideración humana

Los departamentos deben crearse después de dar énfasis a la consideración humana como aspiración, actitud y patrón cultural de los empleados.

# 6. Condición local

Es importante prestar atención a las condiciones locales y realizar ajustes según los recursos disponibles antes de crear los departamentos necesarios. Las condiciones de las áreas geográficas varían de una a otra, por lo tanto, tenga en cuenta las condiciones locales de antemano.

# 7. Economía

Cuando crea departamentos separados, aumenta el costo de una empresa en términos de personal, equipo y espacio adicional. La prioridad número uno de una organización es utilizar sus servicios físicos para lograr la máxima economía mientras crea los departamentos necesarios.

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Conclusión

Como puedes ver, la departamentalización es un campo muy importante dentro de todas las organizaciones y empresas, sin ella una compañía quebraría. Cada sección está diseñada en torno a un producto específico. Es por eso que siempre debe estar presente. Esperamos haberte ayudado con esta información.