10 Alternativas a Access

Las pequeñas, medianas y grandes empresas o los profesionales individuales tuvieron que atravesar la época rudimentaria de crear bases de datos “a mano” hasta la aparición de Access.

Este increíble software de código abierto viene incluido en el paquete de Office y funciona de maravilla para la gestión de datos, procesamiento de la información y generando informes sobre todo lo que necesites.

Es excelente, pero no es la única, pues existen otras alternativas a Access para checar.

Nunca está de más dejarse llevar por las grandes propuestas que nos proporcionan los desarrolladores destacados de la web.

Cada vez aparecen más programas para llevarle la competencia a Microsoft con su ofimática, aunque en este ámbito quizás sea en menor escala.

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De cualquier modo, queremos que conozcas todo sobre las diez aplicaciones más funcionales en su estilo. Sin más, nuestro TOP 10 de las mejores alternativas a Access para hacer bases de datos.  

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1. Base de Apache OpenOffice

Si no conoces sobre Apache OpenOffice, es un software alternativo a Office que te permite acceder a todo un paquete de ofimáticas destacado y open source, por lo que no tendrás que pagar nada para usarlos. Base es la contraparte de Access y te dejará hacer todos los trabajos que puedas imaginar.

Aunque es un poco limitado, pues no incluye varias funciones elementales como la organización de datos mediante marcos y la posibilidad de trabajos compartidos con otros usuarios.

Pero Base de Apache OpenOffice si es compatible con la versión de Access, por si quieres editar documentos realizados desde allí. La interfaz se asemeja bastante y tienes algunas herramientas que te serán útil.

Por ejemplo, puedes crear una especie de bóveda desde donde proteger toda la información que contengas.

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También tienes la oportunidad de hacer algunos cálculos rápidos y aprovechar de amplios sistemas de organización, en el caso de que ese detalle sea importante.

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2. Base de LibreOffice

LibreOffice es un paquete de ofimáticas que nació de OpenOffice. Es un cuento largo, pero eso no es lo importante. Lo que debes saber es que esta versión de base es un poco más amplia para trabajar.

Destacando entre sus funciones, no podemos dejar de mencionarte que todos los programas del software, incluyendo Math, Calc, Draw, Write e Impress son compatibles con la base de datos, principalmente para intercambiar información, compartir algunos elementos, etc…

De cualquier modo, Base de LibreOffice es una alternativa muy buena si necesitas un programa compatible con varios sistemas operativos, incluyendo Linux y Windows. En el caso de la administración de los datos.

Puedes aprovechar su relación con MariaDB, MySQL y PostgreSQL, así como los tipos de bases de datos complementarios como ODBC y hasta JDBC, dependiendo de tus necesidades. En el mismo orden de ideas, puedes abrir los documentos de Access y de Open Office.

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3. MySQL

Y si entras dentro del rango de usuarios experimentados que necesitan alternativas a Access que estén a su altura, entonces MySQL podría funcionar de maravilla. Es importante saber que este software funciona para la creación de base de datos complejas, las cuales se realizan desde navegadores webs y con diversos tipos, incluyendo MongoDB, MySQL y MariaDB, claro está. Estas tres opciones podrían ser suficientes para realizar trabajos sólidos y estables para tu compañía.

Por otra parte, MySQL necesita que tengas conocimientos avanzados en el área, por lo que no es una propuesta para principiantes. Esto significa que debas manejar información sobre cómo trabajar con HTML5 y hasta con CSS en la organización de todos los datos recogidos.

Además, por tratarse de una propuesta online, funcionará de maravilla para diversos equipos de escritorios o teléfonos inteligentes y tablets. Lo único negativo es que no cuenta con la compatibilidad para archivos de Access.

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4. Kexi

DeCalligra Suite es un paquete de ofimáticas alternativo al de Microsoft, lo que incluye un montón de programas adicionales como Kexi. En realidad, este software solo está disponible para la versión de Linux y sus múltiples distribuciones, pues no viene empaquetado para Windows y Mac.

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Tampoco presenta compatibilidad con los archivos de Access, lo que te limitará aún más si lo que quieres es terminar con la creación de bases de datos creadas en ese programa. Pero no todo tiene que ser malo.

De hecho, Kexi es una propuesta bastante ligera y entra dentro de la clasificación de alternativas a MS Access más fácil de comprender, además de que es la versión predilecta para los equipos Linux.

Es compatible con múltiples versiones, incluyendo servidores SQL como MySQL, Microsoft SQL, PostgreSQL y hasta dBase. También puedes generar archivos compatibles con Microsoft Access, pero para abrirlos desde ese programa y no viceversa. Puede valer la pena para muchos.

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5. nuBuilder Forte

Aprender y construir es una tarea de todos los días. Aquellos aficionados que están incursionando en el mundo de la creación de base de datos, es mejor que comiencen con nuBuilder Forte.

Lo importante de esta propuesta es que trabaja directamente desde la web, pues es una versión online que se basa en MySQL. Todas las herramientas de construcción te permitirán guardar tus proyectos para continuarlos más tarde desde cualquier navegador, sin importar el equipo de origen.

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Además, nuBuilder Forte soporta varios formatos de escritura como JavaScript, HTML, SQL y PHP, entre otras opciones para seleccionar. La interfaz es muy sencilla y simplificada, pero no se aleja mucho de lo que sueles encontrar en este tipo de softwares.

Tampoco tendrás que pagar por ella ni por usarla, aunque si hay algunas funciones extras pro para adquirir. Para comenzar por algo simple y que brinde buenos resultados, esta será una opción que no tiene pérdidas para nadie.

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6. Glom

A medida que avanzamos con las alternativas a Access, vemos versiones un poco inferiores, pero que no dejan de ser buenas. Glom es una de ellas y funciona para equipos Windows y Linux. Sin embargo, para los dispositivos de Microsoft no hay actualizaciones recientes.

El formato de organización de los datos es PostgreSQL, lo suficiente para crear cosas sencillas como listas de contactos, pero puedes emplearlo también para otros proyectos, dependiendo de lo que estés dispuesto a realizar.

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Claro que Glom tampoco es compatible con los archivos de Access, los cuales se actualizaron hasta un punto en que este software se quedó atrás por mucho. Pero una de las cosas que si la hacen merecedora de una oportunidad, es que ella te puede generar informes detallados sobre todos tus trabajos.

Esto puede resultado beneficioso por si estás haciendo bases de datos para terceros o para conocer un poco más sobre los alcances de la que estás diseñando actualmente. Pruébala.

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7. DB Browser para SQLite

Para ir directo al grano y hacer un trabajo como si estuvieses en el jardín de niños, DB Browser te dará la mano que tanto necesitas. Realmente es un buen software con la que encuentras una hoja parecida a las de Excel.

Allí tan solo deberás rellenarlo con los datos que necesitas para tu trabajo y listo. Puedes fusionar varias hojas, exportarlas para editarlas con Access y todo sin dejar de trabajar desde tu propio navegador. Creemos que es la mejor alternativa para los principiantes.

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8. Axisbase

La forma más fácil de hacerle seguimientos a las evoluciones de tus empresas es a través de Axisbase. Este software se instala en los equipos que obtienen estos datos y comienzan a registrarlos automáticamente, con la posibilidad de hacer cambios manuales todo el tiempo.

Por otra parte, será muy sencillo obtener hojas generadas con informes, los que podrás visualizar desde cualquier lugar accediendo únicamente al sitio oficial del programa. Puede funcionar para PYMES.

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9. PostgreSQL

Con PostgreSQL podrás diseñar buenas bases de datos, pero esta vez en base a objetos. Funciona como un lenguaje también que podemos encontrar en las anteriores opciones, así que quizás el nombre te suene familiar.

Puedes realizar trabajos completos para exportar en los formatos más reconocidos, incluyendo Access. Además de que trabaja desde su página web, desde donde se estructurarán los datos que necesites. Pero necesitarás tener algo de conocimiento para usarla.

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10. Microsoft SQL Server

Es un servidor, utilizado incluso por Access y es donde se almacenan gran parte de los datos y la información que se realizan en varias de las aplicaciones alternativas a Access.

Claro que para ello tendrás que utilizar un programa compatible y con cuenta con todo ese conjunto de herramientas que te facilitan el resto de las opciones, pero si lo que necesitas es un buen servidor SQL desde donde hacer buenos trabajos, quizás deberías comenzar a llenarte de información sobre este.

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Diseña base de datos, obtén informes generados, disfruta de formatos como JavaScript, HTML, SQL y PHP y más con las alternativas a Access. Office es un paquete muy completo con programas que nos ayudan en casi cualquier cosa.

Para el ámbito de las bases de datos, tanto empresariales como personales y sin importar su nivel de experiencia, todas las propuestas que te acabamos de presentar funciona muy bien. Así que puedes seleccionar la que más se adapte a tus necesidades.

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Hay ocasiones en las que, realizando la revisión de un artículo particular, terminamos recomendándote la descarga de otros softwares o programas. Aquí hicimos eso en varias ocasiones, pero lo importante para ti es que ya tienes las opciones más increíbles para trabajar en bases de datos profesionalizadas.

No dejes que nadie lo haga por ti y selecciona la que más te guste. Hasta aquí nuestro TOP 10 de las mejores alternativas a Access de Office.

Así como Excel ha lograd hacer la vida de muchos más sencilla, Microsoft ha creado Access, una base de datos que también es aplicable para el manejo de data pero que funciona de manera diferente a su compañero Excel.

¿Qué es Microsoft Access?

Microsoft Access es una herramienta de datos que se encuentra en la categoría de Bases de datos de una pila tecnológica. Access se ha convertido en una herramienta muy sencilla de usar para crear aplicaciones comerciales utilizando plantillas previas o creando documentos desde cero.

Tiene herramientas de diseño ricas e intuitivas que pueden ayudar a los usuarios a crear aplicaciones atractivas y altamente funcionales en una cantidad mínima de tiempo.

Microsoft Access es un miembro de la familia de aplicaciones de Microsoft 365 y se considera una poderosa herramienta de productividad que ha sido diseñada para empresas y usuarios empresariales específicamente.

Al igual que Microsoft Excel, Access permite ver y editar datos, pero Access es más poderoso que Excel ya que puede manejar muchos más datos a la vez.

¿Para qué sirve Access?

Microsoft Access es una herramienta de administración de información que te ayuda a almacenar información para referencia, informes y análisis. Access ayuda a analizar grandes cantidades de información y administrar datos relacionados de manera más eficiente que Microsoft Excel u otras aplicaciones de hojas de cálculo.

¿Cómo funciona Microsoft Access?

Microsoft Access funciona de la misma manera que cualquier base de datos, almacenando información relacionada en conjunto y permitiéndote crear conexiones (comúnmente llamadas relaciones) entre diferentes cosas.

Las relaciones entre dos cosas diferentes en Microsoft Access pueden ser muy simples (como un contacto en un cliente y el cliente mismo) o complejas.

Los datos se almacenan en tablas de Microsoft Access (piensa en ellas como mini hojas de cálculo que almacenan solo un tipo de cosas). Una tabla puede tener muchos campos (considérelos como columnas en una hoja de cálculo).

Cada campo de una tabla se puede configurar para permitir o evitar que los usuarios ingresen cierta información (por ejemplo, podrías decir que un campo solo acepta fechas, otro solo puede permitir que un usuario ingrese un valor numérico, mientras que otro les permite ingresar cualquier cosa que quieran).

A continuación te damos una descripción más específica de los elementos principales de Access y cómo se utilizan:

• Tablas: Access almacena sus datos en tablas. Puede crear una única base de datos que incluya todos los datos de todo el proyecto; esto a menudo se denomina base de datos "plana".
• Bases de datos relacionales: sin embargo, casi siempre es más fácil crear muchas tablas, cada una de las cuales contiene elementos de los datos que se deben rastrear para un proyecto (por ejemplo, una empresa puede mantener tablas separadas para datos de productos, pedidos, clientes e información de envío). Cada una de las tablas se puede interrelacionar y conectar entre sí; esto se denomina base de datos relacional, lo que permite a los desarrolladores crear muchas bases de datos relativamente simples y relacionarlas entre sí.
• Formularios: los desarrolladores de bases de datos a menudo crean formularios que permiten a los usuarios ingresar información en la base de datos sin usar una hoja de cálculo. Al evitar la necesidad de ingresar datos en una tabla similar a una hoja de cálculo, hay muchas menos posibilidades de errores de ingreso de datos.
• Consultas: las consultas son otro elemento común en las bases de datos de Access. El programa admite consultas sofisticadas para encontrar información en la base de datos, lo que puede ser importante cuando la base de datos puede contener miles de entradas.
• Informes: Access permite a los usuarios crear informes personalizados de forma rápida y sencilla. Un asistente de informes facilita la clasificación, el agrupamiento y la etiqueta de datos para facilitar la impresión y el intercambio.

En conjunto, estos componentes permiten a las empresas y organizaciones gestionar y comprender las grandes cantidades de datos que necesitan almacenar.

Descargar Microsoft Access

Access es una herramienta de Microsoft que debe ser comprada para usarse. Esto quiere decir que debemos ingresar a la página oficial de Microsoft para hacer la compra que activará la descarga de la aplicación.

En la página también hay una opción para disfrutar de una prueba gratuita, lo que es ideal para las personas o empresas que no saben si esta es la herramienta correcta para ellos. Pueden probarla y luego, deben comprarla para poder disfrutar de todos sus beneficios.

¿Cómo instalar Access?

Para instalar Access, necesitará el instalador de Access u Office (en CD o archivo descargado). Luego, debes seguir estos pasos:

• Asegúrate de que tu sistema cumple con los requisitos básicos de Access.
• También debes verificar que tu sistema operativo esté actualizado.
• Inicia el instalador de Office. Si está trabajando desde una copia descargada de Office, debes abrir el archivo que descargaste de Microsoft. El proceso de instalación comenzará automáticamente y se te pedirá que esperes mientras el sistema se conecta a tu cuenta.
• Ahora se te solicitará que inicies sesión en tu cuenta de Microsoft. También puedes optar por omitir este proceso haciendo clic en “No gracias, tal vez más tarde”.
• Se te pedirá que esperes algunos minutos mientras el instalador completa su trabajo.
• Cuando se haya completado la instalación, es posible que se te solicite reiniciar la computadora.
• Una vez la computadora se haya reiniciado, lo primero que debes hacer es visitar el sitio de Microsoft Update para descargar los parches de seguridad de Access. Este es un paso crítico.

¿Cuánto cuesta Access?

Aunque en la página oficial de Microsoft no pudimos encontrar un precio para la compra de esta herramienta, en otras páginas webs se menciona que la compra de solo Access podría llegar a los $139,99 pagados en una sola cuota para descarga e instalación.

Por otra parte, si se adquiere el paquete Office 365, se debe cancelar una cuota mensual que ronda los $7,99. La buena noticia es que al comprar el paquete de Microsoft Office 365 tendremos Access incluido.

Ventajas

Con una planificación cuidadosa y una configuración bien pensada, Access le brinda al usuario un “contenedor” consistente para los datos que se pueden recuperar, manipular y reportar de manera confiable.

Al incorporar las "reglas" que deben seguirse en el momento de la entrada, se garantiza un producto final consistente y confiable. (Por ejemplo, una regla podría ser que un campo siempre debe ser un número).

Aunque la curva de aprendizaje para el diseño de consultas, formularios e informes de Access puede ser empinada, vale la pena el esfuerzo. Los formularios e informes que calculan totales, impuestos y descuentos, por ejemplo, son lo más usado de las aplicaciones comerciales de MS Access.

A pesar de los “peligros” de la edición global mediante consultas de actualización y eliminación, que si se aplican por error podrían arruinar una base de datos, estas consultas proporcionan una capacidad de edición tremendamente poderosa. Se pueden revisar, reemplazar o mover miles de registros a otro lugar mediante una consulta ejecutada cuidadosamente (y reutilizable).

Access es una base de datos relacional. Aquí es donde Access deja a Excel "en el polvo". Una base de datos relacional permite la vinculación de tablas individuales mediante campos comunes. Cuando se vinculan tablas como "Clientes" y "Productos", por ejemplo, cada tabla se puede mantener y actualizar por separado, pero se puede vincular a una nueva tabla "unida" para un historial de compras de productos, etc.

Desventajas

Access necesita una planificación y un tiempo de configuración más cuidadosos. Es realmente un "sistema de gestión de bases de datos" donde el último paso es la entrada de datos.

Con Excel, la entrada de datos comienza inmediatamente y la mayoría de los cálculos y el formateo se pueden realizar "sobre la marcha"; no es así con Access, donde cada campo y mesa deben diseñarse teniendo en cuenta el producto final.

Aunque las bases de datos de Access pueden evolucionar y crecer, el proceso debe administrarse con cuidado para no estropear lo que ya se ha diseñado.

En Access, los cálculos matemáticos se realizan mediante consultas y diseño de informes y tablas ad hoc. Ambos métodos pueden ser engorrosos y cada uno requiere conocimientos de programación de bases de datos detallados (y, a veces, misteriosos).

Los cálculos de Excel, por otro lado, son mucho más sencillos y transparentes. Además, Excel hace un trabajo mucho mejor en la producción de cuadros y gráficos que Access.

La edición de tablas en Access es engorrosa y más lenta que en Excel. Además, la "edición global" en Access se realiza mejor mediante una actualización especial y consultas de eliminación.

Estas consultas no son para los débiles de corazón y constituyen una especie de "opción nuclear". Una vez ejecutadas, estas consultas pueden adulterar o borrar irremediablemente miles de registros de datos.