Secretario Ejecutivo: Principales Deberes Y Calificaciones

Un Secretario Ejecutivo, o Asistente Ejecutivo, es responsable de apoyar las tareas laborales diarias de un Ejecutivo o Administrador de la empresa. Sus deberes incluyen mantener el calendario de citas de un Ejecutivo, revisar los documentos antes de enviarlos a los empleados de la empresa o a las partes interesadas y responder llamadas telefónicas o correos electrónicos en nombre del Ejecutivo.

Deberes y responsabilidades del secretario ejecutivo

Un Secretario Ejecutivo realiza múltiples tareas de apoyo administrativo, organizativo y de atención al cliente para garantizar que los profesionales a los que asiste cuenten con todos los recursos que necesitan. Sus deberes y responsabilidades incluyen:

1. Contestar teléfonos y dirigir las llamadas a las personas correctas.
2. Saludar a los visitantes y dirigirlos al lugar apropiado.
3. Gestión de calendarios múltiples o complejos para reuniones, viajes y compromisos personales.
4. Hacer arreglos de viaje para profesionales en la oficina y visitantes especiales.
5. Sentarse en las reuniones para tomar actas.
6. Creación de memorandos, informes y agendas según sea necesario.
7. Negociación con proveedores y vendedores para recopilar cotizaciones, pedir suministros y mantener el inventario de la oficina.
8. Preparación de estados financieros, facturas, cartas y extractos
9. Difundir memorandos, informes y otra información a colegas relevantes

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¿Qué hace un Secretario Ejecutivo?

Los secretarios ejecutivos suelen trabajar para corporaciones para brindar apoyo administrativo y garantizar un entorno de trabajo productivo. Saludan a los visitantes de la oficina y les recuerdan a los ejecutivos fechas límite o reuniones importantes.

Su trabajo consiste en trabajar en estrecha colaboración con un ejecutivo para completar tareas administrativas y realizar tareas de investigación de mercado o análisis de datos cuando los ejecutivos tienen tareas más complejas que atender.

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Es posible que también necesiten tomar notas durante las reuniones con la alta dirección, escribir las actas de las reuniones y enviarlas por correo electrónico a los asistentes después de las reuniones.

Educación y entrenamiento

Aunque un graduado de la escuela secundaria generalmente califica para un puesto de secretaria de nivel de entrada, muchas organizaciones prefieren o requieren que una secretaria ejecutiva tenga una licenciatura. Los cursos universitarios para este puesto incluyen inglés comercial, alfabetización matemática, gráficos por computadora, contabilidad comercial, comunicaciones corporativas, gestión de recursos humanos, habilidades de presentación y amplia capacitación en aplicaciones de software, hojas de cálculo y procesamiento de textos.

Una secretaria ejecutiva también puede recibir capacitación en videoconferencias, sistemas telefónicos y administración de bases de datos. La capacitación especializada puede ser necesaria para los secretarios ejecutivos en algunas industrias, como la ley o la atención médica.

Habilidades interpersonales

Una secretaria ejecutiva trata con muchas personas de todos los niveles de una organización, así como con visitantes, socios comerciales y competidores. Una personalidad agradable y amistosa es fundamental en este puesto. Otras habilidades interpersonales como la paciencia, el tacto y la capacidad de mantener la compostura también son valiosas.

Las buenas habilidades de comunicación, tanto verbal como escrita, son un requisito básico para una secretaria ejecutiva. En algunas organizaciones, especialmente aquellas que hacen negocios a nivel internacional, un segundo idioma también puede ser una habilidad útil o incluso requerida.

Organización y Coordinación

Las habilidades organizativas son vitales para una secretaria ejecutiva, que a menudo debe administrar archivos en papel y electrónicos, bases de datos y una variedad de otros proyectos. Además de los proyectos personales, el secretario ejecutivo también puede ser responsable de administrar los archivos, bases de datos y proyectos de uno o más ejecutivos.

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Estas actividades necesitan una buena coordinación y el secretario ejecutivo debe ser capaz de ser asertivo pero cortés frente a demandas contradictorias. Si una secretaria ejecutiva atiende a varias personas, debe poder adaptarse a diferentes estilos de trabajo y comunicación.

Otras características

El secretario ejecutivo debe tener un fuerte sentido de la responsabilidad y es posible que deba dedicar horas adicionales, según las exigencias del trabajo. La autonomía debe equilibrarse con el trabajo en equipo, especialmente si el secretario apoya a más de un ejecutivo.

Un secretario ejecutivo debe poder trabajar con un mínimo de supervisión y dirección. Aunque no es un requisito para la mayoría de los puestos, algunas secretarias ejecutivas optan por certificarse en su campo para demostrar compromiso, educación y niveles de habilidad a los posibles empleadores.

Habilidades y calificaciones del secretario ejecutivo. Resumen

Los secretarios ejecutivos necesitan una variedad de habilidades blandas para brindar el apoyo más completo posible. Estas habilidades y calificaciones a menudo incluyen:

• Excelentes habilidades de gestión del tiempo y organización, especialmente la capacidad de priorizar y realizar múltiples tareas.
• Habilidades de comunicación efectivas y profesionales, incluida la capacidad de comunicarse con todos los niveles de empleados, proveedores y clientes o invitados.
• Capacidades de redacción profesional, incluidos correos electrónicos, memorandos, cartas y otros informes, documentos y correspondencia relacionados con la industria.
• Habilidades de gestión de proyectos, como establecimiento de objetivos, gestión y planificación presupuestaria.
• Gran servicio al cliente y habilidades interpersonales.
• Buenas habilidades informáticas, incluidas habilidades básicas de solución de problemas.
• Familiaridad con el software de procesamiento de textos para crear y contribuir a hojas de cálculo, redactar y compartir documentos y crear presentaciones atractivas e informativas.
• Comprensión profunda de la industria u oficina en la que trabajan.

Expectativas de salario del secretario ejecutivo

Un secretario ejecutivo gana un promedio de 18.40 dólares por hora. La tasa de pago puede depender del nivel de educación, experiencia y ubicación geográfica.

Requisitos de educación y capacitación del secretario ejecutivo

Es probable que los candidatos de nivel de entrada tengan al menos un diploma de escuela secundaria. Algunos candidatos pueden haber completado cursos técnicos en habilidades profesionales y administrativas como redacción comercial, procesamiento de datos y contabilidad.

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Otros pueden tener un título de asociado o una licenciatura en administración de empresas, comunicación o artes liberales, pero tener un título en cualquier disciplina es una calificación valiosa para todos los candidatos. La capacitación previa en comunicación comercial, procesos específicos de la industria, software organizacional, contabilidad e ingreso de datos también es beneficiosa.

Requisitos de experiencia del Secretario Ejecutivo

Los candidatos de nivel de entrada pueden tener experiencia previa en funciones de servicio al cliente o soporte administrativo, mientras que otros pueden solo haber completado la educación. Las organizaciones que deseen capacitar a candidatos en tareas generales de apoyo administrativo y deberes específicos de la oficina deben considerar candidatos de nivel de entrada con su nivel de educación preferido y poca experiencia previa.

En oficinas de ritmo acelerado con necesidades complejas, se puede requerir un candidato con años de experiencia en apoyo administrativo. Para roles que involucran tareas específicas de la industria, la experiencia previa en esa industria puede ser beneficiosa.

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Preguntas frecuentes sobre los Secretarios Ejecutivos

Estas son algunas de las preguntas frecuentes de los lectores interesados con sus respectivas respuestas:

¿Cuál es la diferencia entre un Secretario Ejecutivo y un Asistente Administrativo?

Aunque los secretarios ejecutivos y los asistentes administrativos tienen deberes laborales similares y generalmente se consideran lo mismo, hay algunas formas de distinguir entre estos dos roles. La principal diferencia entre un Secretario Ejecutivo y un Asistente Administrativo es que los Secretarios Ejecutivos realizan más trabajo administrativo para uno o más Ejecutivos.

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Por el contrario, los asistentes administrativos pueden asumir roles de liderazgo en ausencia de ejecutivos o administradores y delegar tareas entre los trabajadores de oficina en su nombre. Además, los asistentes administrativos suelen tener más experiencia relacionada con la industria que les permite supervisar las operaciones comerciales y administrar los presupuestos de la oficina.

¿Cuáles son las funciones diarias de un Secretario Ejecutivo?

En un día típico, un Secretario Ejecutivo llega a la oficina antes que el Ejecutivo o grupo de Ejecutivos. Revisan su correo electrónico y correo de voz para proporcionar a los Ejecutivos mensajes urgentes una vez que llegan. También revisan el calendario para tomar nota de cualquier cita, reunión o fecha límite para notificar al Ejecutivo. Saludan a los trabajadores de oficina cuando llegan y se reúnen con el Ejecutivo para transmitirles información y recordarles sus citas.

A lo largo del día, atienden llamadas telefónicas, programan citas, hacen copias y reciben faxes para el Ejecutivo. También se sientan en las reuniones con los ejecutivos para tomar notas. Los secretarios ejecutivos utilizan el tiempo de inactividad para crear presentaciones de PowerPoint y documentos importantes según las instrucciones del ejecutivo.

¿Qué cualidades hacen un buen Secretario Ejecutivo?

Un buen Secretario Ejecutivo prioriza la organización. Estar bien organizado ayuda a los secretarios ejecutivos a monitorear las citas de un ejecutivo y mantener sistemas de archivo organizados para recuperar información rápidamente. Los secretarios ejecutivos también deben tener una naturaleza afable, ya que participan en las interacciones diarias con los clientes de la empresa, las partes interesadas y otros ejecutivos.

Además, un buen Secretario Ejecutivo mantiene la confidencialidad en su vida laboral diaria y más allá. Esto se debe a que pueden participar en reuniones o recibir correos electrónicos, llamadas telefónicas y faxes sobre información clasificada de la empresa. Por esta razón, deben poder practicar la discreción con los empleados de nivel inferior y los miembros del público.

¿Qué debes buscar en el currículum de un secretario ejecutivo?

Al revisar los currículos para un puesto de Secretario Ejecutivo, debes asegurarte de comparar las habilidades, la educación y la experiencia laboral previa de cada candidato con las calificaciones descritas en la descripción del puesto. Por ejemplo, puedes reducir tu grupo de candidatos observando de cerca solo a los candidatos que tienen una educación de nivel de licenciatura según los requisitos de la descripción del trabajo.

Ejemplo de descripción de puesto de trabajo

A continuación se muestra un resumen de puesto de trabajo de secretario ejecutivo:

Estamos buscando un Secretario Ejecutivo competente para apoyar a los funcionarios de alto rango en nuestra empresa. Usted será quien organice y mantenga el horario del ejecutivo y lo ayude realizando una variedad de tareas administrativas.

Los secretarios ejecutivos deben ser profesionales rápidos con una gran capacidad de gestionar el tiempo y las actividades multitarea. Es con su trabajo y competencia que los ejecutivos pueden tener concentración en responsabilidades gerenciales sin preocupación por las otras tareas.

El objetivo es contribuir a la eficiencia del negocio en general al garantizar que todas las tareas administrativas asignadas se lleven a cabo de manera oportuna y eficiente.

Responsabilidades

1. Organizar la agenda del ejecutivo y colaborar con la planificación de citas, reuniones de juntas, conferencias, entre otras cosas.
2. Asistir a las reuniones y llevar actas.
3. Recibir y filtrar llamadas telefónicas y redirigirlas cuando corresponda.
4. Manejar y priorizar la correspondencia que sale y entra (correos electrónicos, cartas, paquetes, entre otros).
5. Hacer arreglos de viaje para ejecutivos.
6. Manejar documentos confidenciales asegurándose de que permanezcan seguros.
7. Preparación de facturas o estados financieros y asistencia en el área contable.
8. Supervisar todos los suministros relacionados con la oficina y negociar los términos con cada uno de los proveedores para garantizar que los pedidos sean los más rentables.
9. Mantenimiento de los registros electrónicos y en papel para asegurar que la información se encuentre organizada y sea accesible.
10. Investigar y preparar las presentaciones o informes que sean asignados.

Requisitos

La persona que opte por este puesto en nuestra empresa debe cumplir con lo siguiente:

1. Experiencia comprobada en el área de secretaria ejecutiva o algún cargo administrativo similar.
2. Conocimiento profundo en MS Office y software de "back-office".
3. Conocimiento profundo en gestión de la oficina y procedimientos contables básicos, y el vocabulario técnico de la industria relevante.
4. Conocimiento de los métodos básicos de investigación y las técnicas de presentación de informes.
5. Marcadas habilidades de organización y gestión del tiempo.
6. Excelentes habilidades de comunicación y negociación.
7. Confidencialidad e integridad.
8. Licenciatura en administración de empresas o algún campo afín.

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Pensamientos finales

Un secretario ejecutivo, también llamado asistente administrativo ejecutivo, realiza tareas administrativas y organizativas, pero también puede ser responsable de tareas más complejas.

Además de las funciones secretariales de rutina, como archivar, programar citas, enrutar el correo, tomar actas o escribir documentos, una secretaria ejecutiva puede realizar investigaciones, preparar informes para el personal administrativo superior o supervisar al personal administrativo.

En algunas organizaciones, un secretario ejecutivo puede negociar con los proveedores, administrar la biblioteca corporativa o realizar funciones de contabilidad.