Perfil De Un Administrador: Principales Deberes Y Calificaciones

Un administrador de oficina, o gerente de oficina, realiza varios tipos de funciones administrativas en una organización. Sus funciones incluyen diseñar flujos de trabajo de oficina, apoyar a otros gerentes y jefes de departamento y servir como el primer punto de contacto entre la empresa y sus clientes, proveedores y visitantes.

Los administradores de oficina requieren varias habilidades para realizar su trabajo de manera efectiva. Estos incluyen habilidades de comunicación efectiva, destrezas informáticas, de servicio al cliente y de gestión del tiempo.

Los administradores también deben tener experiencia comprobada en la gestión de archivos y documentos, y ser expertos en la investigación. Un administrador talentoso es hábil solucionando problemas, conocedor de la tecnología, ingenioso y orientado a los detalles.

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Deberes y responsabilidades del administrador de oficina

Los administradores de oficina son responsables de varias funciones en una organización, pero su principal responsabilidad es ayudar al personal y a los clientes a realizar operaciones comerciales sin problemas. Algunas de sus funciones incluyen:

• Gestionar el área de recepción, incluida la bienvenida a clientes e invitados.
• Gestionar la correspondencia de la empresa, incluidas las llamadas telefónicas, los correos electrónicos, las cartas y los paquetes.
• Manejo de ciclos de contabilidad, presupuestación y facturación para el negocio.
• Organizar reuniones, programar citas y supervisar el catering durante los eventos de la empresa.
• Supervisar al personal administrativo, diseñar el flujo de trabajo de la oficina, evaluar al personal y brindar retroalimentación para mejorar el desempeño interno.
• Realización de funciones de entrada de datos, incluida la actualización de registros y bases de datos para información personal, financiera y legal.
• Gestionar el inventario de suministros de oficina, incluido el material de oficina y el equipo multimedia para garantizar un funcionamiento fluido de la oficina.
• Creación de itinerarios de viaje para ejecutivos, empleados y eventos de la empresa.

¿Qué hace un administrador de oficina?

El administrador de oficina mantiene la comunicación con las partes internas y externas de una organización, organiza reuniones y realiza funciones de mantenimiento de registros.

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También mantiene sistemas de archivos, organiza eventos de la empresa, programa citas, administra el área de recepción, supervisa los gastos y se adhiere a los ciclos de facturación. Realiza funciones contables generales y hace investigaciones.

En algunos casos, es posible que se requiera que un administrador de oficina opere el equipo y realice algunas tareas manuales para respaldar las actividades de la oficina.

Habilidades y calificaciones de administrador de oficina

Un candidato a administrador de oficina exitoso tendrá varias habilidades y calificaciones necesarias para sus deberes, que incluyen:

• Habilidades excepcionales de liderazgo, organización y gestión del tiempo.
• Habilidades de presentación y conocimiento de servicios al cliente.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Conocimientos básicos de procedimientos contables como teneduría de libros y otros procedimientos financieros generales.
• Experiencia probada en un puesto relacionado, como asistente de oficina, recepcionista u otro puesto relevante.
• Conocimiento de los programas informáticos utilizados en las funciones administrativas diarias de la oficina, como procesadores de texto, hojas de cálculo y herramientas especializadas de gestión de la oficina.
• Competencia en la gestión de archivos y documentos, incluida la capacidad de administrar la correspondencia comercial y la capacidad de manejar información confidencial.
• Excelentes habilidades para resolver problemas, capacidad de investigación y aptitud para ayudar a otras personas.

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Requisitos de experiencia de administrador de oficina

Los administradores de oficina más calificados a menudo tienen un conocimiento profundo de las políticas de la empresa y cómo implementarlas para garantizar operaciones comerciales y de oficina eficientes.

Los candidatos adecuados serán competentes en las aplicaciones informáticas estándar que se utilizan en la empresa, y también deben tener experiencia con los procedimientos generales y legales de la oficina.

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Los empleadores también pueden considerar recepcionistas y asistentes de oficina con experiencia, que no hayan trabajado en un puesto de administrador de oficina para este puesto.

Requisitos de educación y capacitación para administradores de oficina

Los administradores requieren al menos una licenciatura en administración de oficinas, administración de empresas, gestión empresarial, gestión de operaciones o disciplinas relacionadas. Los candidatos con un título en estudios administrativos o en finanzas también pueden postularse si tienen experiencia probada en un puesto relacionado, como asistente de oficina o recepcionista.

Los candidatos también necesitan una sólida formación en servicio al cliente, gestión de archivos, mantenimiento de registros y conocimientos de contabilidad empresarial.  Para roles especializados, los administradores de oficina deben dominar las herramientas de software específicas de la industria que se utilizan en la organización.

Un administrador de oficina también debe tener habilidades excepcionales de redacción, expresión oral y presentación, y ser experto en la organización de eventos. Debe estar familiarizado con las reglas y regulaciones de la oficina y tener la experiencia adecuada para respaldar las operaciones diarias.

¿Cuáles son las funciones administrativas generales?

Las tareas administrativas generales incluyen brindar apoyo a todo tipo de empresas y organizaciones y su personal. Los deberes incluyen tareas administrativas, facturación y funciones de recepción, gestión de proyectos y programación.

¿Cuáles son ejemplos de deberes administrativos?

Los deberes administrativos pueden incluir tareas administrativas generales, tales como:

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• Responder llamadas telefónicas, recibir mensajes y gestionar la correspondencia oficial.
• Preparación de cartas, memorandos, correos electrónicos e informes.
• Coordinación de citas, reuniones y organización de eventos corporativos.
• Gestión de archivos y registros de la empresa.
• Realización de roles de recepción.

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Pensamientos finales

Has conocido el perfil de un administrador. Si deseas elegir la administración como tu carrera universitaria, deberás tener estas características, y tomar en cuenta los roles que deberás cumplir en tu campo de trabajo. Además de organizados, los administradores de oficina deben ser sumamente sociables, puesto que estarán en contacto tanto con el personal de la empresa como con los socios e intermediarios, en muchos de los casos.