Partida Doble En Contabilidad – Qué Es Y Para Qué Sirve

¿Quieres saber qué es partida doble en contabilidad? El sistema de doble entrada protege a tu pequeña empresa contra costosos errores contables. La contabilidad por partida doble es un sistema que requiere dos asientos en el libro, uno de débito y otro de crédito, para cada transacción dentro de una empresa.

A diferencia de la contabilidad de entrada única, que rastrea solo los ingresos y gastos, la contabilidad de entrada doble también rastrea activos, pasivos y patrimonio.

El sistema puede parecer el doble de trabajo, pero ofrece una imagen más completa de cómo se mueve el dinero a través de su negocio. Y hoy en día, el software de contabilidad gestiona una gran parte del proceso entre bastidores.

Contabilidad de entrada única frente a doble entrada

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Ejemplo de contabilidad de entrada única

La contabilidad de entrada única es como llevar un libro de caja. Las entradas generalmente incluyen una fecha, descripción, monto y saldo restante. Digamos que pagó el alquiler y recibió un préstamo del banco en octubre de 2021. Comenzó el mes con $ 50,000 en su cuenta bancaria comercial. Así es como podrían verse las entradas:

Parece que el negocio está $ 17,000 por delante de donde comenzó, pero eso no cuenta toda la historia. También tiene $ 20,000 en pasivos, que tendrás que devolver al banco con intereses. Mirando hacia atrás en estas entradas, tampoco tendría idea de qué cuenta se retiraron los $ 3,000 para el alquiler. Esta es la razón por la que la contabilidad de entrada única no es suficiente para la mayoría de las empresas.

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Ejemplo de contabilidad de doble entrada

Se encuentra en la misma situación que la anterior, pero utiliza un sistema de entrada doble en lugar de entrada única. Así es como podría verse:

Ahora, puedes mirar hacia atrás y ver que el préstamo bancario generó $ 20,000 en pasivos. También es evidente que el dinero del alquiler proviene de tu cuenta de efectivo. El dinero que fluye a través de tu negocio tiene un origen y un destino claros.

¿Qué significa débito y crédito en la partida doble contable?

Es más fácil explicar los débitos y créditos como conceptos contables, en contraposición a cosas físicas. Cada transacción dentro de su negocio produce un débito en una cuenta y un crédito en la otra. Juntos, representan el dinero que entra y sale de tu negocio: a medida que una cuenta aumenta, otra tiene que disminuir.

Una transacción que aumenta tus activos, por ejemplo, se registraría como un débito en esa cuenta de activos en particular. Por otro lado, esa transacción también se registraría como crédito en otra cuenta.

Los créditos aumentan las cuentas de ingresos, pasivos y patrimonio, mientras que los débitos aumentan las cuentas de activos y gastos. Los débitos se registran en el lado izquierdo de la página y los créditos se registran en el derecho. La suma de cada débito y tu crédito correspondiente siempre debe ser cero.

¿Qué es la ecuación contable?

Esta ecuación está en el corazón de la contabilidad por partida doble:

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• Activo = Pasivo + Patrimonio.

Los pasivos y el capital social afectan los activos y viceversa, por lo que a medida que cambia un lado de la ecuación, también lo hace el otro. Esto ayuda a explicar por qué una sola transacción comercial afecta a dos cuentas (y requiere dos entradas) en lugar de solo una.

Por ejemplo, cuando obtiene un préstamo comercial, aumenta (acredita) tu cuenta de pasivos porque tendrás que pagarle a tu prestamista en el futuro. Simultáneamente aumenta (debita) tus activos en efectivo porque tiene más efectivo para gastar en el presente.

Lo mismo ocurre si inviertes tu propio dinero en tu empresa de inicio. Tus activos aumentan (se cargan) porque ahora tu negocio tiene efectivo. Al mismo tiempo, el capital social aumenta (se acredita) porque ahora eres accionista.

Software de contabilidad de doble entrada

La mayoría del software de contabilidad moderno, como QuickBooks Online, Xero y FreshBooks, se basa en el sistema de contabilidad de doble entrada. Cuando ingresa sus transacciones en el software, por lo general utilizando un formulario que parece un cheque, factura o factura, la segunda parte de la transacción ocurre automáticamente detrás de escena como parte de la programación del software.

Si no estás seguro de si tu sistema de contabilidad es de doble entrada, una buena regla general es buscar un balance general. Si puedes producir un balance general desde tu software de contabilidad sin tener que ingresar nada más que la fecha del informe, está utilizando un sistema de contabilidad de doble entrada.

Incluso si usa software de contabilidad, podría haber errores registrados en tu contabilidad. A veces, los feeds bancarios automatizados pierden transacciones o las duplican. Para evitar que esto suceda, debes completar un proceso llamado conciliación de cuenta con regularidad para mantener tus libros precisos. Eso significa que hace coincidir cada transacción en tu software de contabilidad con tu extracto bancario correspondiente.

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Diferencia entre la contabilidad de entrada única y de doble entrada

Ahora, veamos la diferencia entre la contabilidad de entrada única y de doble entrada:

¿Qué es la contabilidad de entrada única? 

La contabilidad de entrada única es un método simple y directo de contabilidad en el que cada transacción se registra como una entrada única en un diario. Este es un método de contabilidad basado en efectivo que rastrea el efectivo entrante y saliente en un diario.

¿Cómo funciona el sistema de entrada única?

En la contabilidad de entrada única, mantiene un libro de caja en el que registra sus ingresos y gastos. Comienza con tu saldo de efectivo existente para un período determinado, luego suma los ingresos que recibes y resta tus gastos. Después de tener en cuenta todas estas transacciones, al final del período dado, calcula el saldo de efectivo que te queda.

Un libro de caja típico tendrá la siguiente información:

• Fecha: la fecha en la que se realiza la transacción
• Descripción: una breve nota sobre la transacción
• Valor de la transacción: el valor puede ser entrante (débito) o saliente (crédito)
• Saldo: total acumulado de la cantidad de efectivo que tiene en la mano

En el siguiente ejemplo, supongamos que eres propietario de una empresa y registra las entradas de débito y crédito de todas las transacciones que se realizan en una semana.

1. Supongamos que tienes un saldo en efectivo de $ 5000 al comienzo de la primera semana de junio. Así que esta será tu primera entrada.
2. El segundo día de la semana pagas tu alquiler, que es de $ 1000. Dado que se trata de un gasto, resta esta cantidad de tu saldo de caja. Esto te deja con $ 4000.
3. Tu cliente paga una factura por $ 500, que son ingresos. Entonces, esta cantidad se carga en tu cuenta y aumenta el saldo de la cuenta a $ 4500.
4. Compras muebles de oficina por $ 1500. Entonces resta esta cantidad del saldo existente.
5. Al final de la semana, quedan $ 3000 en efectivo.

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¿Qué es la contabilidad por partida doble?

La contabilidad por partida doble es un método de registro de transacciones en el que, por cada transacción comercial, se registra una entrada en al menos dos cuentas como débito o crédito. En un sistema de partida doble, los montos registrados como débitos deben ser iguales a los montos registrados como créditos.

 ¿Cómo funciona el sistema de doble entrada?

 La característica clave de este sistema es que los débitos y créditos siempre deben coincidir para transacciones sin errores. El sistema de contabilidad de partida doble funciona con la ecuación contable básica, que es la siguiente:

• Activos: el dinero que posee la empresa.
• Pasivos: todo lo que debe la empresa
• Capital del propietario: Inversión del propietario en la empresa.
• Ingresos: dinero que gana la empresa vendiendo sus productos
• Gasto: dinero que la empresa gasta para administrar el negocio.

Siempre debes recordar que cada lado de la ecuación debe equilibrarse. Así es como llegamos al término "equilibrar los libros". Un pequeño ejemplo te ayudará a comprender esta ecuación.

Tomemos el mismo ejemplo que usamos anteriormente, pero esta vez usemos la contabilidad de doble entrada. Supongamos que estás registrando entradas de débito y crédito para las transacciones que tienen lugar en una semana, utilizando la contabilidad de doble entrada.

• El saldo inicial de la semana es de $ 5000. En una semana, paga su alquiler ($ 1000).

• Compra algunos muebles de oficina ($ 1500).

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• Mientras tanto, Excel Technologies paga una factura con un valor de $ 500.

Si observas las tres transacciones, puede observar que el crédito total y el débito total son iguales: ambos suman $ 3000.

¿Qué documentos se utilizan para registrar las entradas en una partida doble contable?

En la contabilidad de entrada única, los ingresos y gastos de las transacciones se registran en una caja registradora, mientras que el sistema de entrada doble comienza con un diario, seguido de un libro mayor, un balance de prueba y finalmente los estados financieros.

1. Diario: Es un libro contable donde las transacciones se registran de forma secuencial, en orden cronológico. No es necesario que esté equilibrado.
2. Libro mayor: es un libro de asientos finales donde las transacciones se dividen y registran en cuentas separadas. Debe estar equilibrado.
3. Balance de comprobación: esta es una hoja de trabajo de contabilidad que refleja el saldo de crédito y débito de todas las cuentas del libro mayor. Una de las características importantes del balance de prueba es que mantiene la precisión aritmética de las transacciones.
4. Estados financieros: son una colección de informes resumidos que reflejan los resultados financieros, la posición y el flujo de caja de la organización.

¿Cómo es mejor la contabilidad de partida doble que la de entrada única?

El sistema de entrada doble tiene varias ventajas sobre el sistema de entrada única:

1. Método de registro: la contabilidad de entrada única ofrece una imagen unilateral de las transacciones registradas en la caja registradora. En la partida doble, los cambios debidos a una transacción se reflejan en al menos dos cuentas. Los inversores, bancos y compradores prefieren el sistema de doble entrada porque les da una imagen financiera más completa de una organización.
2. Detección de errores: En doble entrada, los débitos y créditos deben ser siempre los mismos. Si ese no es el caso, entonces hay un error. Esto facilita la detección de errores y garantiza que no se trasladen a otros diarios y estados financieros. En la entrada única, no existe ningún método para la corrección o detección de errores.
3. Tamaño de la empresa: el sistema de entrada única solo es apropiado para empresas pequeñas, mientras que el sistema de entrada doble puede ser utilizado por empresas de todos los tamaños, incluidas las grandes.
4. Preparación de estados financieros: La información registrada en un sistema de entrada única no es adecuada para la presentación de informes financieros o la preparación de estados de pérdidas y ganancias. Las organizaciones más grandes confían en estos informes para realizar un seguimiento de tu rendimiento, por lo que necesitan la información adicional capturada por la contabilidad de doble entrada.

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Conclusión

Como puedes ver, la importancia de usar la partida doble contable. Si quieres saber obtener ganancia manejando la contabilidad de tu empresa debes implementar este artificio financiero. Esperamos haberte ayudado con esta información.

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