Mapeo De Procesos. Tipos De Mapas, Símbolos, Beneficios Y Más

¿Estás planeando una nueva estrategia? ¿Quieres mejorar la satisfacción del cliente? ¿Deseas saber por qué fallan algunos de sus proyectos? El mapeo de procesos es el primer paso para descubrir cómo y por qué responder a estas preguntas. Un mapa de procesos muestra visualmente los pasos de una actividad laboral y las personas que participan en la realización de cada paso. Al mapear un proceso, simplemente dibuja un cuadro para cada paso y conéctalos con flechas para mostrar un flujo. Puedes utilizar una herramienta en línea para crear fácilmente un mapa de procesos.

¿Qué es un mapa de procesos?

El mapeo de procesos representa visualmente un flujo de trabajo, lo que permite al equipo comprender un proceso y sus componentes con mayor claridad. Hay una variedad de mapas de procesos, y es posible que conozcas muchos, como diagrama de flujo, mapa de proceso detallado, mapa de documento, mapa de proceso de alto nivel, mapa de proceso renderizado, carril, valor, diagrama de cadena agregado, mapa de flujo de valor, diagrama de flujo, diagrama de flujo de proceso, modelo de proceso y diagrama de flujo de trabajo.

Estos diagramas visuales suelen ser un componente de la gestión de procesos de negocio (BPM) de una empresa. Un mapa de proceso describe los pasos individuales dentro de un proceso, identifica a los propietarios de las tareas y detalla los plazos esperados. Son particularmente útiles para comunicar los procesos entre las partes interesadas y revelar áreas de mejora. La mayoría de los mapas de procesos comienzan en un nivel macro y luego brindan más detalles según sea necesario.

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Símbolos del mapa de procesos

Cada paso de un proceso está representado por una forma en un mapa de proceso. Estas formas también se denominan formas de diagrama de flujo. Hay casi 30 formas estándar que puedes utilizar en el mapeo de procesos. Sin embargo, creemos que para la mayoría de las personas, usar un puñado de las formas más comunes será más fácil de entender.

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El conjunto completo de formas de diagrama de flujo / mapa de proceso se encuentra al final del artículo.

Tipos de mapas de procesos

A continuación se muestra una lista de diferentes tipos de mapas de procesos junto con una breve descripción y cuándo puede usar cada uno. Elige el tipo de mapa de procesos que sea más adecuado para tu objetivo.

1. Diagrama de flujo básico

Un diagrama de flujo básico es un mapa simple que visualiza los pasos de un proceso, incluidas sus entradas y salidas.

Cuándo usar:

• Para planificar nuevos proyectos.
• Para modelar y documentar un proceso.
• Resolver problemas.
• Para ayudar a los equipos a comunicar mejor sus ideas.
• Analizar y gestionar flujos de trabajo.

2. Mapa de procesos de alto nivel

Esto también se conoce como mapa de la cadena de valor o mapa de arriba hacia abajo. Muestra las actividades centrales de un proceso. No entra en muchos detalles sobre los puntos de decisión, el ciclo de reelaboración, los roles involucrados, entre otros.

Cuándo usar:

• Para diseñar y definir procesos de negocio.
• Para identificar los pasos clave y los detalles clave de un proceso.

Cómo dibujar:

El procedimiento es el siguiente:

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• Paso 1: enumera los pasos más básicos del proceso (no más de 5-6 pasos).
• Paso 2: organízalos en orden, horizontalmente.
• Paso 3: enumera cada subpaso (nuevamente, no más de 5-6 pasos) debajo de los pasos principales.

3. Mapa de proceso detallado

Un diagrama de flujo que muestra una versión detallada de un proceso. Esto significa que todos los detalles de los subprocesos están contenidos en este tipo de mapa.

Cuándo usar:

• Para dar todos los detalles (entradas y salidas) relacionados con un paso del proceso.
• Para documentar los puntos de decisión dentro de un proceso.

Como dibujar

Estos son los pasos que debes seguir:

• Paso 1: define los límites del proceso.
• Paso 2: ¿Qué desencadena el proceso? Utiliza un SIPOC para identificar las entradas del proceso
• Paso 3: identifica lo que sucede inmediatamente después de cada entrada (pregunta repetidamente '¿qué sucede después?' hasta que llegue a la salida)

4. Diagrama de flujo multifuncional

Un diagrama de flujo que muestra las relaciones entre los pasos del proceso y las unidades funcionales (equipos / departamentos) responsables de ellos con carriles de natación. También se conoce como diagrama de flujo de implementación.

Cuándo usar:

• Identifica los roles clave responsables del proceso y cómo se relacionan entre sí.
• Para resaltar cómo un proceso fluye a través de los límites de la empresa.
• Para identificar posibles fallas del proceso, redundancias, retrasos, reelaboración, inspección excesiva, entre otros.

Como dibujar

Sigue el procedimiento a continuación:

• Paso 1: reúne un equipo interdisciplinario competente y relevante.
• Paso 2: identifica a las partes interesadas.
• Paso 3: enumera las partes interesadas del proceso (en función de qué tan cerca están del cliente del proceso) comenzando con el cliente del proceso.
• Paso 4: agrega carriles para nadar para separar las columnas entre cada parte interesada.
• Paso 5: agrega los pasos realizados por cada parte interesada en su respectivo carril de natación.
• Paso 6: conecta los pasos con flechas para indicar el flujo.

5. SIPOC

SIPOC muestra los elementos clave de un proceso como proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes.

Cuándo usar:

• Para identificar los elementos clave de un proceso antes de hacer un mapa detallado.
• Para definir el alcance de procesos complejos.
• Se puede utilizar en la fase de medición de la metodología DMAIC.

Como dibujar

Estos son los pasos que debes seguir para dibujar este tipo de mapa:

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• Paso 1: dibuja una tabla de 5 columnas para proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes.
• Paso 2: comienza mapeando el proceso en 5-6 pasos de alto nivel.
• Paso 3: identifica las salidas.
• Paso 4: identifica a los clientes.
• Paso 5: identifica las entradas del proceso.
• Paso 6: identifica los proveedores de cada uno de los insumos.
• Paso 7: verifica el diagrama SIPOC con el jefe del proyecto y otras partes interesadas.

6. Mapa de flujo de valor

Los mapas de flujo de valor visualizan el flujo de material e información que se necesitan para llevar su producto al cliente.

Cuándo usar

• Para registrar mediciones de las entradas y salidas de los pasos del proceso.
• Para identificar residuos dentro y entre procesos.
• Para documentar, analizar y mejorar el flujo de información y material.
• Para obtener información sobre la toma de decisiones y el flujo del proceso.
• Para identificar dónde enfocar los proyectos o subproyectos futuros.

Cómo crear un mapa de procesos: pasos del mapeo del proceso

Ahora que sabes qué es el mapeo de procesos, es hora de comenzar el tuyo. Si tienes dudas sobre cuál usar, te recomendamos comenzar con el diagrama SIPOC. Utiliza estos siete pasos para comenzar a diseñar tus procesos comerciales:

1. Recopila información importante sobre el proceso

Para este paso, el objetivo es recopilar toda la información que puedas. Aquí es donde realmente comprenderás cómo suceden las cosas dentro de tu proceso. Identifica lo que hacen las personas, por qué lo hacen, cuánto tiempo les toma hacerlo y qué recursos necesitan para lograrlo. Ya sea que sigas a los empleados o realices entrevistas para recopilar la información necesaria, no olvides anotarla.

2. Identifica los proveedores y clientes

Además del equipo responsable de ejecutar y gestionar un proceso, hay otros dos participantes relevantes: proveedores y clientes. Los proveedores son responsables de activar el inicio de tu proceso y los clientes son los que reciben el resultado. Entonces, tan importante como identificar dónde y cuándo comienza y termina un proceso, es igualmente importante identificar quiénes son las personas clave involucradas en este proceso.

3. Establece los límites del proceso

Identifica dónde o cuándo comienza el proceso y sus actividades / desencadenantes (entradas) y dónde o cuándo termina y cuál es el resultado final (salidas). A veces, un proceso tiene más de un final, por lo que es importante mapear para determinar todos los resultados posibles. Un ejemplo de límites de proceso incluye:

• Para un proceso de contratación, la entrada es una solicitud para el puesto vacante y la salida es un candidato seleccionado en un CV archivado.
• Para un proceso de seguimiento de errores, la entrada sería un nuevo error encontrado; y la salida un error resuelto.

4. Enumera y ordena las acciones

Ahora que sabes dónde comienzan y terminan las cosas, es hora de enumerar los pasos intermedios. Utiliza un verbo de acción para describir cada paso o tarea. Puedes mantenerlo en un nivel alto o entrar en detalles. A continuación, se muestra un ejemplo de cómo se vería esto para un proceso de compra:

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• Completa un formulario de solicitud de compra.
• Revisa la solicitud.
• Solicita un presupuesto de tres proveedores diferentes.
• Elige la mejor cotización.
• Envía la solicitud de compra y la mejor cotización al gerente del solicitante para su aprobación.
• Si se aprueba, envía la orden de compra al proveedor y paga; si es rechazada, avisa al solicitante.
• Espera a que se entregue el producto.
• Evalúa los servicios de los proveedores.

5. Determina las reglas y transferencias de procesos comerciales

Las reglas comerciales son condiciones que facilitan las decisiones. Un ejemplo de una regla comercial es que si una oportunidad de ventas supera los 10.000 dólares, se debe asignar a un ejecutivo de cuentas senior como revisor. Si una solicitud de compra es inferior a 10,000 dólares, no necesitas un revisor adicional.

Una transferencia representa un cambio de responsabilidades entre equipos. Por ejemplo, cuando alguien compra tu producto, hay un traspaso entre los departamentos de ventas y éxito personalizado. Para completar este paso, necesitarás un conocimiento profundo del proceso, la estrategia comercial y cómo las cosas se conectan y se correlacionan.

6. Revisa tu mapa de procesos y optimiza

Una vez que hayas terminado tu diagrama de flujo, analiza la información que has recopilado y determina si el proceso realmente se está ejecutando de la manera que se supone que debe hacerlo. Mientras revisas, haz preguntas como:

• ¿Están las personas adecuadas involucradas en el proceso?
• ¿Están las personas involucradas en el proceso siguiendo realmente el flujo ideal?
• ¿Hay pasos redundantes o faltantes que podrían agregarse o eliminarse?

7. Repite para mejoras continuas

Realizar mejoras graduales en los procesos es la clave para ejecutar procesos eficientes y orientados a objetivos. Una vez que haya terminado el mapeo del proceso, es esencial hacer un seguimiento de la ejecución de su proceso para que se dirija hacia la mejora continua.

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Mejores prácticas de mapeo de procesos

Estas son las mejores prácticas que puedes utilizar en el mapeo de procesos:

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• Antes de identificar los pasos del proceso, comienza identificando los puntos de inicio y finalización del proceso. Esto ayuda a establecer límites.
• Haz que tus mapas de procesos sean lo más fáciles y simples posible para que cualquier persona de tu empresa pueda leerlos y comprenderlos.
• Mantén solo los detalles necesarios en tu mapa. Ni menos ni más de lo necesario para identificar áreas de mejora.
• Asegúrate de utilizar los símbolos correctos del mapa de procesos al dibujar para evitar confusiones.
• Incluye a todas las partes interesadas clave al mapear el proceso para evitar perder información o pasos importantes.
• Utiliza un software de mapeo de procesos de negocios que te permita dibujar rápidamente y colaborar con tu equipo en tiempo real para mayor eficiencia.

Cómo procesar el mapa de la mejor manera

Si bien no existe una forma universal de mapear un proceso empresarial, debes elegir una metodología de mapeo de procesos que aborde el nivel de detalle que busca.

En algunos casos, los diagramas pueden incluso ser complementarios entre sí: usa un diagrama VSM para comprender el panorama general y el valor entregado a sus clientes, un diagrama BPMN si deseas diagramas de flujo funcionales y una mejor comprensión de dónde va y viene la información, y un diagrama SIPOC para una comprensión detallada de las entradas y salidas.

Lo que todos tienen en común es la capacidad de proporcionar una comprensión más clara de las actividades, el flujo, las personas y los recursos involucrados en el proceso, de principio a fin.

Beneficios del mapeo de procesos

Como ya estás leyendo sobre el mapeo de procesos, suponemos que conoces al menos algunos de los beneficios de hacerlo. Sin embargo, lee atentamente esta sección, ya que te ayudará a convencer a los demás:

• Facilita mucho la comprensión y la comunicación del proceso entre equipos, partes interesadas o clientes.
• Sirve como una herramienta útil para pruebas de escenarios y evaluaciones hipotéticas.
• Puede utilizarse como herramienta de marketing para demostrar a tus inversores o clientes industriales que sus procesos comerciales son fiables.
• Es un requisito de muchos tipos de estándares y certificaciones como ISO 9000.
• Hace que la documentación de procesos sea más fácil de leer
• Difunde la conciencia de los roles y responsabilidades de quienes están involucrados.
• Ayuda a identificar fallas en el proceso y dónde se deben realizar mejoras.
• Ayuda a los equipos a intercambiar ideas para mejorar o nuevos cambios que ayudarán a abordar desafíos como la retención de empleados, la disminución de ingresos, entre otros.
• Ayuda a reducir los costos asociados con el desarrollo de productos y servicios.
• Mejora el desempeño del equipo y la satisfacción de los empleados.
• Puede usarse como material de aprendizaje para capacitar a nuevos empleados.
• Ayuda a medir la eficiencia de los procesos de trabajo.

Símbolos de mapeo de procesos (avanzados)

Además de los símbolos básicos que discutimos anteriormente, el mapeo de procesos también hace uso de los siguientes símbolos:

Símbolos de proceso / operaciones

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Ramificación y control de símbolos de flujo

Símbolos de almacenamiento de información y archivos

Símbolos de procesamiento de datos

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Mapeo de procesos e IBM

En lugar de utilizar documentación de formato largo, optimiza tu flujo de trabajo con programas de software, como IBM Blueworks Live, que pueden ayudarte a personalizar tu mapa de procesos según tus necesidades comerciales.

IBM Blueworks Live es una herramienta de modelado de procesos de negocio basada en la nube que proporciona un entorno de colaboración dedicado para construir y mejorar los procesos de negocio a través de la automatización del mapeo de procesos.

IBM Blueworks Live facilita la documentación, el análisis y la mejora de tus procesos comerciales. Los equipos pueden colaborar en tiempo real a través de una interfaz web intuitiva y accesible, que permite una fácil documentación y análisis de los procesos.

¿Cuál es la diferencia entre el mapeo de procesos de negocio y el mapeo de flujo de trabajo?

El mapeo de procesos de negocio y el mapeo de flujo de trabajo a menudo se usan indistintamente, pero hay una clara diferencia entre las dos prácticas. Para ilustrar la diferencia entre el mapeo de procesos y el mapeo de flujo de trabajo, imagina que se vas de viaje.

El mapeo del proceso te mostrará el espacio entre el punto A y el punto B. Mientras tanto, el mapeo del flujo de trabajo proporcionará información importante como giros, peajes, paradas de descanso, cierres de carreteras y cualquier otra cosa que sea fundamental para completar con éxito el viaje.

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Al aplicar esa lógica a un proceso empresarial, un mapa de proceso te muestra la imagen completa, como el punto de inicio y el punto final, y un mapa de flujo de trabajo desglosa todo lo que sucede entre esos dos puntos, como quién está involucrado, cuándo están involucrados y las tareas que deben completarse para que culmine el proceso.

Para comprender mejor el flujo de trabajo y el proceso, volvamos a lo básico. Un flujo de trabajo es un conjunto de pasos repetibles que producen un único resultado. Un proceso es un grupo más amplio de actividades que normalmente incluye uno o más flujos de trabajo.

Beneficios de usar el mapeo de procesos de negocios junto con el mapeo de flujo de trabajo

La práctica simultánea de ambos métodos puede mejorar los procesos existentes al:

• Seguir la cantidad de tiempo que se tarda en completar un proceso.
• Encontrar cuellos de botella en el proceso.
• Hacer cumplir los estándares de ejecución con campos obligatorios o aprobaciones.
• Determinar qué tareas se pueden automatizar.

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Pensamientos finales

Los mapas de procesos no solo son una parte vital de la documentación del proceso, sino que también son una metodología de mejora de procesos comerciales popular. Sigue la guía para crear mapas de procesos comerciales eficientes y comparte con nosotros cualquier inquietud que puedas tener, incluso si es otra técnica de mapeo de procesos que utilizas personalmente. Esperamos que te haya sido de gran utilidad. Siéntete libre de emitir cualquier comentario relacionado.