Libro Mayor En Contabilidad. Tipos Y Cómo Registrar Entradas

El libro mayor es un diario en el que una empresa mantiene los datos de todas las transacciones y estados financieros. La cuenta del libro principal de la empresa está organizada con el balance general clasificado en varias cuentas como activos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, accionistas, pasivos, acciones, ingresos, impuestos, gastos, ganancias, pérdidas, fondos, préstamos, bonos, acciones. , sueldos, salarios, entre otros.

En este artículo, te mostraremos más sobre el formato de la cuenta, los tipos de libro mayor y la contabilización. También te diremos paso a paso cómo registrar entradas en el libro principal de la empresa y qué factores se deben tomar en cuenta para el registro.

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¿Qué es un libro mayor?

Un libro mayor, también conocido como el segundo libro de entrada, es un sistema de mantenimiento de registros que registra todos los datos financieros clasificados de una empresa. Las transacciones se registran en el libro mayor en diferentes cuentas como débitos y créditos. El libro mayor está destinado a proporcionar un registro de cada transacción financiera que tiene lugar durante la vida de una empresa operativa.

Incluye cuentas de activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos. El libro mayor incluye todas las cuentas activas que se enumeran. La lista completa de cuentas se conoce como plan de cuentas y se requiere para producir estados financieros. También es esencial para fines de auditoría.

¿Qué es una cuenta contable?

Estas son las cuentas principales del libro mayor general:

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• Cuentas de activos, como efectivo, cuentas por cobrar, activos fijos y gastos pagados por adelantado.
• Cuentas de pasivo, como deuda, cuentas por pagar, documentos por pagar y líneas de crédito.
• Cuentas de capital contable.
• Cuentas de ingresos.
• Las cuentas de gastos.
• Cuentas de ingresos y pérdidas, como intereses, inversiones y enajenación de un activo.

La actividad comercial normal durante todo el año da como resultado transacciones que hacen que las cuentas se carguen y abonen. La grabación puede ser en forma de registro escrito o registro electrónico por medio de software de contabilidad.

Los costos grandes y únicos pueden tener un impacto significativo en los costos proyectados para el próximo año si se incluyen en un presupuesto, por lo que deben eliminarse durante el proceso de preparación del presupuesto.

El mejor método es revisar el libro mayor en detalle para identificar los ingresos y gastos que solo ocurrieron una vez para que no afecten el presupuesto del próximo año, y luego usar los ingresos y gastos actuales para crear un presupuesto más preciso.

Cómo escribir un libro mayor

Se utiliza un libro mayor para el método de contabilidad de partida doble. Esto significa que cada transacción afecta a un mínimo de dos cuentas auxiliares y cada entrada tiene un débito y un crédito. Estas transacciones, también llamadas asientos de diario, se contabilizan en dos columnas, y el total de todos los asientos debe equilibrarse.

En los asientos de diario de doble entrada, el débito está a la izquierda y el crédito a la derecha. Este método de registrar transacciones ayuda a garantizar la precisión de los registros financieros al revelar errores de entrada de datos, y también proporciona un registro completo de las transacciones financieras de una empresa.

Los libros mayores se utilizan para separar los datos financieros del diario en cuentas específicas en sus propias hojas para una mayor legibilidad de las transacciones documentadas. Estos son algunos pasos para configurar tu propio libro mayor:

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• Paso 1: haz un libro mayor para cada cuenta.
• Paso 2: haz columnas en el extremo izquierdo de la página para la fecha, el número de diario y la descripción.
• Paso 3: haz columnas en el lado izquierdo para débito, crédito y saldo.
• Paso 4: ingresa los datos de los diarios en las cuentas asociadas. Calcula tu saldo encontrando la diferencia entre el débito y el crédito.
• Paso 5: registra y realiza ajustes en las transacciones a medida que ocurran. Prioriza la entrada de nuevos asientos en el diario.
• Paso 6: combina las cuentas para hacer un libro mayor completo. La primera página es la lista del plan de cuentas que se incluye en el libro mayor y los números asociados.

El siguiente paso sería crear un balance de prueba sumando las cuentas en el libro mayor por nivel de cuenta en el informe de balance de prueba. Los totales se cotejan y se utilizan para preparar estados financieros. Cada vez que se realiza una transacción para una empresa, debe registrarse. Sin embargo, en lugar de una lista completa, las entradas del libro mayor se separan en diferentes cuentas.

La diferencia entre un diario y un libro mayor

Se utiliza un diario para registrar las transacciones, además de la nómina, los pagos o los recibos. Las entradas en el diario incluyen la fecha, la cuenta en la que se debitará el monto, la cuenta en la que se acreditará y una breve descripción. El diario es el primer lugar donde se registran los datos.

El diario utiliza el sistema de doble entrada que proporciona registros resumidos de las transacciones, y se conoce como el libro principal de contabilidad o el libro de entrada original. El registro de entradas se denomina diario. Las transacciones se registran en orden cronológico para facilitar la referencia, y no hay lugar para equilibrar en un diario.

El libro mayor, también conocido como el libro principal de contabilidad, contiene la información del asiento del diario en el formato básico de “cuenta T” y documenta el saldo de cada línea. La transferencia de los asientos del diario al libro mayor se denomina contabilización.

El formato de las entradas requiere una agrupación de transacciones similares en la cuenta asociada. Esta información se utiliza para crear el balance de prueba, que es la base del estado de resultados y el balance general.

Muchas transacciones se registran tanto en el diario como en el libro mayor, sin embargo, existen diferencias en el propósito de cada una de estas herramientas contables. A diferencia de un diario, una cuenta contable podría tener un saldo de apertura que sería el saldo de cierre del año anterior, y todo debería estar equilibrado.

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Definición, formato, tipos y ejemplo de cuentas contables

El libro mayor es un diario que contiene las cuentas. Cualquier estado financiero relacionado con la situación económica de la empresa surge solo de las cuentas. Por lo tanto, este libro se conoce como libro principal. Entonces, el resultado de todo esto es que es necesario relacionar toda la información para cualquier cuenta disponible que sea del libro mayor.

Este libro de cuentas es el más importante para cualquier negocio, y por eso, se le conoce como el rey de todos los libros. Además, también se conoce como el libro de la entrada final. La cuenta contable tiene toda la información financiera de la empresa. Por lo general, una cuenta contable contiene muchas cosas. Algunas de las cosas incluyen fechas, detalles, cantidad, entre otros.

Tipos de libro mayor

Hay 3 tipos de libro mayor:

1. Libro de ventas: el libro de ventas es un libro de contabilidad en el que la empresa mantiene la transacción de venta de los productos, servicios o el costo de los bienes vendidos a los clientes. Este libro mayor da la idea de ingresos por ventas y estado de resultados.
2. Libro mayor de compras: el libro mayor de compras es un libro en el que la empresa organiza la transacción de compra de servicios, productos o bienes de otras empresas. Da la visibilidad de cuánto pagó la empresa a otras compañías.
3. Libro mayor principal: el Libro mayor principal se divide en dos tipos: Libro mayor nominal y Libro mayor privado. El libro mayor nominal brinda información sobre gastos, ingresos, depreciación, seguros, entre otros. Y el libro mayor privado brinda información privada como sueldos, salarios, capitales, entre otros. El libro mayor privado no es accesible para todos.

Ejemplos de cuentas contables

Estos son algunos de los ejemplos de cuentas contables:

Activos

• Dinero en efectivo
• Tierra
• Cuentas por cobrar
• Equipo

Pasivo

• Deuda
• Cuentas por pagar
• Préstamos
• Gastos acumulados

Existencias

• Capital contable
• Acciones ordinarias
• Ganancias retenidas

Ingresos operativos

• Ventas
• Tarifas de servicios

Los gastos varios

• Salarios y sueldos
• Gastos de oficina
• Gasto de depreciación

Contabilización del libro mayor

Siempre que tiene lugar una transacción, se indica y registra en el diario en forma de asiento de diario. Además, esta entrada se registra nuevamente en tus respectivas cuentas de diario. Esto se hace desde el diario, bajo el principio de doble entrada. Esto se conoce como contabilización del libro mayor. Hay algunas reglas que debes cumplir al escribir las entradas del diario para las siguientes cuentas.

Reglas para escribir asientos de diario en la cuenta del libro mayor

Para registrar entradas en el libro mayor debes tener en cuenta lo siguiente:

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• Pasivos: disminuye por el lado de la deuda, y aumenta por el lado del crédito.
• Activo: en el activo, la cifra aumenta en el lado izquierdo. Disminuye en el tamaño del crédito o en el lado derecho.
• Capitales: sigue la misma regla que los pasivos.
• Ganancias o Ingresos: en esto, hay una disminución en el lado del débito. Además, hay un aumento en el lado del crédito.
• Gastos: los gastos en el libro mayor disminuyen en el lado del crédito mientras que aumentan en el lado del débito.

Hay algunas reglas que se deben entender de acuerdo con la naturaleza del débito y crédito.

Crédito

• Para propiedades y bienes, el crédito representa que el valor y las existencias de bienes y propiedades han disminuido. Además, esto está relacionado con las cuentas reales.
• Está relacionado con la cuenta nominal.

Débito

• Para bienes o propiedades, se ha incrementado el valor y uso de dichos bienes. Esto está relacionado con las cuentas reales.
• Para otras cuentas como gastos o pérdidas, la empresa ha incurrido en cierto gasto o ha perdido dinero. Esto puede estar relacionado con la cuenta nominal.

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Descripción general de las entradas del diario

Cada vez que tu empresa realiza una transacción, debes registrarla en tus libros. Hay algunos pasos que debes seguir al contabilizar una transacción. El primer paso es registrar las transacciones en un diario. Utiliza tu diario para identificar transacciones. Tu diario te brinda una lista actualizada de transacciones comerciales. Cada línea de un diario se conoce como entrada de diario. Y cada entrada de diario proporciona información específica sobre la transacción, que incluye:

• Fecha de la transacción
• Descripción / Notas
• Nombre de la cuenta
• Monto (por ejemplo, 100 $)

Las entradas del diario también utilizan las cinco cuentas y subcuentas principales para mantenerse organizadas. Y los asientos de diario usan / requieren débitos y créditos. Cuando registres entradas de diario, asegúrate de que tus débitos y créditos estén equilibrados. Los débitos y los créditos afectan a las cinco cuentas principales de manera diferente. Algunas cuentas se incrementan con débitos mientras que otras se incrementan con créditos.

Cómo contabilizar asientos de diario en el libro mayor: ejemplo

Para mantener tus registros precisos, debes colocarlos en el libro mayor a medida que realizas las transacciones. Al final de cada período (por ejemplo, mes), transfiere los asientos del diario a tu libro mayor. Las entradas del libro mayor se separan en diferentes cuentas.

Las cuentas, llamadas cuentas T, organizan tus débitos y créditos para cada cuenta. Hay una cuenta T para cada categoría en tu diario contable. A continuación, se muestra un ejemplo de cómo puede verse tu cuenta del libro mayor después de publicar entradas en el diario:

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La fila Subtotal te brinda detalles sobre los subtotales de tus débitos y créditos. Debido a que se trata de una cuenta corriente (de activos), deduce los créditos de tus débitos para obtener el saldo total de la cuenta.

Entradas de diario: ejemplo

Las entradas del diario pueden parecer confusas al principio. Pero una vez que lo domines, grabar las entradas del diario será menos intimidante. Echa un vistazo del ejemplo a continuación. Supongamos que pagaste el alquiler de la ubicación de tu empresa. Tu alquiler es de 1,500 $  por mes. La entrada de tu diario se vería así:

Tu cuenta de gastos aumenta con un débito. Debita tu cuenta de gastos 1,500 para mostrar un aumento del gasto de alquiler. Tu cuenta de efectivo es un activo. Para disminuir tu cuenta de efectivo, acredita 1,500.

¿Por qué son importantes las entradas del libro mayor?

Hay varias razones por las que las entradas del libro mayor son tan importantes:

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• Mantienen la organización.
• Facilitan la búsqueda de transacciones.
• Compartimentan las transacciones.
• Te permiten ver el panorama general de la salud financiera de tu empresa.
• Muestran patrones de ingresos y gastos.

¿Cómo se utilizan los diarios y los libros de contabilidad para la investigación?

Los contadores pueden monitorear el libro mayor para encontrar cambios en la actividad financiera que están fuera de las operaciones normales. Por ejemplo, si el departamento de finanzas descubre que el saldo final del balance general es diferente al de una fuente externa, existe un problema que debe examinarse y corregirse. El libro mayor permite al profesional financiero identificar rápida y fácilmente la actividad que se registró en la cuenta incorrecta o que se registró incorrectamente.

¿Cómo utilizan los auditores la información que se encuentra en los diarios y libros de contabilidad?

Los auditores utilizan el libro mayor para determinar si una empresa ha clasificado correctamente sus ingresos y gastos. Pueden usar los detalles dentro del libro mayor y luego compararlos con las facturas reales para verificar la precisión en las cuentas.

Los auditores también utilizan el libro principal para verificar la precisión de la actividad que figura en el estado de resultados de la empresa, asegurando que los saldos finales en las subcuentas de activos, pasivos y patrimonio sean equivalentes a los montos en el balance.

¿Por qué el diario y los libros de contabilidad están formateados de izquierda a derecha?

Este método contable utiliza la ecuación contable, que es:

Activos - Pasivos = Capital contable

Esta ecuación requiere que las transacciones registradas a la izquierda del signo igual sean iguales al total de transacciones registradas en la cuenta de la derecha. Esta regla siempre se aplica, incluso cuando la fórmula se muestra de forma diferente.

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Pensamientos finales

La publicación de entradas en el libro mayor te ayuda a detectar errores contables en tus registros. Descubrir errores desde el principio te ayuda a evitar problemas mayores en el futuro, como informes financieros y declaraciones de impuestos inexactos.

Mantener tu libro de contabilidad actualizado puede ayudarte a evitar multas y garantizar que tus registros te brinden una imagen precisa de las finanzas de tu empresa. Registrar transacciones en tus libros no tiene por qué ser un proceso doloroso, puedes utilizar también un software de contabilidad.