Inventario Perpetuo. Qué Es, Método Y Ejemplos

Quien haya creado un inventario perpetuo debería obtener una medalla. Es una gestión de inventario precisa, actualizada y que casi no funciona. Es literalmente una mejora en todos los sentidos sobre lo que mejora: el inventario manual. En los próximos apartados te explicaremos con más detalle qué es el inventario perpetuo y por qué prácticamente cualquier empresa que desee una ventaja debe utilizarlo.

¿Qué es el inventario perpetuo?

El método de inventario perpetuo es una forma de contabilizar el inventario que registra la compra y venta de productos. Y lo hace todo a través del software de gestión de inventario. Proporciona una vista en tiempo real de los niveles de inventario en cualquier momento dado.

Inventario perpetuo

Cuando se adquieren productos, se ingresan inmediatamente en una base de datos. Cuando se venden productos, se eliminan inmediatamente de una base de datos. La base de datos siempre reflejará con precisión la cantidad de producto disponible.

Al utilizar el inventario permanente, las empresas no tienen que preocuparse por «hacer un inventario», ya que se realiza de forma automática y constante.

BinWise Pro es un gran ejemplo de esto en la práctica. Los bares y restaurantes de todo el país pueden tener niveles de inventario precisos y en tiempo real al no hacer nada más que hacer negocios como de costumbre.

El uso de un software de inventario de barras como este elimina una responsabilidad operativa completa (hacer un inventario) automáticamente. Veremos más a fondo los beneficios del software de inventario de barras perpetuas como BinWise Pro en un momento.

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Método de inventario perpetuo vs periódico

Para comprender verdaderamente el valor del inventario perpetuo, debemos comprender en qué mejoró. Y ese es un inventario periódico. El sistema de inventario perpetuo y periódico son dos caras de la misma moneda. Sin embargo, un lado es mucho mejor que el otro. El inventario periódico es cómo se ha contabilizado históricamente el inventario. Así es como funciona:

  • Paso 1: cuenta y registra el inventario manualmente. No necesariamente tiene que ser todo tu inventario a la vez, puedes usar recuentos cíclicos. Sin embargo, tendrás que contabilizar manualmente el inventario. Este es tu inventario inicial.
  • Paso 2: espera un momento y repite el paso 1. Puedes esperar una semana, un mes o un trimestre, dependiendo de tu índice de rotación de inventario. Sin embargo, el paso 2 es volver a contar manualmente tu inventario. Este es tu inventario final.
  • Paso 3: compara los dos recuentos de inventario. Al hacerlo, obtendrás niveles de inventario actuales, unidades vendidas, COGS, inventario promedio y un montón de otros KPI de inventario útiles.
  • Paso 4: realiza otro recuento de inventario en una semana, mes o trimestre, lo que hayas decidido. Este es tu nuevo inventario final. Compara esto con el recuento del paso 2, que se convierte en tu nuevo inventario inicial.

Enjuaga y repite este proceso en cualquier intervalo que se adapte a tu negocio o al producto que estás rastreando. Esa es la esencia del método de inventario periódico. Requiere trabajo manual y consistencia. Exponencialmente si tu empresa tiene miles de productos.

Diferencia entre inventario periódico y perpetuo

Cualquier empresa que utilice inventario periódico significa que las métricas de inventario son relativamente inexactas. Esto se debe a que las empresas con muchos productos rara vez realizan inventarios. Porque es un dolor real en el cuello. Y eso significa que los números de inventario suelen ser aproximados, ya que solo obtienen cálculos unas pocas veces al año.

Si bien puede parecer que el inventario periódico no tiene sentido, existen algunos beneficios. Uno, no tienes que comprar software de gestión de inventario. ¿El tiempo que dediques a hacer el inventario manualmente contrarrestará algún beneficio de ahorro de dinero? Probablemente. A menos que, por supuesto, tengas un inventario pequeño.

Los concesionarios de automóviles son un gran ejemplo de esto. Son un modelo de negocio que posiblemente se puede beneficiar del inventario periódico. Puede que no valga la pena implementar software cuando hay tan pocos artículos de inventario y las compras y ventas son pocas y distantes entre sí.

Inventario perpetuo

¿Estabas prestando atención a las diferencias entre los sistemas de inventario perpetuo y periódico? Averigüemos con un cuestionario rápido. Una diferencia entre los sistemas de inventario periódico y perpetuo es:

  1. El costo de los bienes que se han vendido no se registra bajo un sistema perpetuo hasta el final del período.
  2. El costo de los bienes que se han vendidos no se registra en un sistema periódico hasta el final del período.
  3. El costo de los bienes que se han vendido es siempre significativamente más alto en un sistema perpetuo.
  4. El costo de los bienes que se han vendido es siempre significativamente mayor en un sistema periódico.

Si elegiste B, estás en lo correcto. Los sistemas de inventario perpetuo ofrecen información en tiempo real sobre tus niveles de existencias, por lo que los COGS se registran después de cada venta. Los sistemas de inventario periódico solo se actualizan en un horario establecido, por lo que el COGS no se puede registrar hasta que finalice el período.

¿Qué es el sistema de inventario perpetuo?

En la mayoría de los casos, tiene sentido utilizar un sistema de inventario permanente. Automatiza casi todo y proporciona datos precisos. ¿Quién no querría eso? Esto significa que puedes mantener un ojo hacia fuera para la variación de inventarios, la tasa de uso de inventario y costo de licor. Es importante que establezcas el nivel de inventario a la par para que sepas qué es preciso hacer en un momento determinado.

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Definición del sistema de inventario permanente

Cuando hablamos de sistema de inventario perpetuo nos referimos a un sistema de gestión de inventario que realiza un seguimiento del inventario en tiempo real. Funciona mediante la integración con un sistema de punto de venta.

¿Cómo se utiliza el sistema de inventario perpetuo?

Como mencionamos anteriormente, los sistemas de inventario perpetuo funcionan debido a una integración con el sistema POS. Esto los convierte en un software muy práctico, pero eso no significa que solo haga todo por sí solo. Todo el inventario que posees se escanea utilizando una aplicación de escáner de código de barras para el inventario y se agrega a la base de datos de tu sistema de inventario perpetuo.

Una vez que se vende un producto o una botella, la transacción se agrega al sistema POS. Estos datos se comparten automáticamente con el sistema de inventario permanente y los niveles de inventario se actualizan. Luego, cuando realizas el recuento de inventario manual programado, comparas los números con las bases de datos y observas cualquier discrepancia o error.

Ejemplo de sistema de inventario permanente

Usaremos BinWise como ejemplo, porque estamos íntimamente familiarizados con él. También se integra con más de 50 sistemas POS. Considera un pequeño pub hipotético, el Claw & Cross. Si están usando BinWise Pro, sucede lo siguiente:

  • Todo el inventario existente se ingresa automáticamente en una base de datos de inventario.
  • Todo el inventario recibido se agrega automáticamente a la base de datos de inventario existente del pub.
  • Todo el inventario vendido se elimina automáticamente de la base de datos de inventario existente del pub (¡gracias a la integración de POS!)
  • Los recuentos de inventario manuales mensuales se comparan con los números de inventario perpetuos para determinar la variación.
  • Los datos de inventario actuales e históricos están disponibles con solo hacer clic en un botón.

Eso es todo. El acto de «hacer inventario» prácticamente desaparece cuando se usa un sistema de inventario perpetuo. ¿Y sabes lo que aparece en su lugar? Montones de datos de inventario útiles. Ahorra tiempo y tiene la capacidad de comenzar a tomar decisiones que aumentan la rentabilidad de la barra. Eso es lo que llamamos un ganar-ganar en el negocio.

Contabilidad del sistema de inventario permanente

Ahora veamos los dos métodos más comunes de contabilidad de inventarios perpetuos:

1. Método de inventario perpetuo LIFO

El método de inventario perpetuo LIFO es un método de cálculo de costos de inventario. Es decir, es un método para asignar valor al inventario, no solo para sumarlo. Con el cálculo de costos LIFO, la contabilidad asume que el inventario más nuevo se vendió primero.

Eso significa que el costo de los bienes que son vendidos (COGS) y están disponibles para la venta se basa en la valoración más reciente de un producto. LIFO perpetuo es el acto de calcular el costo del inventario de manera consistente y en tiempo real utilizando el método de evaluación LIFO. Cada vez que se vende un artículo, se calcula el precio de compra al por mayor más reciente de ese artículo.

No importa si tu empresa adquirió el inventario hace 3 años. Lo cuenta como si se fuese adquirido al precio actual del mercado mayorista. Y este costeo se realiza cada vez que se hace una transacción, en tiempo real. Perpetuamente. Eso se opone al inventario perpetuo FIFO.

2. Inventario perpetuo FIFO

Con el inventario perpetuo FIFO, la contabilidad asume que el inventario más antiguo se vendió primero. Eso significa que el costo de los bienes vendidos y disponibles para la venta se basa en la valoración más antigua de un producto.

FIFO perpetuo, entonces, es el acto de calcular el costo del inventario de manera consistente y en tiempo real utilizando el método de evaluación FIFO. Cada vez que se vende un artículo, se calcula el precio de compra al por mayor más antiguo de ese artículo.

3. Entrada de diario del sistema de inventario permanente

El inventario perpetuo es un proceso continuo que ocurre en tiempo real. Eso significa que hay una nueva entrada de diario del sistema de inventario perpetuo con cada nueva transacción. Ya sea un crédito o un débito. Las compras son cargadas en la cuenta de inventario y las ventas se abonan. Y el débito se aplica a COGS. Todo esto sucede automáticamente.

La belleza de un sistema de inventario perpetuo es que cualquier entrada de diario del sistema de inventario perpetuo se automatiza y se introduce en el software de contabilidad de su restaurante. El uso de BinWise Pro para la gestión de inventario de restaurantes o bares es un gran ejemplo. No hay necesidad de preocuparse por las plantillas de entrada de diario del sistema de inventario perpetuo o por usar una plantilla de inventario de hojas de Google.

Simplemente comienza a usar BinWise Pro y cada compra y venta realizada se contabilizará automáticamente. Eso significa que los datos históricos están disponibles todo el tiempo. Incluso hay una aplicación de inventario de bar para que pueda verificar los niveles desde tu casa o durante las vacaciones. Y la toma de decisiones basada en datos es la forma en que las empresas avanzan hoy. También te ayudará a evitar problemas molestos como el exceso de inventario.

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Pensamientos finales

El inventario perpetuo es una manera en la que se contabiliza el inventario que engloba la compra y venta de los productos. Esto se hace por medio del software de gestión de inventario. Muestra los niveles de inventario en cualquier momento elegido. Cuando una empresa adquiere productos, los mismos son ingresados de forma inmediata a la base de datos. Cuando los mismos son vendidos, son eliminados también inmediatamente de la misma. Lo que significa que la base de datos siempre va a reflejar la existencia real.

Javier Chirinos
Javier Chirinos

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