Ejemplo De Orden De Compra Con Instrucciones De Uso

¿Quieres saber cómo hacer una orden de compra? Aquí te enseñaremos el uso, reglas de formulario, cargos regulatorios... Aprenderás lo que necesitas saber sobre el formulario de pedido. Un documento comercial redactado entre el vendedor y el comprador que formaliza los términos del contrato antes de su ejecución.

Índice De Contenidos

    ¿Qué es una orden de compra?

    El formulario de pedido se utiliza en particular en el contexto de la venta de bienes, cuando el contrato interviene fuera del ámbito del comercio electrónico. Es redactado por el vendedor y firmado por el comprador: su firma sin reserva constituye prueba del acuerdo entre las dos partes y perfecciona la venta.

    Por lo tanto, el vendedor está obligado a entregar la mercancía, el comprador está obligado a recibirla y pagar el precio.

    ¿Es obligatorio este documento comercial?

    El formulario de orden de compra no es obligatorio. Según la ley, se considera concluido un contrato de compraventa tan pronto como las partes se ponen de acuerdo sobre el artículo y el precio. El acuerdo puede hacerse por escrito o verbalmente, en cualquier forma.

    Si bien no es obligatorio, la orden de compra es un documento comercial muy utilizado en la práctica. Permite de hecho:

    • Para evitar cualquier disputa posterior relacionada con el pedido realizado por el cliente al vendedor profesional.
    • Comunicar información precontractual al consumidor según lo definido por la ley: se refiere a las características esenciales - descripción y precio - de los bienes vendidos.

    Aquí puedes aprender sobre: Importancia Del Gerente De Compras En Las Empresas

    Orden de compra, presupuesto, GTC y factura: ¿cuáles son las diferencias?

    • La orden de compra se utiliza en la práctica en el marco de una relación contractual "física", para el suministro de bienes.
    • La estimaciónes similar al formulario de pedido, con la diferencia de que se utiliza más en el marco de una actividad de prestación de servicios, en particular la artesanía. La cotización debe mencionar la información precontractual destinada al cliente consumidor.
    • Las CGC - Condiciones Generales de Venta- son la base de la negociación comercial entre profesionales y constituyen información precontractual destinada a los consumidores. Al igual que el formulario de pedido, el GTC menciona las condiciones del contrato y debe ser aceptado por el cliente consumidor antes de que se concluya la transacción. Como regla general, los TCG son más detallados que el formulario de pedido.

    El profesional está obligado a comunicar información precontractual al cliente consumidor, en cualquier forma.

    En la práctica: los GTC se utilizan a tal efecto en el ámbito del comercio electrónico y el formulario de pedido en las relaciones “físicas”. Algunos comerciantes añaden sus CGC al dorso de los formularios de pedido para especificar el marco contractual aplicable, en particular la limitación de responsabilidad.

    • La factura es el documento comercial emitido al final del contrato, como comprobante del pago del precio por parte del cliente.

    Redacción de la orden de compra

    El formulario de pedido no es obligatorio. No obstante, su redacción, en su caso, implica respetar las reglas de establecimiento propias de la redacción de los documentos comerciales de una empresa.

    Información obligatoria en el formulario de pedido

    El vendedor profesional debe indicar en sus formularios de pedido:

    • La identidad: forma social (SAS, SARL…), denominación social (que corresponde a la denominación social de la empresa), monto del capital social, número y lugar de RCS, dirección del domicilio social. En ausencia de avisos legales, la empresa está sujeta a sanciones penales (hasta una multa de 750 €).

    NOTA: la empresa en liquidación debe indicarlo en el formulario de pedido.

    • Cuando el cliente es un consumidor, compra para sus necesidades personales: el vendedor, si no lo ha hecho en un documento comercial separado, indica en el formulario de pedido los elementos de la información precontractual. Se trata de la identificación de los productos, la cantidad de mercancías pedidas, el precio unitario y el importe total del pedido (sin IVA e IVA), las condiciones de entrega, los métodos de pago, el plazo de desistimiento y las garantías legales.

    Advertencia: si los términos de ejecución del contrato se describen en el reverso del formulario de pedido, dentro de las CGC, el vendedor debe tener cada página del documento firmada por su cliente consumidor.

    • Cuando el cliente es un profesional - compra en el marco de su actividad comercial: el vendedor, si no lo ha hecho en un documento comercial separado, indica en el formulario de pedido los datos obligatorios específicos de las CGC entre profesionales.

    Más allá de la información obligatoria, el formulario de pedido incluye la siguiente información:

    • Número y fecha de la orden de compra.
    • Identidad del cliente: nombre y dirección en el contexto de una relación B to C; nombre, dirección y número RCS en el contexto de una venta entre profesionales (B a B).

    Orden de compra de muestra:

    La orden de compra se puede preparar en papel o en formato electrónico. Muchos programas de software en línea le permiten crear un formulario de pedido personalizado a cambio de pagar una suscripción.

    Aquí hay una plantilla:

    ORDEN DE COMPRA

    Razón social (forma corporativa y denominación social)

    Cantidad de capital social

    Número y lugar de RCS

    Dirección de la sede

    Teléfono

    Número de formulario de pedido:

    Fecha:

    PARA:

    Nombre del cliente

    Dirección

    ÁRBITRODESCRIPCIÓNMONTOPRECIO UNITARIO HTENTREGAHT TOTALTasa del IVAPRECIO TOTAL
    TOTAL

    Condiciones de entrega:

    Condiciones de pago:

    Tiempo de espera:

    Cuando el vendedor esté afiliado al régimen de microempresa, deberá llevar la mención "IVA no aplicable, artículo 293B CGI".

    El uso de una orden de compra es fundamental para un proceso de compra bien gestionado. Pueden ayudarte a controlar tus gastos, realizar un seguimiento de tu inventario y realizar pedidos de suministros, y agilizar el proceso de compra de bienes.

    Definición de orden de compra

    Una orden de compra (PO) es un documento fiscal emitido por un comprador. En él, se comprometen a pagarle al vendedor por vender algún servicio o producto que se le brindará en el futuro.

    Las órdenes de compra son una herramienta útil en las transacciones B2B. El beneficio para el cliente es que puede realizar una solicitud de compra y pagarla un poco más tarde. La orden de compra también es útil para el proveedor, ya que sirve como contrato vinculante. Demuestra que el comprador admite su obligación de pagar el precio exigido por el producto una vez entregado.

    Cada orden de compra tiene un número de identificación que permite a ambas partes rastrear fácilmente la entrega y el pago.

    Una orden de compra general, o una orden de compra permanente, es un acuerdo entre el cliente y el proveedor de que los bienes o servicios se comprarán / suministrarán de manera continua durante un período específico (generalmente 1 año), o hasta que se alcance un determinado máximo. .

    ¿Qué información incluye una orden de compra?

    Como puede ver en el ejemplo de orden de compra a continuación, los detalles indicados en una orden de compra pueden variar. Pero suele incluir los siguientes datos:

    • Información de entrega / pago: El nombre de la persona o empresa que compra servicios o bienes, fecha y hora de entrega, ubicación postal y dirección de facturación.
    • Detalles del pedido: Detalles y condiciones de pago, como el plazo de entrega, el número de identificación de la orden de compra, el nombre del proveedor y la información de contacto.
    • Servicios / bienes adquiridos: Nombres, cantidad y precio de servicios o productos, números de SKU o números de modelo, ciertas marcas, etc.
    Ejemplo de orden de compra (Fuente: Planergy )
    Ejemplo de orden de compra (Fuente: Planergy)

    Formatos de una orden de compra

    Ahora, veamos algunos formatos de orden de compra que te pueden servir como guía para realizar las tuyas.

    Órdenes de compra en papel

    En muchas empresas, todas las solicitudes de compra todavía se mantienen en formato de papel. Puede haber varias razones para ello.

    La orden de compra en papel puede proporcionar una mejor visión de las transacciones o los requisitos esenciales del pedido. Y para algunas organizaciones, es solo la forma de hacer negocios. Con las órdenes de compra en papel, es más fácil para ellos administrar la documentación detrás de cada trato y dar una mejor impresión a sus clientes.

    Órdenes de compra electrónicas

    Hoy en día, la mayoría de las órdenes de compra se emiten electrónicamente y se envían por correo electrónico. Es una forma popular de comprar todo tipo de servicios o productos en línea. Las órdenes de compra electrónicas tienen muchos sinónimos: compra electrónica, adquisición electrónica, solicitud de compra electrónica, etc.

    Solicitud de orden de compra

    Un empleado emite internamente una solicitud de orden de compra o una solicitud de compra para solicitar la compra de los productos y servicios necesarios, incluidas las existencias. Es un registro que le dice al departamento de adquisiciones exactamente qué servicios y productos se solicitan, su monto, el proveedor y los costos requeridos.

    Ejemplo de formulario de orden de compra
    Ejemplo de formulario de orden de compra

    ¿Cómo hacer una orden de compra?

    Una orden de compra facilita mucho el proceso de compra para ambas partes. Por lo general, se ve así:

    • Un cliente decide comprar algunos bienes o servicios para su organización.
    • La organización emite una orden de compra al proveedor. La mayoría de las veces se realiza en línea, utilizando una plantilla de orden de compra. (También puedes enviar una solicitud de información de antemano).
    • El proveedor acepta el pedido y verifica que tu negocio pueda cumplirlo.
    • De lo contrario, el proveedor explica al cliente que la orden no se puede ejecutar y, por lo tanto, se anula.
    • Si se puede ejecutar la orden de compra, el proveedor comienza a prepararse recolectando los bienes requeridos o planeando involucrar al personal requerido.
    • Se prestan los servicios o se entregan los productos, según pedido. Tiene su número único en la etiqueta de envío para que el cliente sepa qué pedido ha sido entregado.
    • El proveedor utiliza el número único del pedido para enviar una factura. Se rastreará fácilmente y se asociará con los detalles del pedido.
    • El cliente paga la factura de acuerdo con los requisitos descritos en el pedido.
    orden de compra
    Fuente: Planergy

    ¿Por qué las empresas utilizan órdenes de compra?

    Las organizaciones utilizan las órdenes de compra por varias razones:

    • Determinan distintas expectativas: Las OP ayudan a los clientes a explicar con precisión sus requisitos a los proveedores. Este enfoque tiene sus beneficios, ya que le asegura que ambos están en la misma página.
    • Las órdenes de compra ayudan a organizar los pedidos en la empresa: Desglosar el inventario generalmente incluye el manejo de pedidos entrantes. Estas tareas, por regla general, pertenecen a los departamentos de finanzas, adquisiciones u operaciones. Los miembros del personal pueden rastrear y organizar los pedidos de manera más eficiente porque pueden usar las órdenes de compra como documentos formales que corresponden a entregas pendientes o recibidas.
    • Las órdenes de compra son documentos legales: En caso de que no exista un contrato oficial, se puede utilizar una orden de compra como documento jurídicamente vinculante. Entra en vigor inmediatamente después de que el proveedor lo reconozca.
    • Las órdenes de compra ayudan con las estimaciones presupuestarias: Una vez que se crea una orden de compra, los clientes pueden atribuir directamente estas cifras a los presupuestos de sus organizaciones. Es una ventaja para cualquier empresa tener documentación transparente que describa cuánto se está gastando y con qué fines.
    • Son un elemento esencial de las pistas de auditoría: Los auditores siempre buscan discrepancias fiscales. Se centrarán en la lista de servicios y productos entregados a su organización y en los pagos efectuados por estos pedidos. El trabajo limpio con las OP siempre hace que su empresa se vea bien ante los ojos de los auditores.

    orden de compra

    Ventajas e inconvenientes de la orden de compra

    Podemos nombrar muchas razones para utilizar órdenes de compra. Los más significativos son:

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    • Gestión precisa de inventarios y presupuestos.
    • Estimaciones presupuestarias mejoradas, ya que es necesario proporcionar dinero antes de que se emita una orden de compra.
    • La entrega es más rápida ya que las órdenes de compra ayudan a programarla justo cuando el cliente la necesita.

    En cuanto a los inconvenientes, solo hay algunos:

    • Más trabajo burocrático para compras menores.
    • La orden de compra será útil solo para acuerdos a corto plazo y no puede usar esta opción para financiamiento a largo plazo.

    Conclusión

    Esperamos que el uso de la orden de compra te ayude a mejorar el flujo de caja de tu empresa y a administrar tu negocio con más éxito. Con estos consejos y ejemplos podrás agilizar tu proceso de compra y venta.

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