2.1 La Organizacion Como Un Sistema Estrategico Dentro De Una Empresa

Organizar una empresa de manera eficaz hoy en día resulta indispensable para lograr el éxito. Si bien diversos factores afectan el desempeño de un negocio, uno de los elementos más importantes para su éxito es la organización. El concepto de organización se refiere a la estructuración de los procesos internos y externos de una empresa, con el fin de mejorar la productividad y optimizar los recursos. Esta estructuración estratégica implica el diseño de estructuras, procesos, mecanismos de dirección y control, así como también de la alineación de los objetivos de la organización con los intereses de sus empleados.

El objetivo principal de una organización estratégica es generar una sinergia entre los procesos internos y los objetivos globales de la empresa. Esto se logra a través de la definición de planes, políticas, procedimientos, estructuras de control y mecanismos de ejecución que permiten alcanzar los objetivos de la empresa. Además, esta estructuración permite establecer relaciones entre los diferentes departamentos, facilitando en forma significativa el trabajo en conjunto y la consecución de los objetivos.

La capacidad de enfocarse en los objetivos estratégicos de la empresa, aumentar la productividad y minimizar los costos, son los principales beneficios que la creación de sistemas estratégicos puede lograr en una empresa. Estos sistemas estratégicos comprenden diferentes niveles, que incluyen desde la planificación estratégica a la gestión operacional. Así, se busca generar una visión holística de la empresa, que abarque desde los objetivos a largo plazo hasta las actividades diarias.

En definitiva, la organización como un sistema estratégico resulta esencial para la optimización de la productividad de una empresa. Esta estructuración requiere la definición de planes, estructuras, procesos y mecanismos de dirección, que son claves para la consecución de los objetivos globales de la empresa. Además, los sistemas estratégicos implementados por una empresa deben abarcar desde la planificación estratégica hasta la gestión operacional, con el fin de lograr una visión holística de la organización.

Índice De Contenidos
  1. Recomendaciones
  2. ¿Qué características principales debe contener una organización para contribuir al éxito de una empresa?
  3. ¿Qué influencia tiene la estructura organizacional en la toma de decisiones estratégicas?
  4. ¿Qué propiedades expiden los sistemas de información a la Organización?
  5. ¿Cómo influye el modelo organizativo en la obtención de resultados?
  6. ¿Cuáles son los principales pasos que deben seguirse a la hora de diseñar una estructura organizativa?
  7. ¿De qué manera se logra una adecuada coordinación entre diferentes áreas de la Organización?
  8. ¿En qué consiste el proceso de revisión y actualización de la estructura organizativa?
  9. Conclusión

Recomendaciones

  1. Definir la estrategia de organización: es importante que los líderes de la empresa definan cuáles son los objetivos y la dirección de la organización, para que todos los miembros estén conscientes y alineados con la estrategia.
  2. Desarrollar una estructura organizacional: esta estructura permitirá a la empresa establecer cómo se distribuyen las responsabilidades, quiénes serán los encargados de cada área y cómo se relacionarán entre sí.
  3. Establecer reglas de trabajo: se debe fijar un conjunto de normas y procedimientos claros para regulas el funcionamiento de la empresa y mantener la productividad.
  4. Definir procesos clave: se deben desarrollar y documentar los procesos clave para optimizar la ejecución de la estrategia de la organización. Además, hay que tener en cuenta el control de los recursos internos asignados a cada proceso.
  5. Resolver problemas: es necesario diseñar mecanismos para gestionar los problemas que surjan durante el desarrollo de la empresa y enfrentarlos de manera estratégica para no afectar la efectividad de los procesos.
  6. Evaluar la eficiencia: es importante analizar la eficiencia para verificar si se está cumpliendo con los objetivos y la estrategia de la empresa. Se deben establecer mecanismos para monitorear los resultados.

¿Qué características principales debe contener una organización para contribuir al éxito de una empresa?

Organización y eficacia. Si hay algo que una empresa necesita para asegurar su éxito es una cierta organización entre sus elementos. Esto supone una buena administración, lo que contribuirá a un mejor desenvolvimiento de los procesos productivos, con una mejor coordinación entre trabajadores y entre servicios, permitiendo ahorrar tiempo y recursos que se podrán utilizar en otras áreas.

Visión de futuro: Contar con una visión de lo que una empresa espera lograr y cómo llegar a ello es clave para el éxito. Esto va más allá de la definición de objetivos y la trazabilidad de pasos para alcanzarlos. Implica una reflexión profunda sobre cuáles son las habilidades, especializaciones y conocimientos de los que la empresa dispone ahora y cuáles se necesitarán para garantizar los procesos actuales y futuros.

Investigación: La investigación es esencial para mantenerse al día en el mercado. Esto supone no solo la búsqueda de información sobre el sector en general, sino también la revisión periódica de la competencia, así como un análisis coste-beneficio de las decisiones para mantenerse a la vanguardia de la tecnología. Esto contribuirá a uno de los puntos clave de la empresa: la innovación.

Flexibilidad: El mundo moderno requiere que la empresa se adapte a los nuevos avances tecnológicos, sociales y políticos. La flexibilidad es esencial para afrontar los cambios y adaptarse de forma eficiente. Esto implica que la empresa esté preparada para afrontar los retos que puedan surgir por la competencia, el entorno y los cambios de tendencia del consumidor.

Comunicación: Comunicar bien es uno de los elementos claves para garantizar el éxito de cualquier empresa. Esto supone un gran flujo de información entre todos los miembros de la organización, para que estén al tanto de los avances, retos y cambios que se producen. Además, es importante tener canales abiertos con los clientes para comprender sus necesidades y ofrecer productos y servicios acordes con ellas.

Motivación: La motivación es un elemento esencial para el éxito de una empresa y para mantener un buen ambiente de trabajo. Esto implica tiempo para reconocer los logros y el trabajo en equipo, generando un clima laboral positivo, así como la implementación de sistemas de recompensa para aquellos trabajadores que se destaquen. Esto contribuirá a mantener un compromiso y entusiasmo en la empresa.

En definitiva, estas características son esenciales para contribuir al éxito de una empresa. La correcta administración, visión de futuro, investigación, flexibilidad, comunicación y motivación son los elementos clave para alcanzar los objetivos y cumplir con los compromisos con los clientes.

¿Qué influencia tiene la estructura organizacional en la toma de decisiones estratégicas?

La estructura organizacional es un elemento clave en el quehacer y funcionamiento de una empresa. Está íntimamente ligada al proceso de toma de decisiones estratégicas por cuanto los roles, niveles jerárquicos, relaciones interpersonales y flujo de información entre los miembros de la organización influyen en el resultado de la toma de decisiones.

Por ejemplo, una empresa con una estructura organizacional alineada al tipo de organización matricial permitirá a los empleados mayor flexibilidad en la toma de decisión, debido a la facilidad con que éstas pueden circular entre las diferentes áreas de la empresa sin pasar por distintos filtros jerárquicos. En cambio, una estructura organizacional más lineal hará que la toma de decisiones sea más lenta, pero también otorgará seguridad y estabilidad al proceso debido a que, inevitablemente, habrá reglas establecidas para su ejecución.

Existen beneficios y desventajas dependiendo del tipo de estructura que se utilice, de manera que es importante elegir la más adecuada para el contexto particular y las propias necesidades de la empresa. De esta forma, la estructura organizacional marcará y condicionará la calidad de la toma de decisiones estratégicas dependiendode la complejidad de la misma.

Además de la influencia directa de la estructura organizacional sobre el proceso de toma de decisiones, adquiere importancia también la cultura empresarial. Aquí también la estructura jerárquica resulta relevante debido a la influencia que los líderes de la organización tienen sobre los colaboradores. Esto implica que la cultura empresarial enmarca y guía el comportamiento de los empleados cuando están involucrados en el proceso de toma de decisiones estratégicas. Si se les facilita un aire de autonomía y se respeta la dignidad de los miembros del equipo, la eficacia de la toma de decisiones aumentará.

Por último, también hay que considerar el entorno de la empresa. En este sentido, la estructura organizacional ha de ser capaz de adaptarse y reaccionar a los cambios externos que afectan a la empresa. Una estructura flexible que permita el despliegue rápido de recursos para producir resultados en un momento determinado ayudará a una mejor ejecución de decisiones estratégicas.

En definitiva, la estructura organizacional resulta un factor fundamental en la toma de decisiones estratégicas. Incluye factores como los roles, etapas, flujos de trabajo, cultura empresarial y capacidad de respuesta al entorno. Siguiendo estos aspectos, la empresa puede contar con un proceso de toma de decisiones eficaz y óptimo.

¿Qué propiedades expiden los sistemas de información a la Organización?

Los sistemas de información son herramientas valiosas para cualquier organización. Proporcionan una gran cantidad de beneficios, tanto internos como externos. Estos sistemas permiten a las empresas recopilar, almacenar, procesar y recuperar información con mayor facilidad y rapidez. A continuación se describen algunas propiedades que los sistemas de información otorgan a la organización:

  • Incremento de la productividad: El uso de tecnologías modernas en los sistemas de información mejora el flujo de trabajo entre los departamentos, aumentando la eficiencia y la productividad de la empresa.
  • Recopilación de información: La información es un activo invaluable para la mayoría de las organizaciones. Los sistemas de información funcionan como una fuente de recopilación de datos, permitiendo el control de inventario, pedidos y otra información estratégica.
  • Optimización de procesos: Los procesos comerciales pueden optimizarse gracias a los sistemas de información, que generalmente vienen equipados con herramientas de automatización. Esto mejora la eficiencia y reduce los costos asociados con la realización de operaciones manuales.
  • Gestión de relaciones con el cliente: Los sistemas de información permiten a las organizaciones obtener un mayor conocimiento sobre sus clientes mediante la recopilación de datos personales, la demografía, intereses y preferencias de los mismos. Esta información puede luego utilizarse para mejorar la gestión de relaciones con los clientes.
  • Toma de decisiones: Los sistemas de información brindan una gran variedad de herramientas y aplicaciones para ayudar a las organizaciones a tomar decisiones más informadas. Estas herramientas ofrecen informes, análisis y métricas para guiar decisiones inteligentes y efectivas.
  • Mejora de la seguridad de la información: Los sistemas de información integran mecanismos de seguridad avanzados, como encriptación y autenticación, para garantizar la integridad y la confidencialidad de la información almacenada. Estos mecanismos ayudan a proteger los datos de los accesos no autorizados.
  • Conectividad: Los sistemas de información ofrecen diferentes mecanismos para conectar a los usuarios a través de la web y permiten a los usuarios compartir datos y recursos con sus socios comerciales y proveedores externos.

En resumen, los sistemas de información proporcionan un valioso conjunto de propiedades a la organización, tales como incremento de la productividad, recopilación y procesamiento de información, mejora de la seguridad de los datos, toma de decisiones mejor informadas y conectividad con otros usuarios.

¿Cómo influye el modelo organizativo en la obtención de resultados?

El modelo organizativo es un elemento clave para la obtención de resultados. Esto se debe a que el modelo organizativo define la forma en que se establece, comunica y administra una estructura de trabajo para la consecución de la visión y los objetivos establecidos. La definición y la gestión de la estructura de este modelo influyen directamente en la productividad y en la eficiencia de una organización.

Un modelo organizativo adecuado permite establecer con claridad una definición del trabajo, asignar responsabilidades y autoridad a las diferentes unidades organizativas y pedir cuentas por el cumplimiento de los objetivos, proporcionando un marco claro de operaciones. Esto contribuye a mejorar la productividad y la eficacia en la obtención de los resultados deseados.

Además, los modelos organizativos ayudan a asegurar que los recursos se utilicen eficientemente, permitiendo una distribución equitativa de los mismos. Esto reduce el desperdicio de tiempo, energía y dinero, contribuyendo a ahorrar recursos valiosos y obtener mejores resultados. El modelo organizativo también promueve una comunicación no jerárquica entre los miembros de la organización, lo que facilita el intercambio de información y la toma de decisiones eficaz.

Asimismo, un buen modelo organizativo es flexible; es decir, se puede adaptar fácilmente a los cambios externos o internos. Esto significa que la empresa está preparada para afrontar situaciones inesperadas y tomar medidas inmediatas para mantener el rumbo adecuado para alcanzar los objetivos y lograr unos resultados óptimos.

Finalmente, el modelo organizativo contribuye a crear un ambiente laboral positivo y productivo. Una buena estructura garantiza la equidad y la justicia en la distribución del trabajo, y promueve un nivel adecuado de motivación y compromiso por parte del personal que trabaja para la organización. Esto hace que el personal se sienta valorado y fomenta su lealtad hacia la empresa, contribuyendo a obtener mejores resultados.

En resumen, un buen modelo organizativo es fundamental para alcanzar los objetivos de una organización. Establece una estructura que permite maximizar la productividad, optimizar la eficiencia, mejorar la comunicación, asegurar la flexibilidad para responder a situaciones inesperadas y promover un ambiente laboral positivo y comprometido. Todo esto aporta para la obtención de los mejores resultados.

¿Cuáles son los principales pasos que deben seguirse a la hora de diseñar una estructura organizativa?

Disner una estructura organizativa adecuada es una tarea importante y complicada para cualquier organización. Muchas veces, la estructura que una empresa adopta tiene un gran impacto en las iniciativas de negocios a largo plazo, y como tal, los pasos necesarios para diseñar su estructura deben ser tomados en serio. A continuación se mostrarán los principales pasos que deben seguirse al momento de diseñar una estructura organizativa:

  • Establecer los objetivos de la organización: Establecer los objetivos de una compañía para el mediano y largo plazo es un paso fundamental para diseñar la estructura correcta. Debido a que cada objetivo es único, un diseño adecuado no siempre es fácil de encontrar.
  • Determinar la ubicación geográfica: La ubicación geográfica de una empresa juega un papel importante en el diseño de una estructura organizativa. En particular, una empresa debe determinar si opera en un lugar específico o en una región más amplia antes de poder tomar una decisión.
  • Identificar los departamentos e incorporarlos: Una vez que los objetivos y la ubicación geográfica hayan sido establecidos, es crucial identificar los departamentos que conformarán la estructura organizativa. Esto requiere que la compañía analice a fondo sus procesos y funciones actuales para identificar quién es responsable de qué.
  • Definir los niveles jerárquicos y las responsabilidades de cada uno: Todos los departamentos de una organización normalmente están incluidos en el contexto de una jerarquía. Esto significa que cada nivel en la jerarquía tiene un nivel de responsabilidad y autoridad adicional con respecto a los niveles inferiores.
  • Establecer los métodos de coordinación: Una vez que los departamentos hayan sido establecidos y los niveles jerárquicos definidos dentro de cada uno, es importante que la organización establezca claramente los conceptos de coordinación entre sus equipos. Esto permitirá que la empresa trabaje de forma eficiente y que los equipos compartan y trabajen en conjunto.
  • Hacer una evaluación: La última parte de diseñar una estructura organizativa es evaluarla para asegurarse de que los objetivos de la compañía se estén cumpliendo y de que la estructura esté proporcionando la mejor forma de alcanzar los objetivos. Esto implica hacer un análisis profundo para verificar si la estructura es la adecuada para la empresa.

Como se puede ver, diseñar una estructura organizativa adecuada es un proceso extenso y minucioso. Toma mucho tiempo y esfuerzo crear una estructura que sea funcional, eficiente y que se adapte a los requisitos del negocio. Estos pasos son clave para ayudar a una organización a diseñar una estructura que se ajuste a sus objetivos y permita alcanzarlos con éxito.

¿De qué manera se logra una adecuada coordinación entre diferentes áreas de la Organización?

Es importante que cada área de una organización funcione de manera coordinada y fluidamente para que los objetivos se cumplan. La adecuada coordinación entre estas áreas es imprescindible para la obtención de resultados eficaces, fiables y sostenibles. Para lograr una buena coordinación existen diferentes formas de poder conseguirlo:

1. Establecer planificación conjunta: Es importante crear una planificación conjunta donde todas las áreas de la organización se unan para realizarla. Esta planificación servirá como guía para todos los trabajos, tiempo estimados, metas, etc.

2. Identificar el alcance de cada área: Se debe identificar el alcance de cada área para que ésta tenga conocimiento del trabajo final que se quiere obtener. De esta manera, cuando se necesite interacción entre las diferentes áreas, se podrá determinar la participación y responsabilidades de cada una.

3. Fomentar la comunicación: La comunicación es esencial para la coordinación; se deben acordar plazos cortos y puntuales durante los cuales se puede comunicar a través de reuniones o mails. Así, cada persona tiene conocimiento de lo que se está haciendo en las demás áreas, ayudándose así a lograr los objetivos propuestos.

4. Asegurar la retroalimentación y alineamiento de objetivos: La retroalimentación ayuda a mantener la organización alineada con sus objetivos y le permite monitorear el rendimiento de cada área, facilitándole ver los logros y cambios a realizar.

5. Establecer responsabilidad compartida: Se debe establecer responsabilidad compartida entre los sectores para garantizar que cada área cumpla con los objetivos establecidos. Una vez que cada área se responsabiliza de su trabajo, se puede lograr mejores resultados a nivel organizacional.

En conclusión, una adecuada coordinación entre diferentes áreas de la organización se logra con la creación de una planificación conjunta, la identificación del alcance de cada área, fomentando la comunicación, asegurando la retroalimentación y alineamiento de objetivos, así como el establecimiento de responsabilidad compartida.

¿En qué consiste el proceso de revisión y actualización de la estructura organizativa?

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El proceso de revisión y actualización de la estructura organizativa se define como un conjunto de pasos destinados a evaluar la eficacia de la estructura existente y hacer modificaciones para mejorarla. Estas revisiones permiten que una organización mantenga su vigencia correcta a largo plazo. Si bien es cierto que el enfoque del proceso puede variar según la empresa, el objetivo siempre será el mismo. A continuación se detallan las distintas etapas del proceso:

  1. Diagnóstico de necesidades: El primer paso implica un análisis de la situación y el establecimiento de un diagnóstico que permita identificar si es necesario realizar una revisión o una actualización de la estructura organizativa. Este diagnóstico comprende la evaluación de los conflictos internos, los posibles cambios tecnológicos, entre otros.
  2. Diagnóstico de la estructura: En esta etapa se evalúa la estructura existente, se analizan sus fortalezas y debilidades, se determinan los problemas y se miden los índices de productividad. Esto ayuda a tener una idea clara de la situación real y a determinar dónde están los recursos disponibles para enfocarse en la solución de los problemas.
  3. Estrategia de implantación: Una vez que se ha identificado lo que requiere la estructura existente, se debe desarrollar una estrategia adecuada para llevar a cabo la implementación. Esta estrategia consiste en definir claramente los objetivos, establecer los métodos a seguir, diseñar un cronograma y establecer los roles y responsabilidades de todas las partes involucradas.
  4. Implementación y mejoras: Aquí se lleva a cabo la implementación física de la estructura nueva. Para que esta etapa sea exitosa, deben investigarse los procesos y procedimientos existentes para asegurar la transición sin problemas. Además, se deben realizar ajustes periódicos con el fin de mejorar la estructura.
  5. Pruebas y ajustes finales: Esta etapa implica evaluar los resultados obtenidos durante la implementación y ajustar los procesos según sea necesario. Se comparan los datos obtenidos con los resultados esperados para asegurar que los cambios surten el efecto deseado. Esta etapa también puede incluir el análisis de los impactos financieros de la nueva estructura.

Una buena revisión y actualización de la estructura organizativa permitirá a una empresa alcanzar sus objetivos de manera más eficiente. Siempre es bueno tener en cuenta los factores externos como la tecnología o los cambios del entorno para determinar si se requiere realizar una revisión. Esta es una tarea que requiere tiempo y dedicación para garantizar el éxito del proceso.

Conclusión

En conclusión, la organización como un sistema estratégico dentro de una empresa es de vital importancia para el éxito y desarrollo de la misma. Establecer metas a largo plazo y una estrategia clara para lograrlas, así como también implementar normas, procedimientos y protocolos que ayuden a la eficiencia en el trabajo, permitirán alcanzar los objetivos deseados. Una organización estratégica debe estar en constante actividad para adaptarse a los cambios del entorno, con el objetivo de mantener la competitividad y el éxito empresarial.

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